ประชุมงานไม่เคยเป็นงานสักที ทำไงดีคะ ?

ช่วงนี้เป็นช่วงกีฬาสีฟีเวอร์ของโรงเรียนมัธยมหลายๆ แห่ง
พอดีน้องของจขกท. เป็นประธานสี แล้วก็ชอบมาบ่นให้จขกท. ฟังหลังกลับถึงบ้านว่า

ประชุมเตรียมแผนงานไม่เคยเป็นงานเลย
แถมเพื่อนในทีมไม่ค่อยให้ความร่วมมืออีก
พาออกปากอ่าวบ้าง งอแงบ้าง กดดันสารพัดให้เลิกประชุมเร็วๆ
ถามจริงเถอะ ประชุมนี่มันทำให้เสียเวลาขนาดนั้นเลยเหรอ

จขกท. ก็เลยตอบกลับไปว่า
ก่อนจะโทษอย่างอื่น ตัวยูเองทำได้ดีพอแล้วหรือยัง
ถ้ายัง ก็ควรจะทำให้เป็นงานซะ
ด้วยการประชุมที่เป็นระบบขั้นตอน

1. วันนี้จะประชุมเรื่องอะไร เขียนในบอร์ดให้เห็นกันทุกคนไปเลย จะได้มีหลักฐานการประชุมเก็บไว้กันหลุดด้วย

2. ประชุมกี่โมง เช้าไปก็กินเวลาเรียน พักเที่ยงก็หิว เย็นไปก็ทำให้งอแงอยากกลับ
แนะนำว่าหลังเลิกเรียนแล้วเรียกประชุมทันทีจะดีที่สุด อย่ายื้อเวลาให้เลทออกไป ไม่งั้นก็จะยิ่งเสียเวลาเป็นค่าโง่นะ

3. กำหนดเป้าหมายด้วยว่า จากการประชุมครั้งนี้ต้องมีผลงานอะไรออกมาเป็นชิ้นเป็นอันบ้าง ตั้ง Timeline ให้เข้าใจตรงกันไปเลย

4. เปิดโอกาสให้ทุกคนที่เข้าประชุมได้ถามหรือแสดงความคิดเห็นด้วย
อันนี้ขึ้นอยู่ที่สถานการณ์ตอนนั้น ถ้ามีเวลามากพอก็ควรจะทำ แต่ถ้าเวลามันกระชั้นก็ไม่ควรทำให้เสียเวลานานเกินไป

5. จดๆๆ อย่าฝากความหวังไว้ที่เลขาฯ หรือใครคนหนึ่งว่าจะเก็บครบทุกรายละเอียด ทุกคนมีสองมือเหมือนกัน จดได้จดเถอะ ช่วยๆ กันจำ กันคนจดหลุดส่วนสำคัญของการประชุมไปด้วย

6. อย่าออกนอกเรื่อง ประชุมก็คือประชุม แต่ไม่ต้องจริงจังขนาดนั้น ผ่อนคลายได้ แต่คนที่คุมการประชุมอย่างหัวหน้าก็ต้องคุมให้พอดีด้วย

7. จบการประชุมให้ชัดเจนว่า ใคร ทำอะไร เมื่อไหร่

จขกท. ไม่ได้บอกแค่น้องของเราเท่านั้นนะ บอกทุกๆ คนที่กำลังเจอปัญหานี้ด้วย
เข้าใจว่ายังเด็กอยู่ จะไปจริงจังทำไม แต่บางทีการติดเล่น หรือติดสบายมากไปนี่แหละ
ที่ทำให้งานพังมานักต่อนักแล้ว

สุดท้ายนี้ก็ สู้ๆ นะทุกคน