สวัสดีครับเพื่อนๆ ชาวพันทิปที่น่ารักทุกคน
วันนี้ผมมีเรื่องเด็ดที่อยากเอามาแชร์ให้ฟัง คือเรื่องการประชุมนี่แหละครับ ผมเชื่อว่าหลายคนน่าจะเคยเจอแบบเดียวกัน คือเข้าประชุมทีไรเหมือนถูกดึงเข้าไปในหลุมดำ เวลาหายไปเป็นชั่วโมงๆ แถมบางทีออกมายังงงๆ ว่าเราได้อะไรกลับมาบ้างวะเนี่ย? ผมเองก็เคยเป็นครับ นั่งสัปหงกในห้องประชุมจนเจ้านายมองค้อนบ่อยๆ
แต่เดี๋ยวก่อน! ผมค้นพบเคล็ดลับที่โคตรเจ๋งครับ ลองเอาไปใช้แล้วชีวิตการทำงานเปลี่ยนไปเลยจริงๆ จากที่เคยประชุมทีครึ่งวันกลายเป็นแค่ 15-30 นาที แต่ได้งานครบถ้วน แถมดีกว่าเดิมอีกต่างหาก! วันนี้จะมาเล่าให้ฟังแบบหมดเปลือกเลยครับ เตรียมกระดาษปากกาไว้จดได้เลย รับรองมีประโยชน์แน่นอน
มาเข้าเรื่องกันเลยดีกว่าครับ ผมเรียกสิ่งนี้ว่า “กฎ 5 ข้อของคนทำงานฉลาด” ที่จะทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพจนคนต้องอิจฉา
1. "วาระชัดเจน ก่อนเข้าห้องประชุม" (The Pre-Meeting Prep is Key)
นี่คือกฎเหล็กข้อแรกครับ ก่อนจะนัดใครมาประชุม คุณต้องมีวาระ (Agenda) ที่ชัดเจนที่สุด และส่งให้ทุกคนอ่านก่อนล่วงหน้าอย่างน้อย 1 วันเต็มๆ ในวาระต้องระบุให้ชัดเจนว่า
หัวข้อที่จะคุยคืออะไร? (ไม่ต้องเยิ่นเย้อ)
เป้าหมายของการประชุมคืออะไร? (อยากได้อะไรจากการประชุมครั้งนี้)
ข้อมูลที่ควรอ่านมาก่อนมีอะไรบ้าง? (ถ้ามี ให้แนบไปเลย)
ใครควรเข้าร่วมบ้าง? (สำคัญมาก)
เวลาเริ่มและเวลาจบ (เป๊ะๆ ห้ามเกิน)
ถ้าคุณส่งวาระไปแล้ว ไม่มีใครอ่าน หรืออ่านไม่เข้าใจ ก็ไม่ต้องเริ่มประชุมครับ ให้เวลากลับไปอ่านใหม่ หรือปรับวาระให้กระชับขึ้นกว่าเดิม เพราะถ้าเริ่มต้นด้วยความไม่พร้อม ก็เหมือนพายเรือในอ่างครับ
2. "เวลาคือเงินทอง ใช้ให้คุ้ม" (Strict Timeboxing)
ประชุม 1 ชั่วโมง ไม่ได้แปลว่าคุณต้องคุยกัน 1 ชั่วโมงเต็มนะครับ! บ่อยครั้งที่เราเจอการประชุมที่เริ่มช้าบ้าง คุยออกนอกเรื่องบ้าง จนเวลางานหายไปเยอะแยะ
เคล็ดลับคือ ตั้งเวลาประชุมให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้
15 นาที สำหรับเรื่องแจ้งข้อมูล อัปเดตงานสั้นๆ
30 นาที สำหรับหารือเพื่อตัดสินใจ หรือระดมสมองแบบเจาะจง
ไม่เกิน 45 นาที สำหรับเรื่องที่ซับซ้อนจริงๆ และต้องมีคนคอยคุมเวลาอย่างเข้มงวด
ถ้าถึงเวลาแล้วยังคุยไม่จบ? ไม่ต้องห่วงครับ ให้สรุปประเด็นหลักที่ได้ แล้วตั้งเป็น Action Item หรือนัดคุยแบบตัวต่อตัวสำหรับคนที่เกี่ยวข้องจริงๆ ครับ รับรองว่าได้ผลชะงัด! ผมเองเคยลองใช้เทคนิค "ยืนประชุม" คือทุกคนต้องยืนคุยกันครับ บอกเลยว่าได้ผลโคตรดี! ไม่มีใครอยากยืนคุยนานๆ หรอกครับ พอเมื่อยก็รีบจบเรื่องเองแหละ (ฮา)
