การส่งอีเมลสมัครงาน เป็นวิธีที่หลายคนเลือกใช้ เพราะมีพื้นที่ให้เล่าแนะนำตัวเองคร่าว ๆ ใครที่รู้สึกว่า ส่งอีเมลสมัครงานไปทีไร ก็ไม่มีใครตอบกลับมาสักที บทความนี้จาก JobThai Tips จะมาบอกเคล็ดลับ “การเขียนอีเมลสมัครงาน” ที่คุณสามารถเอาไปเขียนตามได้ง่าย ๆ แต่เข้าตา HR มากขึ้น
Checklist สิ่งที่ต้องมีก่อนจะส่งอีเมลสมัครงาน
- “ชื่ออีเมล" ดี ๆ ที่เป็นทางการสัก Account หนึ่ง ที่ไม่มีศัพท์แสลงหรือคำแผลง ๆ ต่อท้าย
- ข้อมูลของตัวเองที่สมบูรณ์ เช่น Resume หรือ CV
- รายละเอียดของงาน และบริษัทที่จะสมัคร
- เหตุผลในการสมัครงานตำแหน่งนี้ บริษัทนี้
นอกจากนี้ไฟล์ดี ๆ ก็สำคัญ อย่าตั้งชื่อไฟล์ประเภท 555.PDF หรือ Untitled.PDF ควรแยกประเภทไฟล์ให้ชัดเจน เช่น ชื่อจริง_Resume.PDF, ชื่อจริง_Portfolio.PDF เพราะนอกจากจะทำให้ HR เปิดอ่านไฟล์ได้ง่ายแล้วยังจะทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
*หากไม่มี หรือไม่แน่ใจว่า Resume ของตัวเองจะละเอียดมากพอไหม แต่มีประวัติที่ฝากไว้กับ JobThai อยู่ ก็สามารถ Save ประวัติที่ฝากไว้กับเราออกมาเป็น “ไฟล์ PDF” เพื่อใช้แทน Resume ของคุณเองได้
3 STEPS การเขียนอีเมลสมัครงาน
STEP 1 ใส่ผู้รับ และหัวข้อให้ครบ
- ผู้รับ: จะส่งให้ใครอย่าลืมเช็กให้ดีก่อนว่าถูกไหม เพราะถ้าอีเมลผู้รับผิด โอกาสที่จะถูกเรียกไปสัมภาษณ์งานก็จะหายไปทันที
- หัวข้อ: ระบุไปเลยว่าสมัครงานตำแหน่งอะไร เพื่อให้ HR เห็นได้ชัดเจน และง่ายต่อการค้นหา
*ควรส่งอีเมลครั้งละหนึ่งบริษัท เพราะว่า HR จะเห็นได้ว่าคุณส่งอีเมลไปที่ไหนบ้างที่ช่อง “To: ...”
STEP 2 เขียนเนื้อหาอีเมลให้น่าสนใจ
แบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก ๆ คือ
1. คำทักทาย และคำลงท้าย
- คำทักทาย: ควรขึ้นต้นด้วยคำว่า “เรียน” และ ระบุชื่อผู้รับให้ชัดเจน ในกรณีที่มีชื่อแจ้งอยู่ในประกาศงานอยู่แล้ว แต่ถ้าไม่มีก็ใส่ “ชื่อบริษัท” หรือระบุไปว่า “ฝ่ายบุคคล บริษัท___” แทน
- คำลงท้าย: ปิดท้ายอีเมลด้วย “ขอบคุณค่ะ” หรือ “ขอบคุณครับ” และชื่อ – นามสกุล ของตัวเองให้ครบถ้วน และอย่าลืมใส่ช่องทางการติดต่อด้วย อาจจะให้ตอบกลับอีเมลนี้ หรือใส่เบอร์โทรศัพท์เพิ่มเติมก็ได้
2. รายละเอียดอีเมล
- เริ่มต้นด้วยการบอกถึงตำแหน่งที่ต้องการสมัครงาน โดยบอก “ชื่อตำแหน่ง” ที่สนใจ รวมถึงระบุไปด้วยว่าเห็นประกาศงานจากช่องทางไหน
- บอกเหตุผลของการสมัครงานในตำแหน่งนี้ พร้อมคุณสมบัติของตัวเองสั้น ๆ ที่คิดว่าน่าสนใจ เช่น ประสบการณ์ หรือทักษะที่ตรงกับที่เขาต้องการ
- หากมี Resume, Portfolio หรือเอกสารแนบต่าง ๆ ให้บอกไว้ในอีเมลด้วย
STEP 3 ตรวจสอบ
- ก่อนจะกดส่งอีเมล ตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา ตัวสะกด และไฟล์ที่จะแนบให้เรียบร้อย เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด
เทคนิคเล็ก ๆ เขียนยังไงให้ตรงสเปค HR
นอกจากนี้การเขียนอีเมลสมัครงานก็ยังมีเทคนิคเล็ก ๆ ที่จะทำให้คุณได้คะแนนความน่าสนใจเพิ่มขึ้น
- เลือกใช้ภาษาที่เหมาะสม สุภาพ และเหมาะกับวัฒนธรรมองค์กร
- เล่าถึง Passion ที่คุณมีต่อตำแหน่งที่สมัคร และงานอดิเรกที่สอดคล้อง
- เล่าเพิ่มว่าบริษัทจะได้อะไรจากคุณ และข้อมูลต้องเป็นความจริง
- เขียนให้สั้น กระชับ และสมบูรณ์ ไม่ยืดเยื้อเกินไป (ลิสต์เป็น Bullet ก็ได้)
