เนื่องจากการแพร่กระจายเชื้อไวรัส COVID-19 ทำให้หลายองค์กรใช้มาตรการ Work from Home หรือการทำงานที่บ้านกันไปบ้างแล้ว แต่ก็มีอีกหลายองค์กรที่ยังไม่ได้นำมาตรการนี้ไปปรับใช้ วันนี้ JobThai Tips เลยนำคำแนะนำดี ๆ เพื่อเตรียมตัว Work from Home มาฝากกัน
ส่วนเพื่อน ๆ ที่ทำงานแบบ Work from Home กันแล้ว สามารถเข้าไปอ่านกระทู้แนะนำวิธีการทำงานที่บ้านให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ที่กระทู้ :
หนี COVID-19 มา Work from Home แต่ทำงานไม่มีประสิทธิภาพทำไงดี ?
การเตรียมตัวสำหรับการ Work from Home
เตรียมพร้อมสำหรับการทำงาน
เมื่อทำงานที่บ้านเราก็ไม่สามารถเดินไปถามพี่ที่นั่งอยู่ข้าง ๆ หรืออัปเดตงานได้สะดวกเหมือนเดิม คนที่เป็นหัวหน้าต้องวางแผนการอัปเดตงานของแต่ละคนในทีม ว่าจะใช้วิธีไหนให้เกิดประสิทธิภาพดีที่สุดในขณะที่แต่ละคนต่างทำงานอยู่ไกลกัน ซึ่งก็มีหลายแอปพลิเคชันที่ทำมาเพื่อให้เราอัปเดตงานกันแบบ Online ได้ อย่าง Trello, Asana, Google Calendar หรือ Microsoft Teams
อีกส่วนที่ต้องคุยกับทีมให้ชัดเจนว่าจะทำงานแบบไหนคือเวลาการทำงาน
ทำแบบ Office Hours : 9 โมงเริ่มงาน 6 โมงเย็นเลิก พักเที่ยง 1 ชั่วโมง จะต้องติดต่อได้ตลอดเวลาทำงาน
ทำแบบ Flexible Hours: สามารถทำงานเวลาไหนของวันก็ได้ แต่จะมีการกำหนด Deadline ของแต่ละงานว่าต้องส่งเมื่อไหร่แทน
ต่อมาตั้งการวัดผลตัวงานชั่วคราว (กรณีที่ทำได้) ขึ้นมาแทนก่อน อย่างเช่นการเข้าประชุมแบบ Video Conference ว่าแต่ละคนมาเข้าประชุมได้ตรงเวลา และงานที่มอบหมายไปนั้นสามารถทำเสร็จตรงตามเวลาและมีประสิทธิภาพตามเป้าหมายมากแค่ไหน
เตรียมพร้อมเรื่องการสื่อสาร
ต้องเตรียมพร้อมช่องทางในการประชุม อย่าง Video Conference หรือการแชร์หน้าจอเพื่อพรีเซนต์งาน ซึ่งก็มีแอปพลิเคชันการประชุมอย่าง Zoom และ Microsoft Teams ที่สามารถทำทั้ง 2 อย่างในแอปพลิเคชันเดียวได้เลย จากนั้นอย่าลืมนัดเวลาสำหรับการประชุมให้ชัดเจน เพื่อความพร้อมในการเตรียมตัว หากคนในทีมมีจำนวนมากแทนที่จะนัดประชุมทุกคนพร้อมกัน ก็เลือกให้ Team Leader มาประชุมแล้วค่อยแบ่งงานไปให้ลูกทีมที่เขารับผิดชอบแทนจะง่ายกว่า อีกเรื่องที่ควรทำคือสร้าง Emergency Call Tree ให้รู้ว่าเวลาเกิดเรื่องหรือมีปัญหา ใครต้องโทรบอกใคร เช่น น้องจูเนียร์ ต้องโทรแจ้ง Team Leader แล้ว Team Leader แจ้งให้ Manager ทราบต่อ เมื่อเวลาเกิดปัญหาขึ้นมาจริง ๆ จะได้ไม่ฉุกละหุก เกิดความวุ่นวาย หรือกลายเป็นสื่อสารผิดคน ซึ่งอาจทำให้เสียเวลา และไม่ควรใช้การสื่อสารหลายช่องทาง เช่น ไปใช้ใน Line บ้าง Facebook Messenger บ้าง เพราะอาจจะทำให้การสื่อสารผิดพลาดและไม่ตรงตามเป้าหมาย
