การจด minutes นั้นหลายๆคนอาจจะคิดว่าเป็นงานของเลขา แต่ว่าจริงๆแล้วในหลายๆตำแหน่งแม้แต่หัวหน้างานเองก็อาจจะต้องผ่านประสบการณ์การจดบันทึกการประชุมมาก่อน เนื่องด้วยการจดมินิทนั้นสามารถช่วยในด้านการสรุปการประชุม การตามงานต่างๆ รวมถึงการเป็นหลักฐานในการประชุมเช่นใครเข้าประชุมบ้างและมีมติว่าอย่างไร
แต่ปัญหาของการจดมินิทก็คือมันไม่ได้ง่ายอย่างที่คิดโดยเฉพาะการจดมินิทภาษาอังกฤษ สำหรับคนที่ไม่เคยจด lecture ภาษาอังกฤษมาก่อน อาจจะยิ่งเจอปัญหาหนักคือทั้งฟังการประชุมไม่เข้าใจ และ จดไม่ทันด้วย
แต่ไม่ต้องกลัวครับ วันนี้ผมมาแชร์ประสบการณ์และเทคนิคในการพัฒนาการจดมินิทภาษาอังกฤษกันโดยการบอกวิธีการแก้ของปัญหาที่พบได้บ่อยๆครับ
"ปัญหาแรก ไม่เข้าใจศัพท์กับเนื้อหา"
วิธีแก้สำหรับข้อนี้ที่ง่ายที่สุดเลยคือก่อนการประชุมเราควรจะต้องมีการเตรียมตัวก่อนครับ โดยเฉพาะสำหรับน้องๆที่เพิ่งเริ่มงานเพราะศัพท์และเนื้อหาของแต่ละสายงาน หรือ ของแต่ละบริษัทนั้นจะที่แตกต่างกันออกไป
เวลาก่อนเข้าประชุมให้หามินิทเก่าๆของที่เคยทำไว้ หรือเอกสารการประชุม หรือหนังสือรายงานที่เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้นมานั่งอ่านก่อน เพราะนอกจากจะทำให้เราเข้าใจศัพท์มากขึ้นแล้ว ยังทำให้เราเข้าใจว่ามันเกิดอะไรขึ้นมาก่อนหน้า (การประชุมเกือบทั้งหมดไม่ใช่การประชุมครั้งแรก) ถ้าหากเราได้รู้ว่ามันเคยเกิดอะไรขึ้น เคยมีการอนุมัติอะไรไปบ้างแล้วในช่วงหนึ่งเดือน หนึ่งปีที่ผ่านมาก็จะทำให้เราเข้าใจการประชุมนี้ได้มากขึ้นครับ
"ปัญหาข้อสอง จดไม่ได้เลย ฟังออกนะ แต่มึนจดไม่ทัน เข้าหูซ้ายทะลุหูขวา"
1) วิธีการแก้สำหรับข้อนี้คือฝึกการจดให้เร็วครับ เวลาเราจด เราไม่จำเป็นที่จะต้องจดทุกคำพูด เพราะจริงๆแล้วการจดของเราคือจดเพื่อการสรุปและตามงานเวลาเข้าไปในห้องประชุมให้จำไว้ว่า ใคร ทำ อะไร ที่ไหน ยังไง แล้วให้จดแบ่งเป็นหัวข้อให้ชัดเจนจะสรุปได้ง่ายขึ้นมาก
2) อีกข้อคืออัดเสียงไปด้วย <-- อันนี้ช่วยได้มากครับ เพราะหลายๆครั้งเราจำเป็นต้องกลับมาฟังเพื่อยืนยันข้อมูล หรือเพื่อเป็นหลักฐานในมติการประชุมซึ่งการอัดเสียงไว้จะช่วยให้เราสามารถมั่นใจได้ว่าเราสรุปได้ถูก และไม่มีการบิดเบือนครับ
สำหรับด้านล่างคือการยกตัวอย่างเวลาจดในห้องประชุม แบบยังไม่ได้ปรับแต่ง grammar นะครับ
Agenda 1 promotion first half 2014
- Sales team (responsible by K.Somchai - sales manager)
= contact potential customers
= reach target of xxx tons
= increase commission
- Marketing team (responsible by K.Max - marketing director)
= prepare promotion for Hypermarket
= create new logo ( to be presented first week of Feb)
= need to present to the board again in the following meeting (31 Jan 2014)
Agenda 2 reduce cost
- Operational team (responsible by K.Dam - plant manager)
= improve lean / supply chain
= reduce chemical such as 1 ... 2 ... 3...