ถ้าคุณทำตามขั้นตอนทั้งหมดนี้ คุณก็จะเป็นผู้สมัครที่เขียนอีเมลสมัครงานได้แบบเซียน ๆ และกลายเป็นผู้สมัครที่น่าสนใจแล้ว
How to เขียนอีเมลสมัครงาน
Checklist สิ่งที่ต้องมีก่อนจะส่งอีเมลสมัครงาน
- “ชื่ออีเมล" ดี ๆ ที่เป็นทางการสัก Account หนึ่ง ที่ไม่มีศัพท์แสลงหรือคำแผลง ๆ ต่อท้าย
- ข้อมูลของตัวเองที่สมบูรณ์ เช่น Resume หรือ CV
- รายละเอียดของงาน และบริษัทที่จะสมัคร
- เหตุผลในการสมัครงานตำแหน่งนี้ บริษัทนี้
นอกจากนี้ไฟล์ดี ๆ ก็สำคัญ อย่าตั้งชื่อไฟล์ประเภท 555.PDF หรือ Untitled.PDF ควรแยกประเภทไฟล์ให้ชัดเจน เช่น ชื่อจริง_Resume.PDF, ชื่อจริง_Portfolio.PDF เพราะนอกจากจะทำให้ HR เปิดอ่านไฟล์ได้ง่ายแล้วยังจะทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
*หากไม่มี หรือไม่แน่ใจว่า Resume ของตัวเองจะละเอียดมากพอไหม แต่มีประวัติที่ฝากไว้กับ JobThai อยู่ ก็สามารถ Save ประวัติที่ฝากไว้กับเราออกมาเป็น “ไฟล์ PDF” เพื่อใช้แทน Resume ของคุณเองได้
3 STEPS การเขียนอีเมลสมัครงาน
- ผู้รับ: จะส่งให้ใครอย่าลืมเช็กให้ดีก่อนว่าถูกไหม เพราะถ้าอีเมลผู้รับผิด โอกาสที่จะถูกเรียกไปสัมภาษณ์งานก็จะหายไปทันที
- หัวข้อ: ระบุไปเลยว่าสมัครงานตำแหน่งอะไร เพื่อให้ HR เห็นได้ชัดเจน และง่ายต่อการค้นหา
*ควรส่งอีเมลครั้งละหนึ่งบริษัท เพราะว่า HR จะเห็นได้ว่าคุณส่งอีเมลไปที่ไหนบ้างที่ช่อง “To: ...”
STEP 2 เขียนเนื้อหาอีเมลให้น่าสนใจ
แบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก ๆ คือ
1. คำทักทาย และคำลงท้าย
- คำทักทาย: ควรขึ้นต้นด้วยคำว่า “เรียน” และ ระบุชื่อผู้รับให้ชัดเจน ในกรณีที่มีชื่อแจ้งอยู่ในประกาศงานอยู่แล้ว แต่ถ้าไม่มีก็ใส่ “ชื่อบริษัท” หรือระบุไปว่า “ฝ่ายบุคคล บริษัท___” แทน
- คำลงท้าย: ปิดท้ายอีเมลด้วย “ขอบคุณค่ะ” หรือ “ขอบคุณครับ” และชื่อ – นามสกุล ของตัวเองให้ครบถ้วน และอย่าลืมใส่ช่องทางการติดต่อด้วย อาจจะให้ตอบกลับอีเมลนี้ หรือใส่เบอร์โทรศัพท์เพิ่มเติมก็ได้
2. รายละเอียดอีเมล
- เริ่มต้นด้วยการบอกถึงตำแหน่งที่ต้องการสมัครงาน โดยบอก “ชื่อตำแหน่ง” ที่สนใจ รวมถึงระบุไปด้วยว่าเห็นประกาศงานจากช่องทางไหน
- บอกเหตุผลของการสมัครงานในตำแหน่งนี้ พร้อมคุณสมบัติของตัวเองสั้น ๆ ที่คิดว่าน่าสนใจ เช่น ประสบการณ์ หรือทักษะที่ตรงกับที่เขาต้องการ
- หากมี Resume, Portfolio หรือเอกสารแนบต่าง ๆ ให้บอกไว้ในอีเมลด้วย
STEP 3 ตรวจสอบ
- ก่อนจะกดส่งอีเมล ตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา ตัวสะกด และไฟล์ที่จะแนบให้เรียบร้อย เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด
เทคนิคเล็ก ๆ เขียนยังไงให้ตรงสเปค HR
นอกจากนี้การเขียนอีเมลสมัครงานก็ยังมีเทคนิคเล็ก ๆ ที่จะทำให้คุณได้คะแนนความน่าสนใจเพิ่มขึ้น
- เลือกใช้ภาษาที่เหมาะสม สุภาพ และเหมาะกับวัฒนธรรมองค์กร
- เล่าถึง Passion ที่คุณมีต่อตำแหน่งที่สมัคร และงานอดิเรกที่สอดคล้อง
- เล่าเพิ่มว่าบริษัทจะได้อะไรจากคุณ และข้อมูลต้องเป็นความจริง
- เขียนให้สั้น กระชับ และสมบูรณ์ ไม่ยืดเยื้อเกินไป (ลิสต์เป็น Bullet ก็ได้)
ถ้าคุณทำตามขั้นตอนทั้งหมดนี้ คุณก็จะเป็นผู้สมัครที่เขียนอีเมลสมัครงานได้แบบเซียน ๆ และกลายเป็นผู้สมัครที่น่าสนใจแล้ว