สวัสดีครับเพื่อนๆ ชาวพันทิปทุกคน! วันนี้ผมมีเรื่องเด็ดที่หลายคนมองข้าม แต่โคตรสำคัญจะมาเล่าให้ฟังครับ นั่นก็คือ "เทคนิคการจดโน้ตการประชุม" ครับ!
ผมรู้เลยว่าหลายคนคงเคยเจอสถานการณ์แบบนี้ใช่ไหมครับ? เข้าประชุมไปนั่งจดๆๆๆ พอประชุมเลิก มานั่งอ่านอีกที "นี่ฉันจดอะไรไปเนี่ย?" หรือ "สรุปได้อะไรจากประชุมนี้วะเนี่ย?" อ่านวนไปวนมาก็ยังงงเป็นไก่ตาแตกอยู่ดีใช่ไหมครับ
หมดปัญหาพวกนั้นไปได้เลยครับ! เพราะวันนี้ผมจะมาเปิดเผยเคล็ดลับระดับโปร ที่จะเปลี่ยนคุณให้เป็นเทพเจ้าแห่งการจดโน้ต ที่สรุปได้สั้น กระชับ และโคตรเข้าใจง่าย จนเพื่อนร่วมงานต้องอิจฉาและอยากให้คุณช่วยจดโน้ตแทนเลยครับ!
เอาล่ะครับ ไม่พูดพร่ำทำเพลงแล้ว เรามาเริ่มกันเลยดีกว่าครับ!
1. ก่อนรบต้องรู้เขา รู้เราครับ (เตรียมตัวก่อนการประชุม)
อันนี้สำคัญมากๆ เลยครับ! อย่ารอไปจดเอาหน้างานอย่างเดียวครับ ก่อนประชุมทุกครั้ง ให้หา Agenda หรือวาระการประชุมมาก่อนครับ แล้วอ่านให้เข้าใจว่าวันนี้จะคุยเรื่องอะไรบ้าง มีวัตถุประสงค์อะไรครับ
พอรู้แล้ว คุณจะพอเดาได้ว่าประเด็นสำคัญอยู่ตรงไหน ใครจะเป็นคนพูดเรื่องอะไรบ้างครับ การเตรียมตัวแบบนี้เหมือนมีแผนที่นำทาง ทำให้คุณจดโน้ตได้ตรงจุดและไม่หลงประเด็นครับ! ไม่ใช่ไปนั่งจดทุกคำพูดที่ได้ยินนะครับ อันนั้นไม่ใช่การจดโน้ตครับ อันนั้นมันคือการถอดเทป! ซึ่งเราไม่ได้ต้องการแบบนั้นครับ!
2. จับประเด็นให้ได้ครับ (5W1H คือเพื่อนแท้ของคุณ!)
ระหว่างประชุม สิ่งที่คุณต้องโฟกัสคือ "สาระสำคัญ" ครับ ไม่ใช่ทุกๆ ตัวอักษรที่คนพูดครับ!
ให้คิดถึงหลัก 5W1H เอาไว้ในหัวเลยครับ
What สรุปว่ามีการพูดถึงเรื่องอะไรบ้าง ประเด็นหลักคืออะไรครับ?
Why ทำไมถึงต้องมีเรื่องนี้? วัตถุประสงค์คืออะไรครับ?
Who ใครรับผิดชอบอะไร? ใครต้องทำอะไรบ้าง? ใครเป็นคนตัดสินใจครับ?
When ต้องทำเมื่อไหร่? Deadline คือวันไหน? วันประชุมครั้งต่อไปคือเมื่อไหร่ครับ?
Where ต้องทำที่ไหน? ข้อมูลอ้างอิงอยู่ตรงไหนครับ?
How จะทำยังไง? ขั้นตอนปฏิบัติเป็นยังไงครับ?
จดเฉพาะสิ่งที่ตอบคำถามเหล่านี้ครับ จะทำให้โน้ตของคุณกระชับและมีคุณค่ามากที่สุดครับ!
3. จัดระเบียบการจด (ใช้โครงสร้างให้เป็นประโยชน์ครับ!)
