หลายคนอาจจะมี To-Do List เพื่อใช้มันจัดการกับชีวิตการทำงานของตัวเอง และเตือนความจำว่าต้องทำอะไรบ้างให้เสร็จตามกำหนดเวลา แต่ปัญหาคือแม้จะมี To-Do List กำกับไว้แล้ว แต่ก็เหมือนจะมี To-Do List ซ้อนงอกออกมาเรื่อย ๆ ลิสต์เก่ายังไม่เสร็จก็มีลิสต์ใหม่มาเพิ่มอีกแล้ว และถ้าคุณกำลังเจอปัญหาเช่นนี้ JobThai Tips ขอแนะนำเคล็ดลับง่าย ๆ ที่จะทำให้ To-Do List เสร็จได้จริง ๆ ซักที
1. ใช้วิธีแบ่งงานแบบ 1-3-5 คือ งานขนาดใหญ่ 1 ชิ้น ขนาดกลาง 3 ชิ้น และขนาดเล็ก 5 ชิ้น
วิธีแบ่งงานแบบ 1-3-5 คือแบ่งงานออกเป็น 3 ก้อนใหญ่ คืองานใหญ่ 1 ชิ้น งานขนาดกลาง 3 ชิ้น และขนาดเล็ก 5 ชิ้น แต่ถ้างานของใครมีแนวโน้มที่จะมีงานด่วน งานแทรก งานเร่งอยู่บ่อย ๆ ให้ลองเผื่อที่ว่างจากงานขนาดกลาง 1 งาน และงานเล็ก อีก 2 งาน ถ้านำกฎนี้มาช่วยจะเท่ากับว่าวันหนึ่งเราจะสามารถสะสางงานได้มากถึง 9 งานต่อวันเลยทีเดียว
2. ถ้ายังจัดลำดับความสำคัญของงานไม่ได้ลองใช้ Eisenhower box เข้ามาช่วย
ถ้ายังไม่รู้ว่าควรจะทำงานไหนก่อนหรือหลัง ยังจัดลำดับความสำคัญไม่ถูก อะไรก็เร่งไปหมดเลย ลองใช้ Eisenhower Box เป็นตัวช่วยในการจัดลำดับความสำคัญดู วิธีการก็คือวาดตาราง 4 ช่อง โดยตอบคำถามตัวเอง 2 ข้อว่า งานนั้นด่วนหรือไม่ และงานนั้นสำคัญไหม ช่องบนฝั่งซ้ายคืองานสำคัญ และเร่งด่วน ช่องบนฝั่งขวาคืองานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน ช่องล่างฝั่งซ้ายคืองานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และช่องล่างฝั่งขวาคืองานที่ทั้งไม่สำคัญไม่เร่งด่วน
3. เลือกใช้แอปพลิเคชัน To-Do List มาช่วย
เดี๋ยวนี้แอปพลิเคชัน To-Do List มีฟังก์ชันต่าง ๆ มากมาย ไม่ว่าจะลิสต์งานทั้งหมด ตั้งเวลาเตือนในการทำงานแต่ละชิ้น หรือกำหนดระยะเวลาในการทำแต่ละชิ้นงานให้สามารถโฟกัสกับการทำงานได้มากขึ้น ซึ่งแอปฯ เหล่านี้จะทำให้คุณสามารถทำงานได้แบบ Productive มากขึ้น
4. ระบุขั้นตอนงานใน To-Do List ให้ชัดเจนเพื่อจะได้ประเมินเวลาทำงานได้
งานบางชิ้นมีความซับซ้อน หรือขั้นตอนเยอะ ดังนั้นเราจะไม่เขียน To-Do List ที่กว้างเกินไป ควรแบ่งขั้นตอนการทำงานนั้น ๆ ลงใน To-Do List อีกที ไม่ใช่โยนงานนั้นลง To-Do List ไปเลยขั้นตอนเดียว เพราะถ้าระบุขั้นตอนไม่ชัดอาจทำให้เราประเมินเวลาในการทำงานผิด แล้วก็จะกระทบกับงานอื่น ๆ ได้
5. อย่าลืมขีดฆ่างานที่เสร็จแล้วออกจาก To-Do List
เมื่องานเสร็จก็อย่าลืมขีดฆ่าออกจาก To-Do List ด้วย นอกจากป้องกันความสับสนแล้ว ยังเอาไว้ตรวจสอบประสิทธิภาพของการทำงานของเราเองได้อีกด้วย เพราะถ้าเวลาล่วงเลยจนเกือบจะเลิกงานแล้ว แต่ยังไม่ได้ขีดฆ่าอะไรออกไปเลยสักอย่าง ก็เหมือนเป็นการกระตุ้นให้เรารู้ว่าการจัดการการทำงานของเรามีปัญหาบางอย่างที่ต้องการแก้ไขโดยด่วน