3. "คนใช่เท่านั้นที่ได้ไปต่อ" (Invite Only the Essentials)
ถ้าการประชุมมีคนเยอะเกินไป ลองนึกภาพดูสิครับ จะเกิดอะไรขึ้น? คุยกันวุ่นวายบ้าง มีคนที่ไม่เกี่ยวข้องนั่งฟังเฉยๆ บ้าง แล้วก็กินเวลาไปฟรีๆ
กฎของผมคือ เชิญเฉพาะคนที่ "จำเป็นต้องตัดสินใจ" หรือ "มีส่วนร่วมโดยตรง" เท่านั้นครับ
ถ้าใครอยากรู้เรื่อง ให้ส่งสรุปการประชุมให้เขาอ่านทีหลัง หรือถ้าเป็นผู้บริหารที่แค่อยากรับทราบ ให้เขาอ่านวาระล่วงหน้า ถ้ามีคำถามค่อยส่งมาถามคนที่เกี่ยวข้องโดยตรงครับ แค่นี้คนในห้องก็จะลดลงไปเยอะ และทุกคนที่อยู่ก็มีส่วนร่วมจริงๆ ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพขึ้นเยอะเลยครับ
4. "จดทุกอย่าง อย่าให้หลุด" (Capture Every Action)
ปัญหาคลาสสิกหลังประชุมคือ "ใครต้องทำอะไร เมื่อไหร่?" ถ้าไม่มีการจดบันทึกและสรุปที่ดี ทุกอย่างก็สูญเปล่าครับ
ในทุกการประชุมต้องมี
ผู้ดำเนินรายการ (Facilitator) คอยคุมให้อยู่ในวาระ คุมเวลา
ผู้จดบันทึก (Note Taker) จดประเด็นสำคัญ การตัดสินใจ และที่สำคัญที่สุดคือ Action Item
Action Item ต้องระบุให้ชัดเจนว่า
อะไรคือสิ่งที่ต้องทำ? (What)
ใครคือผู้รับผิดชอบ? (Who)
เมื่อไหร่คือวันส่งมอบ? (When)
พอจบประชุมปุ๊บ ให้รีบส่งสรุปและ Action Item ให้ทุกคนภายใน 1-2 ชั่วโมงทันทีครับ เพื่อให้ทุกคนเห็นตรงกันและไม่ลืมสิ่งที่ต้องทำ
5. "งดใช้อุปกรณ์ ให้สมองทำงาน" (No Distractions Policy)
จริงจังนะครับ! ผมเชื่อว่าหลายคนเคยแอบไถฟีดโซเชียล หรือเช็คอีเมลในห้องประชุมใช่ไหมล่ะครับ? (ไม่ต้องหรอก ผมก็เคย ฮ่าๆ) แต่มันคือตัวบ่อนทำลายสมาธิและประสิทธิภาพของการประชุมเลยครับ
ตั้งกฎไปเลยครับว่า
วางโทรศัพท์คว่ำหน้าลง
ปิดโน้ตบุ๊ก (ยกเว้นผู้จดบันทึก)
เมื่อทุกคนจดจ่ออยู่กับการประชุมจริงๆ สมองก็จะทำงานเต็มที่ การตัดสินใจก็จะเร็วขึ้น และปัญหาต่างๆ ก็จะได้รับการแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพครับ
ลองเอาไปปรับใช้กันดูนะครับเพื่อนๆ ผมรับรองเลยว่าชีวิตการทำงานของคุณจะดีขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ ได้เวลาคืนกลับมาเยอะแยะ แถมผลงานก็ดีขึ้นจนเจ้านายต้องสงสัยว่าไปกินอะไรมา (ฮา) ถ้าได้ผลยังไงกลับมาเล่าให้ฟังบ้างนะครับ ผมอยากฟังมากๆ เลย
ไว้มีเคล็ดลับดีๆ อีก ผมจะเอามาแชร์อีกแน่นอนครับ