คือจดแค่คร่าวๆพอ แล้วเราไปแต่งให้ประโยคถูกต้อง ตาม pattern ของแต่ละบริษัท หลังจากที่เราฟังที่อัดครับ
"ปัญหาที่สาม โอ้ยหมดเวลาเป้นวันๆกับการนั่งฟังที่อัด แบบนี้ประชุมสองตัว ฟังที่อัดอีกสองรอบก็หมดไปสองวันแล้ว"
เอ๊า ที่เป็นแบบนี้ก็เพราะว่าฟังไฟล์เสียงแบบไม่มีหลักการหนะสิ ประชุมสองชั่วโมง ฟังอัดอีกสองรอบ สรุปหมดไปหกชั่วโมง เขียนอีกชั่วโมง แบบนี้วันๆนึงคุณมาทำงานเพื่อทำมินิทอย่างเดียวกันพอดีจะเอาผลงานที่ไหนไปทำพอร์ท
สิ่งที่เราควรทำคือ จดไว้ด้วยว่าตรงไหนเราต้องฟังเพิ่มเติมและควรมีเวลากำกับเสมอ! ในเครื่องอัดของเราจะมีนาทีและวินาทีเราก็จำและจดแนบไว้ด้วย
ตัวอย่างเช่น ... เดี๋ยวมาต่อให้นะครับยังเขียนไม่เสร็จ
Nick
https://www.facebook.com/EngClubThailand เพจภาษาอังกฤษของผมเอง ใครสนใจติดตามหรือทักทายกันในเพจได้นะครับ
วิธีการจด minutes ภาษาอังกฤษ
แต่ปัญหาของการจดมินิทก็คือมันไม่ได้ง่ายอย่างที่คิดโดยเฉพาะการจดมินิทภาษาอังกฤษ สำหรับคนที่ไม่เคยจด lecture ภาษาอังกฤษมาก่อน อาจจะยิ่งเจอปัญหาหนักคือทั้งฟังการประชุมไม่เข้าใจ และ จดไม่ทันด้วย
แต่ไม่ต้องกลัวครับ วันนี้ผมมาแชร์ประสบการณ์และเทคนิคในการพัฒนาการจดมินิทภาษาอังกฤษกันโดยการบอกวิธีการแก้ของปัญหาที่พบได้บ่อยๆครับ
"ปัญหาแรก ไม่เข้าใจศัพท์กับเนื้อหา"
วิธีแก้สำหรับข้อนี้ที่ง่ายที่สุดเลยคือก่อนการประชุมเราควรจะต้องมีการเตรียมตัวก่อนครับ โดยเฉพาะสำหรับน้องๆที่เพิ่งเริ่มงานเพราะศัพท์และเนื้อหาของแต่ละสายงาน หรือ ของแต่ละบริษัทนั้นจะที่แตกต่างกันออกไป
เวลาก่อนเข้าประชุมให้หามินิทเก่าๆของที่เคยทำไว้ หรือเอกสารการประชุม หรือหนังสือรายงานที่เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้นมานั่งอ่านก่อน เพราะนอกจากจะทำให้เราเข้าใจศัพท์มากขึ้นแล้ว ยังทำให้เราเข้าใจว่ามันเกิดอะไรขึ้นมาก่อนหน้า (การประชุมเกือบทั้งหมดไม่ใช่การประชุมครั้งแรก) ถ้าหากเราได้รู้ว่ามันเคยเกิดอะไรขึ้น เคยมีการอนุมัติอะไรไปบ้างแล้วในช่วงหนึ่งเดือน หนึ่งปีที่ผ่านมาก็จะทำให้เราเข้าใจการประชุมนี้ได้มากขึ้นครับ
"ปัญหาข้อสอง จดไม่ได้เลย ฟังออกนะ แต่มึนจดไม่ทัน เข้าหูซ้ายทะลุหูขวา"
