รบกวนสอบถามคนเก่งภาษาอังกฤษ เกี่ยวการเขียนจดหมายต่อรองครับ

รบกวนขอความช่วยเหลือเขียนจดหมายต่อรองลูกค้า ได้มั๊ยครับ สืบเนื่องมาจากว่าเมื่อเดือนพฤศจิกายนที่ฝ่ายมามีนัด audit ลูกค้าซึ่งได้มีการชำระเงินค่าตรวจและคอนเฟิร์มกันเรียบร้อยแล้ว แต่มีเหตุฉุกเฉินคือคุณแม่ผมไม่สบายเข้าโรงพยาบาลต้องลางานกะทันหันมาเฝ้าแม่ ซึ่งเป็นช่วงวันที่คอนเฟิร์มไว้แล้วพอดี ตอนแรกคิดว่าแม่ไม่เป็นอะไรมากน่าจะออกจากโรงพยาบาลได้ทัน แต่ปรากฎว่าไม่ได้ ทำให้ต้องแจ้งเลื่อนการตรวจกะทันหัน หลังจากนั้นก็มีเมลล์มาจากลูกค้าเรื่องการจ่ายเงินใหม่เพื่อตรวจใหม่ จำนวน 2500 USD เค้าไม่คืนเงินที่จ่ายไปก่อนหน้านี้เนื่องจากเราแจ้งเลื่อนเค้าไม่เกิน 2 วันทำให้ต้องจ่ายใหม่ (ถ้าแจ้งก่อน 2 วันจะคืนเงินเดิมที่จ่ายไป แต่จะเก็บค่าดำเนินการต่างๆ 300 USD) คือจะขอเจรจาต่อรอง ขอไม่จ่ายเพิ่ม 2500 USD หรือขอจ่าย 300 USD ประมาณนี้ครับ ขอความช่วยเหลือจากผู้ที่เชี่ยวชาญภาษาอังกฤษแบบสละสลวยหน่อยนะครับ