การจดแบบมั่วซั่วจะทำให้คุณงงเองครับ ควรมีโครงสร้างในการจดโน้ตครับ
ใช้ Bullet Point และ Numbering แทนที่จะจดเป็นย่อหน้ายาวๆ ให้ใช้หัวข้อและ Bullet Point หรือ Numbering แบ่งข้อมูลให้เป็นส่วนๆ ครับ อ่านง่ายกว่าเยอะครับ
ใช้สัญลักษณ์และตัวย่อ คิดสัญลักษณ์ส่วนตัวของคุณขึ้นมาเลยครับ เช่น รูปดาว (★) สำหรับประเด็นสำคัญ, รูปธง (🚩) สำหรับสิ่งที่ต้องทำ, รูปเครื่องหมายคำถาม (?) สำหรับข้อสงสัยที่ต้องตามต่อครับ หรือตัวย่อเช่น "AI" สำหรับ Action Item, "D" สำหรับ Decision ครับ
แบ่งคอลัมน์ชัดเจน ถ้าจดในคอมพิวเตอร์ หรือสมุดที่มีเส้น ผมแนะนำให้แบ่งเป็น 3 คอลัมน์ง่ายๆ ครับ ประเด็น (Topic), สิ่งที่ตัดสินใจ/ข้อสรุป (Decision/Summary), ผู้รับผิดชอบ/สิ่งที่ต้องทำ/กำหนดส่ง (Owner/Action Item/Deadline) ครับ
4. แยกประเภทข้อมูล (อันไหนคือข้อสรุป อันไหนคือสิ่งที่ต้องทำ)
เวลาประชุม มันจะมีทั้งการคุยกัน การระดมสมอง และการสรุปผลครับ สิ่งที่คุณต้องจดให้ชัดเจนคือ
Discussion Point (DP) ประเด็นที่คุยกัน ยังไม่สรุป
Decision (D) ข้อสรุปหรือการตัดสินใจที่ได้จากการประชุม
Action Item (AI) สิ่งที่ต้องทำ ใครทำ ทำเมื่อไหร่
การแยกประเภทแบบนี้จะทำให้คุณและเพื่อนร่วมงานรู้ทันทีว่าประชุมนี้ได้อะไรไปบ้าง และใครต้องไปทำอะไรต่อครับ ไม่ต้องมานั่งตีความกันอีกรอบให้เสียเวลาครับ!
5. สรุปทันทีหลังประชุม (ไฟกำลังร้อน รีบเผาเหล็ก!)
พอประชุมเสร็จปุ๊บ อย่าเพิ่งปล่อยผ่านครับ! ใช้เวลาสัก 5-10 นาที (หรืออาจจะมากกว่านั้น ขึ้นอยู่กับความยาวของประชุม) ทบทวนโน้ตของคุณครับ
เติมสิ่งที่ขาด มีตรงไหนที่ยังไม่สมบูรณ์ หรือลืมจดไปบ้างไหมครับ?
แก้ไขให้ชัดเจน ตรงไหนที่จดเร็วๆ แล้วอ่านยาก หรือคำพูดกำกวม ให้รีบแก้ไขให้ชัดเจนครับ
จัดรูปแบบให้สวยงาม ถ้าจะส่งให้คนอื่นอ่าน ก็จัดรูปแบบให้ดูเป็นระเบียบครับ
ขั้นตอนนี้สำคัญมากนะครับ เพราะสมองเราจะยังจำเรื่องราวทั้งหมดได้ดีที่สุดหลังการประชุมไม่นานครับ ถ้าทิ้งไว้นานๆ รับรองว่าลืมไปเยอะแน่นอนครับ แล้วคุณจะต้องมานั่งรื้อฟื้นความทรงจำ ซึ่งมันยากกว่าเยอะครับ!
เห็นไหมครับ ไม่ได้ยากเลยใช่ไหมครับ? เทคนิคเหล่านี้ดูเหมือนเล็กๆ น้อยๆ แต่ถ้าคุณเอาไปปรับใช้ รับรองว่าคุณจะกลายเป็นนักจดโน้ตมืออาชีพ ที่ทุกคนต้องทึ่งในความสามารถครับ! ประหยัดเวลา ลดความสับสน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้คุณและทีมได้อย่างมหาศาลเลยครับ!
ลองเอาไปปรับใช้ดูนะครับ แล้วคุณจะเห็นความแตกต่างอย่างชัดเจนเลยครับ! แล้วถ้ามีเทคนิคอะไรเจ๋งๆ อีก ผมจะเอามาเล่าให้ฟังอีกแน่นอนครับ!
วันนี้ไปก่อนนะครับ! หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับทุกคนนะครับ! สวัสดีครับ!
