เปิดร้านมา 3 เดือน กระทบยอดขาย ดูดีมีกำไร แต่พอเช็คไปมาค่าสินค้าท่วม แต่เงินไม่มี

ผมพึ่งเปิดร้าน เดือนแรก ก็เจอปัญหาคล้ายๆ กัน
1. รายได้ คนละส่วนกับกำไรนะครับ ถ้ารายได้ (เงินจากการขายการบริการ) น้อยกว่าเงินจ่ายออกเพื่อวัตถุดิบ หรือค่าบริหารจัดการ อันนี้เรียกขาดทุนครับ

สิ่งที่ทำคือต้องบันทึกรายได้ ค่าใช้จ่ายตามหมวดหมู่ทุกวัน แล้วทำเป็นสัดส่วน % ของรายได้ครับ
เช่น รายได้ 500 บาท ซื้อวัตถุดิบ 300 บาท ค่าแรงพนักงาน 300 บาท รวมค่าใช้จ่าย 600 บาท >> ขาดทุน 100 บาท
คือ รายได้ 100% ซื้อวัตถุดิบ 60% ค่าแรงพนักงาน 60% รวมค่าใช้จ่าย 120% >> ขาดทุน 20%

เห็นแบบนี้แล้ว สิ่งที่ทำได้ คือ
- ตั้งเป้ายอดขายใหม่ ให้คลุมค่าใช้จ่าย เช่น รายได้ต้องเพิ่มเป็น 750 บาท อย่างน้อย
>> รายได้ 750 วัตถุดิบ 450 (60%) และค่าแรง 300 คงที่ รวมแล้ว ไม่มีกำไร ไม่มีขาดทุน

- ตั้งเป้าลดต้นทุนทางตรง (ค่าวัตถุดิบ) เช่น จะลดคุณภาพ หรือปริมาณส่วนไหนได้บ้าง ที่ไม่กระทบสิ่งที่ลูกค้าสัมผัสได้ว่ามันห่วยลง ในเคสนี้ ยอดขาย หรือรายได้เท่าเดิม ท่านต้องลดต้นทุนวัตถุดิบลงให้เหลือ 40% ซึ่งอาจจะยาก (ลดจาก 60 มา 40 คือลด 1 ใน 3) ควรทำเรื่องเพิ่มยอดขายไปพร้อมๆ กัน

- วางระบบสต็อกสินค้า ถ้ามันไม่เยอะมาก นับทุกวันได้ยิ่งดี ตอนปิดร้านทุกวัน สรุปยอด ควรรู้รายได้ รายจ่าย จำนวนสินค้าที่ขายออก จำนวนสินค้าที่คงเหลือในบัญชี กระทบกับจำนวนสินค้าที่อยู่ในคลังจริงๆ แต่สำหรับร้านที่สินค้าจำนวนมาก จุกจิก คงนับทุกวันไม่ได้ ก็ต้องหารอบนับให้ดีง
ถ้าสามารถทำตรงนี้ได้ดี ท่านก็สามารถใช้ข้อมูลมาวิเคราะห์ว่าจะซื้อวัตถุดิบมากน้อยแค่ไหน เพื่อให้เกิดความคุ้มค้า ไม่มีของเหลือ หรือวางแผนซื้อทีละมากๆ เพื่อให้ได้ต้นทุนที่ดีกว่าเดิม

- ทำบัญชีกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด เพราะกำไร กับเงินจ่าย มันไม่ตรงกันเสมอนะครับ เช่นวัตถุดิบบางอย่างซื้อเป็นเครดิต ทำให้ขาดทุน แต่ยังมีเงินสด ในขณะที่หนี้ระยะสั้น เราก็ต้องมองเห็นว่าต้องเตรียมเงินสดเท่าไหร่ เพราะบางครั้งกำไร แต่ก็ไม่มีเงิน เพราะจ่ายหนี้ไม่ไหว
เจ้าของจะได้รู้ตัวว่าต้องเตรียมเงินสำรองไว้มั้ย เท่าไหร่ ทำธุรกิจต้องจ่ายเงินตรงเวลานะครับ