1) วิธีการแก้สำหรับข้อนี้คือฝึกการจดให้เร็วครับ เวลาเราจด เราไม่จำเป็นที่จะต้องจดทุกคำพูด เพราะจริงๆแล้วการจดของเราคือจดเพื่อการสรุปและตามงานเวลาเข้าไปในห้องประชุมให้จำไว้ว่า ใคร ทำ อะไร ที่ไหน ยังไง แล้วให้จดแบ่งเป็นหัวข้อให้ชัดเจนจะสรุปได้ง่ายขึ้นมาก
2) อีกข้อคืออัดเสียงไปด้วย <-- อันนี้ช่วยได้มากครับ เพราะหลายๆครั้งเราจำเป็นต้องกลับมาฟังเพื่อยืนยันข้อมูล หรือเพื่อเป็นหลักฐานในมติการประชุมซึ่งการอัดเสียงไว้จะช่วยให้เราสามารถมั่นใจได้ว่าเราสรุปได้ถูก และไม่มีการบิดเบือนครับ
สำหรับด้านล่างคือการยกตัวอย่างเวลาจดในห้องประชุม แบบยังไม่ได้ปรับแต่ง grammar นะครับ
Agenda 1 promotion first half 2014
- Sales team (responsible by K.Somchai - sales manager)
= contact potential customers
= reach target of xxx tons
= increase commission
- Marketing team (responsible by K.Max - marketing director)
= prepare promotion for Hypermarket
= create new logo ( to be presented first week of Feb)
= need to present to the board again in the following meeting (31 Jan 2014)
Agenda 2 reduce cost
- Operational team (responsible by K.Dam - plant manager)
= improve lean / supply chain
= reduce chemical such as 1 ... 2 ... 3...
คือจดแค่คร่าวๆพอ แล้วเราไปแต่งให้ประโยคถูกต้อง ตาม pattern ของแต่ละบริษัท หลังจากที่เราฟังที่อัดครับ
"ปัญหาที่สาม โอ้ยหมดเวลาเป้นวันๆกับการนั่งฟังที่อัด แบบนี้ประชุมสองตัว ฟังที่อัดอีกสองรอบก็หมดไปสองวันแล้ว"
เอ๊า ที่เป็นแบบนี้ก็เพราะว่าฟังไฟล์เสียงแบบไม่มีหลักการหนะสิ ประชุมสองชั่วโมง ฟังอัดอีกสองรอบ สรุปหมดไปหกชั่วโมง เขียนอีกชั่วโมง แบบนี้วันๆนึงคุณมาทำงานเพื่อทำมินิทอย่างเดียวกันพอดีจะเอาผลงานที่ไหนไปทำพอร์ท
สิ่งที่เราควรทำคือ จดไว้ด้วยว่าตรงไหนเราต้องฟังเพิ่มเติมและควรมีเวลากำกับเสมอ! ในเครื่องอัดของเราจะมีนาทีและวินาทีเราก็จำและจดแนบไว้ด้วย
ตัวอย่างเช่น ... เดี๋ยวมาต่อให้นะครับยังเขียนไม่เสร็จ
Nick
https://www.facebook.com/EngClubThailand เพจภาษาอังกฤษของผมเอง ใครสนใจติดตามหรือทักทายกันในเพจได้นะครับ