ประชุมมาราธอนจะหายไป! เคล็ดลับลดเวลาประชุม 90% แต่ได้งานเกินคาด (พร้อมวิธีทำ)
วันนี้ผมมีเรื่องเด็ดที่อยากเอามาแชร์ให้ฟัง คือเรื่องการประชุมนี่แหละครับ ผมเชื่อว่าหลายคนน่าจะเคยเจอแบบเดียวกัน คือเข้าประชุมทีไรเหมือนถูกดึงเข้าไปในหลุมดำ เวลาหายไปเป็นชั่วโมงๆ แถมบางทีออกมายังงงๆ ว่าเราได้อะไรกลับมาบ้างวะเนี่ย? ผมเองก็เคยเป็นครับ นั่งสัปหงกในห้องประชุมจนเจ้านายมองค้อนบ่อยๆ
แต่เดี๋ยวก่อน! ผมค้นพบเคล็ดลับที่โคตรเจ๋งครับ ลองเอาไปใช้แล้วชีวิตการทำงานเปลี่ยนไปเลยจริงๆ จากที่เคยประชุมทีครึ่งวันกลายเป็นแค่ 15-30 นาที แต่ได้งานครบถ้วน แถมดีกว่าเดิมอีกต่างหาก! วันนี้จะมาเล่าให้ฟังแบบหมดเปลือกเลยครับ เตรียมกระดาษปากกาไว้จดได้เลย รับรองมีประโยชน์แน่นอน
มาเข้าเรื่องกันเลยดีกว่าครับ ผมเรียกสิ่งนี้ว่า “กฎ 5 ข้อของคนทำงานฉลาด” ที่จะทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพจนคนต้องอิจฉา
1. "วาระชัดเจน ก่อนเข้าห้องประชุม" (The Pre-Meeting Prep is Key)
นี่คือกฎเหล็กข้อแรกครับ ก่อนจะนัดใครมาประชุม คุณต้องมีวาระ (Agenda) ที่ชัดเจนที่สุด และส่งให้ทุกคนอ่านก่อนล่วงหน้าอย่างน้อย 1 วันเต็มๆ ในวาระต้องระบุให้ชัดเจนว่า
หัวข้อที่จะคุยคืออะไร? (ไม่ต้องเยิ่นเย้อ)
เป้าหมายของการประชุมคืออะไร? (อยากได้อะไรจากการประชุมครั้งนี้)
ข้อมูลที่ควรอ่านมาก่อนมีอะไรบ้าง? (ถ้ามี ให้แนบไปเลย)
ใครควรเข้าร่วมบ้าง? (สำคัญมาก)
เวลาเริ่มและเวลาจบ (เป๊ะๆ ห้ามเกิน)
ถ้าคุณส่งวาระไปแล้ว ไม่มีใครอ่าน หรืออ่านไม่เข้าใจ ก็ไม่ต้องเริ่มประชุมครับ ให้เวลากลับไปอ่านใหม่ หรือปรับวาระให้กระชับขึ้นกว่าเดิม เพราะถ้าเริ่มต้นด้วยความไม่พร้อม ก็เหมือนพายเรือในอ่างครับ
2. "เวลาคือเงินทอง ใช้ให้คุ้ม" (Strict Timeboxing)
ประชุม 1 ชั่วโมง ไม่ได้แปลว่าคุณต้องคุยกัน 1 ชั่วโมงเต็มนะครับ! บ่อยครั้งที่เราเจอการประชุมที่เริ่มช้าบ้าง คุยออกนอกเรื่องบ้าง จนเวลางานหายไปเยอะแยะ
เคล็ดลับคือ ตั้งเวลาประชุมให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้
15 นาที สำหรับเรื่องแจ้งข้อมูล อัปเดตงานสั้นๆ
30 นาที สำหรับหารือเพื่อตัดสินใจ หรือระดมสมองแบบเจาะจง
ไม่เกิน 45 นาที สำหรับเรื่องที่ซับซ้อนจริงๆ และต้องมีคนคอยคุมเวลาอย่างเข้มงวด
ถ้าถึงเวลาแล้วยังคุยไม่จบ? ไม่ต้องห่วงครับ ให้สรุปประเด็นหลักที่ได้ แล้วตั้งเป็น Action Item หรือนัดคุยแบบตัวต่อตัวสำหรับคนที่เกี่ยวข้องจริงๆ ครับ รับรองว่าได้ผลชะงัด! ผมเองเคยลองใช้เทคนิค "ยืนประชุม" คือทุกคนต้องยืนคุยกันครับ บอกเลยว่าได้ผลโคตรดี! ไม่มีใครอยากยืนคุยนานๆ หรอกครับ พอเมื่อยก็รีบจบเรื่องเองแหละ (ฮา)