- การสื่อสารกับพนักงานครับ ว่าเราเฝ้าดูอยู่ทุกวันนะ ไม่ได้ปล่อยปละละเลย เงินวันไหนดิฟก็โทรไปถามหาเหตุ สต็อกตรงไหนไม่ตรง ก็ต้องเข้าร้านไปคุยกับเค้าบ้างว่ามันมีอะไรผิดพลาดตรงไหน   แน่นอนครับ พอทำแบบนี้จะมีคนไม่พอใจลาออกไปเอง แต่แปลกนะครับ พอคนไม่พอใจลาออกไป ยอดกลับมาตรงเกือบทุกวัน 555+

สต็อกไม่ตรงเกิดขึ้นได้ตลอด
สิ่งที่ห้ามเด็ดขาดสำหรับผู้บริหารร้านคือรีบสรุปทันทีว่าเด็กในร้านเป็นหัวโขมย!! <<<อันนี้สำคัญมาก

1. ให้ตรวจระบบใหม่ทั้งระบบว่ามี error เกิดขึ้นในระบบหรือไม่
- hardware/software error ถ้าตรวจแล้วพบว่าปัญหาอยู่ตรงนี้ถือว่าจบแบบ happy ending เพราะแค่ซ่อมปัญหาก็จบ
  เช่นเครื่องคอม เครื่องยิงบาร์โค้ดมันเสียหรือขัดข้อง โปรแกรมที่ใช้อยู่ป้อนข้อมูลเข้าระบบแล้วมันไม่ตรงกัน
- human error มีหลากหลายและน่าปวดเศียรเวียนเกล้าเป็นที่สุด แต่ถ้าพบว่าปัญหาอยู่ตรงนี้ก็ถือว่า happy เหมือนกันแต่เหนื่อยเพราะต้องบอก
   ต้องสอนกันใหม่
   เช่นเด็กใช้เครื่องมือไม่เป็นหรือไม่ชำนาญ...เคยจ้างเด็กใหม่มาคนหนึ่ง ขายของให้ลูกค้าชิ้นหนึ่งแต่ยิงบาร์โค้ดพลาดแล้วแก้ไม่เป็น(สอนไปแล้ว
   แต่ลืม) น้องก็เลยไม่แก้มันซะเลย WTF!! เรียกรุ่นพี่มาแก้ให้ก็ไม่เรียกเพราะกลัวโดนพี่ด่า
   อีกคนเวลาขายเครื่องดื่มที่มี "แอลกอฮอล์" แล้วก็ลงยอดไว้ในเครื่องดื่มปรกติตลอดเพราะไม่รู้ว่าร้านเราแยกประเภท  ไปจี้รุ่นพี่แล้วปรากฏว่ารุ่นพี่
   ไม่ได้บอกจริง(ลืม)...เอ้า ก็ไม่เป็นไรว่ากันใหม่สอนกันใหม่

>>> human error  ที่เกิดด้วยความผิดพลาด ไม่รู้ ไม่ตั้งใจ ไม่ใช่การทุจริต  ผู้บริหารหลายคนเห็นยอดสต็อกไม่ตรง...คิดว่าพนักงานทุจริต ไล่หรือบีบพนักงานออก พอยอดสต็อกกลับมาตรงก็คิดว่าใช่จริงๆ ด้วยเรานี่เก๊ง...เก่ง    ซึ่งมันไม่ใช่ คุณแค่กำจัดตัว error ออกจากระบบ ทำให้ระบบมันกลับมาคงที ปัญหาจบ...แต่แก้ไม่ตรงจุด<<<