เคล็ดลับขั้นเทพ! จดโน้ตประชุมยังไงให้สั้น กระชับ เข้าใจง่าย ไม่ต้องเสียเวลาอ่านซ้ำเป็นสิบรอบ!
ผมรู้เลยว่าหลายคนคงเคยเจอสถานการณ์แบบนี้ใช่ไหมครับ? เข้าประชุมไปนั่งจดๆๆๆ พอประชุมเลิก มานั่งอ่านอีกที "นี่ฉันจดอะไรไปเนี่ย?" หรือ "สรุปได้อะไรจากประชุมนี้วะเนี่ย?" อ่านวนไปวนมาก็ยังงงเป็นไก่ตาแตกอยู่ดีใช่ไหมครับ
หมดปัญหาพวกนั้นไปได้เลยครับ! เพราะวันนี้ผมจะมาเปิดเผยเคล็ดลับระดับโปร ที่จะเปลี่ยนคุณให้เป็นเทพเจ้าแห่งการจดโน้ต ที่สรุปได้สั้น กระชับ และโคตรเข้าใจง่าย จนเพื่อนร่วมงานต้องอิจฉาและอยากให้คุณช่วยจดโน้ตแทนเลยครับ!
เอาล่ะครับ ไม่พูดพร่ำทำเพลงแล้ว เรามาเริ่มกันเลยดีกว่าครับ!
1. ก่อนรบต้องรู้เขา รู้เราครับ (เตรียมตัวก่อนการประชุม)
อันนี้สำคัญมากๆ เลยครับ! อย่ารอไปจดเอาหน้างานอย่างเดียวครับ ก่อนประชุมทุกครั้ง ให้หา Agenda หรือวาระการประชุมมาก่อนครับ แล้วอ่านให้เข้าใจว่าวันนี้จะคุยเรื่องอะไรบ้าง มีวัตถุประสงค์อะไรครับ
พอรู้แล้ว คุณจะพอเดาได้ว่าประเด็นสำคัญอยู่ตรงไหน ใครจะเป็นคนพูดเรื่องอะไรบ้างครับ การเตรียมตัวแบบนี้เหมือนมีแผนที่นำทาง ทำให้คุณจดโน้ตได้ตรงจุดและไม่หลงประเด็นครับ! ไม่ใช่ไปนั่งจดทุกคำพูดที่ได้ยินนะครับ อันนั้นไม่ใช่การจดโน้ตครับ อันนั้นมันคือการถอดเทป! ซึ่งเราไม่ได้ต้องการแบบนั้นครับ!
2. จับประเด็นให้ได้ครับ (5W1H คือเพื่อนแท้ของคุณ!)
ระหว่างประชุม สิ่งที่คุณต้องโฟกัสคือ "สาระสำคัญ" ครับ ไม่ใช่ทุกๆ ตัวอักษรที่คนพูดครับ!
ให้คิดถึงหลัก 5W1H เอาไว้ในหัวเลยครับ
What สรุปว่ามีการพูดถึงเรื่องอะไรบ้าง ประเด็นหลักคืออะไรครับ?
Why ทำไมถึงต้องมีเรื่องนี้? วัตถุประสงค์คืออะไรครับ?
Who ใครรับผิดชอบอะไร? ใครต้องทำอะไรบ้าง? ใครเป็นคนตัดสินใจครับ?
When ต้องทำเมื่อไหร่? Deadline คือวันไหน? วันประชุมครั้งต่อไปคือเมื่อไหร่ครับ?
Where ต้องทำที่ไหน? ข้อมูลอ้างอิงอยู่ตรงไหนครับ?
How จะทำยังไง? ขั้นตอนปฏิบัติเป็นยังไงครับ?
จดเฉพาะสิ่งที่ตอบคำถามเหล่านี้ครับ จะทำให้โน้ตของคุณกระชับและมีคุณค่ามากที่สุดครับ!
3. จัดระเบียบการจด (ใช้โครงสร้างให้เป็นประโยชน์ครับ!)