เตรียมอุปกรณ์การทำงานให้พร้อม
เมื่อคนทำงานที่มีอุปกรณ์การทำงานอยู่บนโต๊ะตัวเองตลอด เมื่อต้องย้ายของเพื่อมาทำงานที่บ้าน บางคนไม่รู้ว่าต้องเอาอะไรกลับไปบ้าง ทำให้กวาดทุกสิ่งทุกอย่างกลับมาด้วย ซึ่งจริง ๆ แล้ว เราสามารถจัดลำดับความสำคัญและความจำเป็น ว่าของชิ้นไหนเราไม่ต้องแบกกลับมาก็ได้ มาเช็กลิสต์ง่าย ๆ กัน
- อุปกรณ์ที่ไม่มีแล้วจะไม่สามารถทำงานได้ เช่น แล็ปท็อปและสายชาร์จ ไฟล์สำคัญทั้งหลาย (ที่สามารถนำออกจากบริษัทได้) ก็อย่าลืมแบ็กอัปลงคลาวด์ไว้ จะได้ไม่ต้องมาวุ่นหาทีหลังหรือเสียเวลาเดินทางไปที่ออฟฟิศเพื่อไปเอาไฟล์สำคัญนี้ หากเรามีสมุดโน้ตจดงานส่วนตัวก็อย่าลืมนำกลับมาด้วยล่ะ
- อุปกรณ์เสริมที่มีไว้ก็ดีแต่ไม่มีก็ทำงานได้ เช่น เมาส์, เครื่องเขียนจุกจิกต่าง ๆ หรืออุปกรณ์อื่นที่เรามีอยู่ในบ้านอยู่แล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องแบกกลับมาด้วย หรือถ้าเราใช้แล็ปท็อป เมาส์ก็สามารถตัดออกไปได้เลย
เตรียมสถานที่ทำงานอยู่บ้านให้พร้อม
จัดสถานที่ทำงาน (ในบ้าน) ให้เหมาะสมและพร้อมสำหรับการทำงาน อาจจะเป็นมุมโปรด มุมข้างหน้าต่าง หรือมุมระเบียง เมื่อล้าจากงานจะได้มองออกไปข้างนอกเพื่อพักสายตาสักหน่อย จัดโต๊ะทำงานที่อยู่ในสัดส่วนที่พอเหมาะกับสรีระและสามารถนั่งทำงานได้สบาย อีกเรื่องสำคัญคือ อย่าลืมเช็ก Internet ของที่พักเราให้พร้อม เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาเวลาต้องประชุมหรือทำงาน Online และทำให้เกิดความล่าช้า
สิ่งสำคัญก็คือทุกคนควรมี Mindset เดียวกัน ว่าการ Work from Home คือการทำงานที่บ้าน ไม่ใช่วันหยุดพักร้อนที่แต่ละคนจะอยู่นอกการควบคุมหรือทำอะไรก็ได้ และการทำงานแบบ Work from Home จะไม่เกิดประสิทธิภาพเลยถ้าขาด “การไว้ใจกัน” เพราะการไว้ใจกันเป็นอีกเรื่องสำคัญในการทำงานในสถานการณ์แบบนี้ เราต้องเชื่อว่าทุกคนนั้นสามารถรับผิดชอบหน้าที่ของแต่ละคนได้โดยไม่ต้องเฝ้าดูตลอดเวลา ซึ่งหากหัวหน้ากดดันทีมมากเกินไป จนทำให้ทีมรู้สึกไม่ดีอยู่ตลอดเวลา ก็จะทำให้การ Engage กับงาน และประสิทธิภาพการทำงานน้อยลงตามไปด้วย
ให้พนักงานเตรียม Work from Home ต้องทำยังไงบ้าง?
