ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ควรเป็นหน้าที่ฝ่ายไหน ????

สวัสดีค่ะ เรามีเรื่องจะถามเพื่อนๆในพันทิปค่ะ 
เรื่องมันมีอยู่ว่า เราได้ดิวงานเกี่ยวกับบริษัท ที่เป็นซัพพลายเออร์ของเราไว้ 1 บริษัท โดยรายละเอียดเกี่ยวกับการดูแลระบบค่ะ 
แต่ว่า การชำระถูกแบ่งเป็น 4 งวด โดยงวดละ 1000 บาท ทางเราได้ออกเอกสารใบสั่งซื้อให้กับทางซัพฯ เรียบร้อยแล้ว 
และทางฝ่ายบัญชีแจ้งว่าเราต้องการเอกสารใบแจ้งหนี้มาด้วย เราเลยสับสนว่า แล้วทำไมฝ่ายบัญชีถึงไม่ตามเอกสารใบแจ้งหนี้เอง
ทั้งที่เราส่งเอกสาร ใบสั่งซื้อ + ใบเสนอราคา + ใบขอซื้อ ทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว แต่ฝ่ายบัญชียังมาให้เราตามอีก เราเลยคิดว่าหน้าที่นี้
มันควรจะเป็นของฝ่ายบัญชีหรือเปล่าค่ะ ? 

รบกวนเพื่อนๆ ช่วยแนะนำหน่อยค่ะ