การจดแบบมั่วซั่วจะทำให้คุณงงเองครับ ควรมีโครงสร้างในการจดโน้ตครับ
ใช้ Bullet Point และ Numbering แทนที่จะจดเป็นย่อหน้ายาวๆ ให้ใช้หัวข้อและ Bullet Point หรือ Numbering แบ่งข้อมูลให้เป็นส่วนๆ ครับ อ่านง่ายกว่าเยอะครับ
ใช้สัญลักษณ์และตัวย่อ คิดสัญลักษณ์ส่วนตัวของคุณขึ้นมาเลยครับ เช่น รูปดาว (★) สำหรับประเด็นสำคัญ, รูปธง (🚩) สำหรับสิ่งที่ต้องทำ, รูปเครื่องหมายคำถาม (?) สำหรับข้อสงสัยที่ต้องตามต่อครับ หรือตัวย่อเช่น "AI" สำหรับ Action Item, "D" สำหรับ Decision ครับ
แบ่งคอลัมน์ชัดเจน ถ้าจดในคอมพิวเตอร์ หรือสมุดที่มีเส้น ผมแนะนำให้แบ่งเป็น 3 คอลัมน์ง่ายๆ ครับ ประเด็น (Topic), สิ่งที่ตัดสินใจ/ข้อสรุป (Decision/Summary), ผู้รับผิดชอบ/สิ่งที่ต้องทำ/กำหนดส่ง (Owner/Action Item/Deadline) ครับ
4. แยกประเภทข้อมูล (อันไหนคือข้อสรุป อันไหนคือสิ่งที่ต้องทำ)
เวลาประชุม มันจะมีทั้งการคุยกัน การระดมสมอง และการสรุปผลครับ สิ่งที่คุณต้องจดให้ชัดเจนคือ
Discussion Point (DP) ประเด็นที่คุยกัน ยังไม่สรุป
Decision (D) ข้อสรุปหรือการตัดสินใจที่ได้จากการประชุม
Action Item (AI) สิ่งที่ต้องทำ ใครทำ ทำเมื่อไหร่
การแยกประเภทแบบนี้จะทำให้คุณและเพื่อนร่วมงานรู้ทันทีว่าประชุมนี้ได้อะไรไปบ้าง และใครต้องไปทำอะไรต่อครับ ไม่ต้องมานั่งตีความกันอีกรอบให้เสียเวลาครับ!
5. สรุปทันทีหลังประชุม (ไฟกำลังร้อน รีบเผาเหล็ก!)
พอประชุมเสร็จปุ๊บ อย่าเพิ่งปล่อยผ่านครับ! ใช้เวลาสัก 5-10 นาที (หรืออาจจะมากกว่านั้น ขึ้นอยู่กับความยาวของประชุม) ทบทวนโน้ตของคุณครับ
เติมสิ่งที่ขาด มีตรงไหนที่ยังไม่สมบูรณ์ หรือลืมจดไปบ้างไหมครับ?
แก้ไขให้ชัดเจน ตรงไหนที่จดเร็วๆ แล้วอ่านยาก หรือคำพูดกำกวม ให้รีบแก้ไขให้ชัดเจนครับ
จัดรูปแบบให้สวยงาม ถ้าจะส่งให้คนอื่นอ่าน ก็จัดรูปแบบให้ดูเป็นระเบียบครับ
ขั้นตอนนี้สำคัญมากนะครับ เพราะสมองเราจะยังจำเรื่องราวทั้งหมดได้ดีที่สุดหลังการประชุมไม่นานครับ ถ้าทิ้งไว้นานๆ รับรองว่าลืมไปเยอะแน่นอนครับ แล้วคุณจะต้องมานั่งรื้อฟื้นความทรงจำ ซึ่งมันยากกว่าเยอะครับ!
เห็นไหมครับ ไม่ได้ยากเลยใช่ไหมครับ? เทคนิคเหล่านี้ดูเหมือนเล็กๆ น้อยๆ แต่ถ้าคุณเอาไปปรับใช้ รับรองว่าคุณจะกลายเป็นนักจดโน้ตมืออาชีพ ที่ทุกคนต้องทึ่งในความสามารถครับ! ประหยัดเวลา ลดความสับสน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้คุณและทีมได้อย่างมหาศาลเลยครับ!
ลองเอาไปปรับใช้ดูนะครับ แล้วคุณจะเห็นความแตกต่างอย่างชัดเจนเลยครับ! แล้วถ้ามีเทคนิคอะไรเจ๋งๆ อีก ผมจะเอามาเล่าให้ฟังอีกแน่นอนครับ!
วันนี้ไปก่อนนะครับ! หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับทุกคนนะครับ! สวัสดีครับ!