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าของที่สูญหาย...เป็นการสูญหายจริง ไม่ได้กลายเป็น "waste" หรืออื่นๆ
      บางครั้งของที่หายไปจากสต็อกมันไม่ได้สูญหายแต่มันกลายเป็น waste หรือของเสียในระบบไป
เช่น ร้านอาหารซื้อหมูมา 3 kg ควรจะทำหมูปิ้งขายได้ 300 ไม้  ปรากฏว่าขายหมดร้านแล้วยอดเป็น 270 ไม้ ผู้บริหารฟาดงวงฟาดงาว่าเด็กในร้านโขมยหมูไป 3 ขีด  จริงๆ แล้วอาจจะไม่ใช่...มันอาจจะกลายเป็นหมูที่ทำตกพื้น ปิ้งไหม้ เอามาขายลูกค้าไม่ได้เป็น waste
      หรือบางครั้งไม่ได้กลายเป็น waste แต่เป็นอื่นๆ  เช่น ลูกค้าซื้อกาแฟ 1 แก้ว ขอหลอด 2 หลอด (หลอดหายไปจากระบบแล้ว 1 หลอด) ซื้อนมหนึ่งแก้วแต่ขอแก้วเพิ่มอีกใบเพื่อไปเทแบ่งกันกินคนละครึ่งกับลูก(คนเดียวกินไม่หมด) ขอซอสเพิ่ม 2 ซอง   เด็กที่ร้านเห็นลูกค้าหล่อโดนใจเลยตักกับข้าวแถมให้เยอะๆ (จากที่น่าจะตักขายได้ 2 จาน เลยขายได้แค่จานเดียว)

>>>ถ้าตรวจแล้วปัญหาอยู่ตรงนี้ถือว่าไม่ happy แต่ก็ไม่ bad ผู้บริหารต้องโชว์ความสามารถในการแก้ไขหรือตัดสินใจเอง  เช่นถ้า waste ในระบบมันเยอะ ทำยังไงถึงจะลดได้  เราควรจะห้ามไม่ให้เด็กแจกหลอดลูกค้าเพิ่มหรือตักกับข้าวแถมดีไหม?  ลงโทษตัดเงินเด็กที่ทำให้เกิด waste ดีหรือเปล่า? (โดยส่วนตัวผมไม่เคยตัดเงินเด็กที่ทำให้เกิด waste)<<<

ปัญหาของจขกท. ตอนนี้คือของหายแต่ไม่รู้ว่าหายไปได้อย่างไร ผมจึงอยากให้สำรวจข้อ 1-2 ก่อน

3. เข้าสู่ bad ending
หากคิดว่ามีคนในร้านทุจริตจริง >>>ต้องจับให้ได้พร้อมหลักฐานเท่านั้น!!<<<
ถ้าผู้บริหารรู้ไม่ทันกลต่อให้ไล่เด็กออกหมดร้านก็ไม่เกิดประโยชน์ เพราะจะโดนเด็กที่จ้างมาใหม่โกงด้วยวิธีเดิมอยู่ดี
เราต้องรู้ให้ได้ว่าเขาใช้วิธีไหนโกงเราเพื่อนำไปเป็นบทเรียนและหาทางป้องกัน

>>>ถือเป็น bad ending ที่สุด เหนื่อยที่สุด นายจ้างทุกคนรู้ดีว่าการไล่ลูกจ้างออกไม่มีอะไรดีตามมา ตำแหน่งที่ว่างลงก็ต้องหาคนมาทำแทน คนเดี๋ยวนี้ก็หายาก ได้มาก็ต้องมานั่งฝึกกันอีก ไหนจะต้องไปขึ้นโรงขึ้นศาล(ถ้าจะเอาความคนที่โกงเรา) จะโทษใครก็ไม่ได้เพราะลูกจ้างเราก็เป็นคนรับมาเอง<<<

จากประสบการณ์ของผมเทคโนโลยีช่วยจับและป้องกันการทุจริตได้ในระดับหนึ่งจริงๆ เช่นการติดกล้องใช้ Pos ตามคห.บน  ดีม๊ากกกกจริงๆ ควรทำ แต่ที่สุดแล้ว...คนมันจะโกงมันก็หาวิธีโกงเราจนได้อยู่ดี (หรือบางทีมันก็เอากันหน้าด้านๆ)