ส่วนเพื่อน ๆ ที่ทำงานแบบ Work from Home กันแล้ว สามารถเข้าไปอ่านกระทู้แนะนำวิธีการทำงานที่บ้านให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ที่กระทู้ :
หนี COVID-19 มา Work from Home แต่ทำงานไม่มีประสิทธิภาพทำไงดี ?
การเตรียมตัวสำหรับการ Work from Home
เตรียมพร้อมสำหรับการทำงาน
เมื่อทำงานที่บ้านเราก็ไม่สามารถเดินไปถามพี่ที่นั่งอยู่ข้าง ๆ หรืออัปเดตงานได้สะดวกเหมือนเดิม คนที่เป็นหัวหน้าต้องวางแผนการอัปเดตงานของแต่ละคนในทีม ว่าจะใช้วิธีไหนให้เกิดประสิทธิภาพดีที่สุดในขณะที่แต่ละคนต่างทำงานอยู่ไกลกัน ซึ่งก็มีหลายแอปพลิเคชันที่ทำมาเพื่อให้เราอัปเดตงานกันแบบ Online ได้ อย่าง Trello, Asana, Google Calendar หรือ Microsoft Teams
อีกส่วนที่ต้องคุยกับทีมให้ชัดเจนว่าจะทำงานแบบไหนคือเวลาการทำงาน
ทำแบบ Office Hours : 9 โมงเริ่มงาน 6 โมงเย็นเลิก พักเที่ยง 1 ชั่วโมง จะต้องติดต่อได้ตลอดเวลาทำงาน
ทำแบบ Flexible Hours: สามารถทำงานเวลาไหนของวันก็ได้ แต่จะมีการกำหนด Deadline ของแต่ละงานว่าต้องส่งเมื่อไหร่แทน
ต่อมาตั้งการวัดผลตัวงานชั่วคราว (กรณีที่ทำได้) ขึ้นมาแทนก่อน อย่างเช่นการเข้าประชุมแบบ Video Conference ว่าแต่ละคนมาเข้าประชุมได้ตรงเวลา และงานที่มอบหมายไปนั้นสามารถทำเสร็จตรงตามเวลาและมีประสิทธิภาพตามเป้าหมายมากแค่ไหน
เตรียมพร้อมเรื่องการสื่อสาร
ต้องเตรียมพร้อมช่องทางในการประชุม อย่าง Video Conference หรือการแชร์หน้าจอเพื่อพรีเซนต์งาน ซึ่งก็มีแอปพลิเคชันการประชุมอย่าง Zoom และ Microsoft Teams ที่สามารถทำทั้ง 2 อย่างในแอปพลิเคชันเดียวได้เลย จากนั้นอย่าลืมนัดเวลาสำหรับการประชุมให้ชัดเจน เพื่อความพร้อมในการเตรียมตัว หากคนในทีมมีจำนวนมากแทนที่จะนัดประชุมทุกคนพร้อมกัน ก็เลือกให้ Team Leader มาประชุมแล้วค่อยแบ่งงานไปให้ลูกทีมที่เขารับผิดชอบแทนจะง่ายกว่า อีกเรื่องที่ควรทำคือสร้าง Emergency Call Tree ให้รู้ว่าเวลาเกิดเรื่องหรือมีปัญหา ใครต้องโทรบอกใคร เช่น น้องจูเนียร์ ต้องโทรแจ้ง Team Leader แล้ว Team Leader แจ้งให้ Manager ทราบต่อ เมื่อเวลาเกิดปัญหาขึ้นมาจริง ๆ จะได้ไม่ฉุกละหุก เกิดความวุ่นวาย หรือกลายเป็นสื่อสารผิดคน ซึ่งอาจทำให้เสียเวลา และไม่ควรใช้การสื่อสารหลายช่องทาง เช่น ไปใช้ใน Line บ้าง Facebook Messenger บ้าง เพราะอาจจะทำให้การสื่อสารผิดพลาดและไม่ตรงตามเป้าหมาย
