ช่วยทีครับ ผมมีปัญหาเรื่องความสุภาพของการใช้ภาษา

ผมทำงานที่ต้องส่ง e-mail ตอบโต้เป็นภาษาอังกฤษ อยู่เสมอ และมันจะCC หัวหน้าผมไว้ด้วย โดยปรกติแล้ว ผมจะเขียน email แบบตรงๆ หมายถึง ใช้ประโยคตรงๆทั่วไป เช่น Your deadline is coming. please be punctual.  แต่มีบางครั้งที่เป็นประโยคที่ผมไม่ได้ใส่ Please ลงไป เช่น As our conversation by phone, you have to be done your job within next Monday. Send me you assignment within today for revision . ซึ่งบางครั้ง หัวหน้าผมบอกว่า ห้วนไป ไม่สุภาพ แต่ผมไม่ทราบว่า นอกจากการใช้ Please แล้ว ถ้าส่งแบบปรกติ การทวงงานแบบสุภาพควรเขียนแบบไหนหรือครับ ขอบคุณครับ