นักบัญชีช่วยหน่อยครับ

spare part (computer) ซื้อมาโดยระบุแผนก  ที่  1 ไว้ก่อน (แผนกมี 5 แผนกหากซื้อครบทุกแผนก จะต้องเสียค่าใช้จ่ายเยอะ)   
แล้วค่อยเปลี่ยนแผนกตอน  เอาไปเปลี่ยนตามแผนกจริงทำให้ไม่สะดวก มีหลง มีลืมบ่อย 

เรามีวิธีการจัดการเรื่องนี้  ได้อย่างไรบ้างครับ