การออกเอกสารทางการ ควรเขียนแบบไหนดีคะ

ต้องการเขียนหนังสือ ขอคิดราคาค่าห่ออาหารกลับบ้าน เราจะต้องเขียนอยากไรดีคะ(ขายอาหารในห้างค่ะ) ทางห้างแจ้งให่ออกเอกสารยื่นเรื่องก่อน เขียนไม่ถูกเลย  ขอพี่ ช่วยชี้แนะหน่อยค่ะ