สอบถามเรื่องตั้งนามสกุลใหม่ค่ะ

เราไปที่ว่าการอำเภอเมืองจังหวัดพิษณุโลก เพื่อขอจัดตั้งนามสกุลใหม่ ทางเจ้าหน้าที่ตรวจเช็คให้แล้วว่าสามารถจัดตั้งได้
แต่ยังไม่สามารถดำเนินการให้ได้ เนื่องจากหัวหน้าไม่อยู่ไปลงพื้นที่ เชิญให้กลับบ้านไปก่อนสองครั้งแล้วค่ะ
เราจะขอสอบถามดังนี้คือ
เราสามารถยื่นคำร้องและกรอกข้อมูลต่างๆไว้ก่อนทำได้หรือไม่คะ แล้วให้เจ้าหน้าที่ใส่แฟ้มงานยื่นเอกสารไว้บนโต๊ะหัวหน้า เข้ามาเมื่อไหร่จะได้เซ็นให้
หรือในมุมมองของเจ้าหน้าที่มันมีวิธีแก้ปัญหาในรูปแบบอื่นบ้างไหมคะที่ไม่ใช่ไล่ประชาชนกลับบ้านไปก่อนแล้วค่อยมาใหม่
เราอยากทราบข้อมูลและขั้นตอนการทำงานเพื่อจะได้นำไปชี้แจงกับเจ้าหน้าที่ ในการไปรอบที่สามค่ะ
ขอบคุณล่วงหน้าสำหรับคำตอบของทุกท่านนะคะ