ถ้าใครยังไม่รู้ว่าจะรับมือกับงานค้างที่กองบนโต๊ะอย่างไร ลองเอาเคล็ดลับง่าย ๆ นี้ไปปรับใช้ดูกันได้ เป็นเรื่องปกติที่ช่วงแรกในการนำไปใช้อาจจะยังไม่ได้ผลเท่าไหร่ แต่สิ่งสำคัญคือการทำบ่อย ๆ และสม่ำเสมอ ความอดทน และมีวินัยของเราจะทำให้กองงานบนโต๊ะลดลงได้ในไม่ช้า
แชร์เคล็ดลับง่าย ๆ ที่จะทำให้ To-Do List เสร็จได้จริง
1. ใช้วิธีแบ่งงานแบบ 1-3-5 คือ งานขนาดใหญ่ 1 ชิ้น ขนาดกลาง 3 ชิ้น และขนาดเล็ก 5 ชิ้น
วิธีแบ่งงานแบบ 1-3-5 คือแบ่งงานออกเป็น 3 ก้อนใหญ่ คืองานใหญ่ 1 ชิ้น งานขนาดกลาง 3 ชิ้น และขนาดเล็ก 5 ชิ้น แต่ถ้างานของใครมีแนวโน้มที่จะมีงานด่วน งานแทรก งานเร่งอยู่บ่อย ๆ ให้ลองเผื่อที่ว่างจากงานขนาดกลาง 1 งาน และงานเล็ก อีก 2 งาน ถ้านำกฎนี้มาช่วยจะเท่ากับว่าวันหนึ่งเราจะสามารถสะสางงานได้มากถึง 9 งานต่อวันเลยทีเดียว
2. ถ้ายังจัดลำดับความสำคัญของงานไม่ได้ลองใช้ Eisenhower box เข้ามาช่วย
ถ้ายังไม่รู้ว่าควรจะทำงานไหนก่อนหรือหลัง ยังจัดลำดับความสำคัญไม่ถูก อะไรก็เร่งไปหมดเลย ลองใช้ Eisenhower Box เป็นตัวช่วยในการจัดลำดับความสำคัญดู วิธีการก็คือวาดตาราง 4 ช่อง โดยตอบคำถามตัวเอง 2 ข้อว่า งานนั้นด่วนหรือไม่ และงานนั้นสำคัญไหม ช่องบนฝั่งซ้ายคืองานสำคัญ และเร่งด่วน ช่องบนฝั่งขวาคืองานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน ช่องล่างฝั่งซ้ายคืองานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และช่องล่างฝั่งขวาคืองานที่ทั้งไม่สำคัญไม่เร่งด่วน
3. เลือกใช้แอปพลิเคชัน To-Do List มาช่วย
เดี๋ยวนี้แอปพลิเคชัน To-Do List มีฟังก์ชันต่าง ๆ มากมาย ไม่ว่าจะลิสต์งานทั้งหมด ตั้งเวลาเตือนในการทำงานแต่ละชิ้น หรือกำหนดระยะเวลาในการทำแต่ละชิ้นงานให้สามารถโฟกัสกับการทำงานได้มากขึ้น ซึ่งแอปฯ เหล่านี้จะทำให้คุณสามารถทำงานได้แบบ Productive มากขึ้น
4. ระบุขั้นตอนงานใน To-Do List ให้ชัดเจนเพื่อจะได้ประเมินเวลาทำงานได้
งานบางชิ้นมีความซับซ้อน หรือขั้นตอนเยอะ ดังนั้นเราจะไม่เขียน To-Do List ที่กว้างเกินไป ควรแบ่งขั้นตอนการทำงานนั้น ๆ ลงใน To-Do List อีกที ไม่ใช่โยนงานนั้นลง To-Do List ไปเลยขั้นตอนเดียว เพราะถ้าระบุขั้นตอนไม่ชัดอาจทำให้เราประเมินเวลาในการทำงานผิด แล้วก็จะกระทบกับงานอื่น ๆ ได้
5. อย่าลืมขีดฆ่างานที่เสร็จแล้วออกจาก To-Do List
เมื่องานเสร็จก็อย่าลืมขีดฆ่าออกจาก To-Do List ด้วย นอกจากป้องกันความสับสนแล้ว ยังเอาไว้ตรวจสอบประสิทธิภาพของการทำงานของเราเองได้อีกด้วย เพราะถ้าเวลาล่วงเลยจนเกือบจะเลิกงานแล้ว แต่ยังไม่ได้ขีดฆ่าอะไรออกไปเลยสักอย่าง ก็เหมือนเป็นการกระตุ้นให้เรารู้ว่าการจัดการการทำงานของเรามีปัญหาบางอย่างที่ต้องการแก้ไขโดยด่วน
ถ้าใครยังไม่รู้ว่าจะรับมือกับงานค้างที่กองบนโต๊ะอย่างไร ลองเอาเคล็ดลับง่าย ๆ นี้ไปปรับใช้ดูกันได้ เป็นเรื่องปกติที่ช่วงแรกในการนำไปใช้อาจจะยังไม่ได้ผลเท่าไหร่ แต่สิ่งสำคัญคือการทำบ่อย ๆ และสม่ำเสมอ ความอดทน และมีวินัยของเราจะทำให้กองงานบนโต๊ะลดลงได้ในไม่ช้า