ประสบการณ์การเป็น Freelance วางระบบบัญชีและระบบควบคุมภายในครั้งแรก

ขอแชร์ประสบการณ์และชวนคุยน่ะค่ะ จขกท. เป็นผู้ตรวจสอบภายในองค์กร ได้มีโอกาสรับงานวางระบบควบคุมภายในและระบบบัญชีของ SME ที่หนึ่ง กิจการเพิ่งเปิดได้ไม่กี่เดือน สิ่งที่พบคือ เจ้าของกิจการไม่รู้เรื่องบัญชี พนักงานที่ทำเอกสารไม่รู้เรื่องบัญชี ทำเอกสารส่งสำนักงานบัญชีผิดๆ ถูกๆ ไม่มีการควบคุมการเข้าออกของสินค้าจนเจ้าของกิจการคิดว่าอาจมีสินค้าสูญหาย เกิดภาวะคับขันขึ้นเมื่อพนักงานที่ทำเอกสารลาออกกระทันหัน ทำให้ไม่สามารถคุยกับสำนักงานบัญชีรู้เรื่อง ไม่รู้จะต้องทำข้อมูลอะไร กรอกข้อมูลอย่างไร ฯลฯ จขกท.เข้าไปแก้ไปปัญหาโดยที่
1)  วางระบบควบคุมภายในและระบบบัญชีใหม่ และก็จัดทำคู่มือให้ด้วย
2)  อบรมพนักงานให้เรียนรู้กับระบบใหม่ และวิธีการทำงานใหม่ (ขั้นตอนเยอะขอข้ามไปน่ะค่ะ ^^ ) เพื่อให้ตั้งต้นทำงานได้และส่งเอกสารให้กับสำนักงานบัญชีได้อย่างถูกต้อง โดยที่จะป้องกันไม่ให้มีปัญหากับสรรพากรในภายหลัง

จากประสบการณ์นี้ทำให้ จขกท. เห็นว่า
1)  ก่อนเปิดกิจการ เจ้าของกิจการควรจะวางระบบควบคุมภายในและระบบบัญชีไว้ก่อนจะดีมาก
2)  เมื่อทำกิจการมาแล้วและเริ่มรู้ว่าระบบของเราเริ่มแย่ ควรจะรีบปรับปรุงและเปลี่ยนแปลง เพราะหากปล่อยไว้นานจะทำให้การเคลียร์ปัญหาจะใช้เวลามาก ซึ่งไม่ได้เป็นผลดีกิจการเลย เดี๋ยวจะมานั่งปวดหัวในภายหลัง^_^

หากรู้จักกับเจ้าของกิจการที่กำลังเปิดใหม่ก็แนะนำไว้ก่อนก็ดีน่ะค่ะ ส่วนทุกคนคิดเห็นว่าอย่างไร เราควรวางระบบก่อนมั้ย หรือ ทำไปก่อนล่ะอย่างอื่นค่อยว่ากัน