3. "คนใช่เท่านั้นที่ได้ไปต่อ" (Invite Only the Essentials)
ถ้าการประชุมมีคนเยอะเกินไป ลองนึกภาพดูสิครับ จะเกิดอะไรขึ้น? คุยกันวุ่นวายบ้าง มีคนที่ไม่เกี่ยวข้องนั่งฟังเฉยๆ บ้าง แล้วก็กินเวลาไปฟรีๆ
กฎของผมคือ เชิญเฉพาะคนที่ "จำเป็นต้องตัดสินใจ" หรือ "มีส่วนร่วมโดยตรง" เท่านั้นครับ
ถ้าใครอยากรู้เรื่อง ให้ส่งสรุปการประชุมให้เขาอ่านทีหลัง หรือถ้าเป็นผู้บริหารที่แค่อยากรับทราบ ให้เขาอ่านวาระล่วงหน้า ถ้ามีคำถามค่อยส่งมาถามคนที่เกี่ยวข้องโดยตรงครับ แค่นี้คนในห้องก็จะลดลงไปเยอะ และทุกคนที่อยู่ก็มีส่วนร่วมจริงๆ ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพขึ้นเยอะเลยครับ
4. "จดทุกอย่าง อย่าให้หลุด" (Capture Every Action)
ปัญหาคลาสสิกหลังประชุมคือ "ใครต้องทำอะไร เมื่อไหร่?" ถ้าไม่มีการจดบันทึกและสรุปที่ดี ทุกอย่างก็สูญเปล่าครับ
ในทุกการประชุมต้องมี
ผู้ดำเนินรายการ (Facilitator) คอยคุมให้อยู่ในวาระ คุมเวลา
ผู้จดบันทึก (Note Taker) จดประเด็นสำคัญ การตัดสินใจ และที่สำคัญที่สุดคือ Action Item
Action Item ต้องระบุให้ชัดเจนว่า
อะไรคือสิ่งที่ต้องทำ? (What)
ใครคือผู้รับผิดชอบ? (Who)
เมื่อไหร่คือวันส่งมอบ? (When)
พอจบประชุมปุ๊บ ให้รีบส่งสรุปและ Action Item ให้ทุกคนภายใน 1-2 ชั่วโมงทันทีครับ เพื่อให้ทุกคนเห็นตรงกันและไม่ลืมสิ่งที่ต้องทำ
5. "งดใช้อุปกรณ์ ให้สมองทำงาน" (No Distractions Policy)
จริงจังนะครับ! ผมเชื่อว่าหลายคนเคยแอบไถฟีดโซเชียล หรือเช็คอีเมลในห้องประชุมใช่ไหมล่ะครับ? (ไม่ต้องหรอก ผมก็เคย ฮ่าๆ) แต่มันคือตัวบ่อนทำลายสมาธิและประสิทธิภาพของการประชุมเลยครับ
ตั้งกฎไปเลยครับว่า
วางโทรศัพท์คว่ำหน้าลง
ปิดโน้ตบุ๊ก (ยกเว้นผู้จดบันทึก)
เมื่อทุกคนจดจ่ออยู่กับการประชุมจริงๆ สมองก็จะทำงานเต็มที่ การตัดสินใจก็จะเร็วขึ้น และปัญหาต่างๆ ก็จะได้รับการแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพครับ
ลองเอาไปปรับใช้กันดูนะครับเพื่อนๆ ผมรับรองเลยว่าชีวิตการทำงานของคุณจะดีขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ ได้เวลาคืนกลับมาเยอะแยะ แถมผลงานก็ดีขึ้นจนเจ้านายต้องสงสัยว่าไปกินอะไรมา (ฮา) ถ้าได้ผลยังไงกลับมาเล่าให้ฟังบ้างนะครับ ผมอยากฟังมากๆ เลย
ไว้มีเคล็ดลับดีๆ อีก ผมจะเอามาแชร์อีกแน่นอนครับ