เตรียมอุปกรณ์การทำงานให้พร้อม
เมื่อคนทำงานที่มีอุปกรณ์การทำงานอยู่บนโต๊ะตัวเองตลอด เมื่อต้องย้ายของเพื่อมาทำงานที่บ้าน บางคนไม่รู้ว่าต้องเอาอะไรกลับไปบ้าง ทำให้กวาดทุกสิ่งทุกอย่างกลับมาด้วย ซึ่งจริง ๆ แล้ว เราสามารถจัดลำดับความสำคัญและความจำเป็น ว่าของชิ้นไหนเราไม่ต้องแบกกลับมาก็ได้ มาเช็กลิสต์ง่าย ๆ กัน
- อุปกรณ์ที่ไม่มีแล้วจะไม่สามารถทำงานได้ เช่น แล็ปท็อปและสายชาร์จ ไฟล์สำคัญทั้งหลาย (ที่สามารถนำออกจากบริษัทได้) ก็อย่าลืมแบ็กอัปลงคลาวด์ไว้ จะได้ไม่ต้องมาวุ่นหาทีหลังหรือเสียเวลาเดินทางไปที่ออฟฟิศเพื่อไปเอาไฟล์สำคัญนี้ หากเรามีสมุดโน้ตจดงานส่วนตัวก็อย่าลืมนำกลับมาด้วยล่ะ
- อุปกรณ์เสริมที่มีไว้ก็ดีแต่ไม่มีก็ทำงานได้ เช่น เมาส์, เครื่องเขียนจุกจิกต่าง ๆ หรืออุปกรณ์อื่นที่เรามีอยู่ในบ้านอยู่แล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องแบกกลับมาด้วย หรือถ้าเราใช้แล็ปท็อป เมาส์ก็สามารถตัดออกไปได้เลย
เตรียมสถานที่ทำงานอยู่บ้านให้พร้อม
จัดสถานที่ทำงาน (ในบ้าน) ให้เหมาะสมและพร้อมสำหรับการทำงาน อาจจะเป็นมุมโปรด มุมข้างหน้าต่าง หรือมุมระเบียง เมื่อล้าจากงานจะได้มองออกไปข้างนอกเพื่อพักสายตาสักหน่อย จัดโต๊ะทำงานที่อยู่ในสัดส่วนที่พอเหมาะกับสรีระและสามารถนั่งทำงานได้สบาย อีกเรื่องสำคัญคือ อย่าลืมเช็ก Internet ของที่พักเราให้พร้อม เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาเวลาต้องประชุมหรือทำงาน Online และทำให้เกิดความล่าช้า
สิ่งสำคัญก็คือทุกคนควรมี Mindset เดียวกัน ว่าการ Work from Home คือการทำงานที่บ้าน ไม่ใช่วันหยุดพักร้อนที่แต่ละคนจะอยู่นอกการควบคุมหรือทำอะไรก็ได้ และการทำงานแบบ Work from Home จะไม่เกิดประสิทธิภาพเลยถ้าขาด “การไว้ใจกัน” เพราะการไว้ใจกันเป็นอีกเรื่องสำคัญในการทำงานในสถานการณ์แบบนี้ เราต้องเชื่อว่าทุกคนนั้นสามารถรับผิดชอบหน้าที่ของแต่ละคนได้โดยไม่ต้องเฝ้าดูตลอดเวลา ซึ่งหากหัวหน้ากดดันทีมมากเกินไป จนทำให้ทีมรู้สึกไม่ดีอยู่ตลอดเวลา ก็จะทำให้การ Engage กับงาน และประสิทธิภาพการทำงานน้อยลงตามไปด้วย