วิธีการจด minutes ภาษาอังกฤษ

การจด minutes นั้นหลายๆคนอาจจะคิดว่าเป็นงานของเลขา แต่ว่าจริงๆแล้วในหลายๆตำแหน่งแม้แต่หัวหน้างานเองก็อาจจะต้องผ่านประสบการณ์การจดบันทึกการประชุมมาก่อน เนื่องด้วยการจดมินิทนั้นสามารถช่วยในด้านการสรุปการประชุม การตามงานต่างๆ รวมถึงการเป็นหลักฐานในการประชุมเช่นใครเข้าประชุมบ้างและมีมติว่าอย่างไร

แต่ปัญหาของการจดมินิทก็คือมันไม่ได้ง่ายอย่างที่คิดโดยเฉพาะการจดมินิทภาษาอังกฤษ สำหรับคนที่ไม่เคยจด lecture ภาษาอังกฤษมาก่อน อาจจะยิ่งเจอปัญหาหนักคือทั้งฟังการประชุมไม่เข้าใจ และ จดไม่ทันด้วย

แต่ไม่ต้องกลัวครับ วันนี้ผมมาแชร์ประสบการณ์และเทคนิคในการพัฒนาการจดมินิทภาษาอังกฤษกันโดยการบอกวิธีการแก้ของปัญหาที่พบได้บ่อยๆครับ

"ปัญหาแรก ไม่เข้าใจศัพท์กับเนื้อหา"

วิธีแก้สำหรับข้อนี้ที่ง่ายที่สุดเลยคือก่อนการประชุมเราควรจะต้องมีการเตรียมตัวก่อนครับ โดยเฉพาะสำหรับน้องๆที่เพิ่งเริ่มงานเพราะศัพท์และเนื้อหาของแต่ละสายงาน หรือ ของแต่ละบริษัทนั้นจะที่แตกต่างกันออกไป

เวลาก่อนเข้าประชุมให้หามินิทเก่าๆของที่เคยทำไว้ หรือเอกสารการประชุม หรือหนังสือรายงานที่เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้นมานั่งอ่านก่อน เพราะนอกจากจะทำให้เราเข้าใจศัพท์มากขึ้นแล้ว ยังทำให้เราเข้าใจว่ามันเกิดอะไรขึ้นมาก่อนหน้า (การประชุมเกือบทั้งหมดไม่ใช่การประชุมครั้งแรก) ถ้าหากเราได้รู้ว่ามันเคยเกิดอะไรขึ้น เคยมีการอนุมัติอะไรไปบ้างแล้วในช่วงหนึ่งเดือน หนึ่งปีที่ผ่านมาก็จะทำให้เราเข้าใจการประชุมนี้ได้มากขึ้นครับ

"ปัญหาข้อสอง จดไม่ได้เลย ฟังออกนะ แต่มึนจดไม่ทัน เข้าหูซ้ายทะลุหูขวา"

1) วิธีการแก้สำหรับข้อนี้คือฝึกการจดให้เร็วครับ เวลาเราจด เราไม่จำเป็นที่จะต้องจดทุกคำพูด เพราะจริงๆแล้วการจดของเราคือจดเพื่อการสรุปและตามงานเวลาเข้าไปในห้องประชุมให้จำไว้ว่า ใคร ทำ อะไร ที่ไหน ยังไง แล้วให้จดแบ่งเป็นหัวข้อให้ชัดเจนจะสรุปได้ง่ายขึ้นมาก

2) อีกข้อคืออัดเสียงไปด้วย <-- อันนี้ช่วยได้มากครับ เพราะหลายๆครั้งเราจำเป็นต้องกลับมาฟังเพื่อยืนยันข้อมูล หรือเพื่อเป็นหลักฐานในมติการประชุมซึ่งการอัดเสียงไว้จะช่วยให้เราสามารถมั่นใจได้ว่าเราสรุปได้ถูก และไม่มีการบิดเบือนครับ

สำหรับด้านล่างคือการยกตัวอย่างเวลาจดในห้องประชุม แบบยังไม่ได้ปรับแต่ง grammar นะครับ

Agenda 1 promotion first half 2014
- Sales team (responsible by K.Somchai - sales manager)
         = contact potential customers
         = reach target of xxx tons
         = increase commission
- Marketing team (responsible by K.Max - marketing director)
         = prepare promotion for Hypermarket
         = create new logo ( to be presented first week of Feb)
         = need to present to the board again in the following meeting (31 Jan 2014)
Agenda 2 reduce cost
- Operational team (responsible by K.Dam - plant manager)
         = improve lean / supply chain
         = reduce chemical such as 1 ... 2 ... 3...

คือจดแค่คร่าวๆพอ แล้วเราไปแต่งให้ประโยคถูกต้อง ตาม pattern ของแต่ละบริษัท หลังจากที่เราฟังที่อัดครับ

"ปัญหาที่สาม โอ้ยหมดเวลาเป้นวันๆกับการนั่งฟังที่อัด แบบนี้ประชุมสองตัว ฟังที่อัดอีกสองรอบก็หมดไปสองวันแล้ว"

เอ๊า ที่เป็นแบบนี้ก็เพราะว่าฟังไฟล์เสียงแบบไม่มีหลักการหนะสิ ประชุมสองชั่วโมง ฟังอัดอีกสองรอบ สรุปหมดไปหกชั่วโมง เขียนอีกชั่วโมง แบบนี้วันๆนึงคุณมาทำงานเพื่อทำมินิทอย่างเดียวกันพอดีจะเอาผลงานที่ไหนไปทำพอร์ท

สิ่งที่เราควรทำคือ จดไว้ด้วยว่าตรงไหนเราต้องฟังเพิ่มเติมและควรมีเวลากำกับเสมอ! ในเครื่องอัดของเราจะมีนาทีและวินาทีเราก็จำและจดแนบไว้ด้วย

ตัวอย่างเช่น ... เดี๋ยวมาต่อให้นะครับยังเขียนไม่เสร็จ

Nick
https://www.facebook.com/EngClubThailand เพจภาษาอังกฤษของผมเอง ใครสนใจติดตามหรือทักทายกันในเพจได้นะครับ

แสดงความคิดเห็น
โปรดศึกษาและยอมรับนโยบายข้อมูลส่วนบุคคลก่อนเริ่มใช้งาน อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่