เข้าห้องประชุมแบบงง ๆ แต่ออกมาแบบงงกว่าเดิมใครเคยเป็นบ้าง?

ทำความเข้าใจเนื้อหาก่อนการประชุม 
ก่อนเข้าประชุมให้ทำความเข้าใจว่าเนื้อหาของการประชุมนี้คืออะไร ทำไมถึงต้องเกิดการประชุมนี้ขึ้นมา 
โดยแยกหัวข้อดังนี้ 

- จุดประสงค์ของการประชุมคืออะไร  
อัปเดตงาน, เกิดปัญหาที่ต้องแก้ไข, ต้องการความคิดเห็น หรือเป็นการประชาสัมพันธ์ที่ทุกฝ่ายต้องทราบ 

- เนื้อหาในการประชุม 
อัปเดตงานที่ต้องทำประจำสัปดาห์ให้ทีมทราบว่าแต่ละคนติดขัดตรงไหนหรือไม่ เพราะอะไร, อัปเดตแผนงานในอนาคต หรือหาวิธีแก้ปัญหาที่กำลังเกิดขึ้น ถ้าเป็นการประชาสัมพันธ์ก็จะต้องดูว่าเรื่องนี้เราต้องไปทำอะไรต่อหรือเปล่า เมื่อรู้จุดประสงค์ก็จะรู้ว่าจุดที่เราต้องโฟกัสในการประชุมนี้คืออะไร 

- ผลลัพธ์ที่ต้องการ 
หัวข้อนี้ต้องชัดเจนอย่างมาก เพื่อการประชุมจะได้ไม่ประชุมนานเกินไปจนหลงทางหรือลงประเด็น ผลลัพธ์อาจจะเป็นการได้ไอเดียในการแก้ไขปัญหา หรือเพื่อมอบหมายงานใหม่ ๆ ที่แต่ละคนต้องรับผิดชอบ 
 
จำไม่หมด จดไว้ไม่เสียหาย 
ในการประชุมอาจจะมีเรื่องมากมาย การฟังแล้วสรุปประเด็นสำคัญแล้วจด ช่วยทำให้เราเข้าใจมากขึ้นได้ เมื่อประชุมเสร็จเราอาจจะนำสิ่งที่เราจดไว้มาทบทวนอีกครั้งหรือส่งต่อให้ทีมได้อีกด้วย  
 
สรุปใจความสำคัญรวมถึงทีมที่ต้องร่วมโปรเจกต์ 
ก่อนที่จะเดินออกจากห้องประชุมไป เพื่อให้ทีมเข้าใจตรงกัน เห็นเป้าหมายเดียวกัน และไม่พลาดสิ่งที่ต้องทำอย่าลืมทบทวนอีกครั้งว่าเกิดอะไรขึ้นในการประชุมครั้งนี้บ้าง การตัดสินใจ แนวทางการแก้ไขปัญหา หรือสิ่งที่ต้องไปหาข้อสรุปเพิ่มเติม เพราะเราอาจจะเข้าใจผิด หรือทีมอาจเป็นฝ่ายเข้าใจผิด วิธีนี้ก็จะทำให้ทุก ๆ คนได้ทบทวนข้อสรุปกันอีกครั้ง 
  
อย่าลืมกำหนดเวลาส่งและคอยอัปเดตอยู่เสมอ 
เราควรประเมินให้ได้ว่างานจากการประชุมนี้จะทำเสร็จเมื่อไหร่ มีความเป็นไปได้มากน้อยแค่ไหน และอย่าลืมว่าอาจจะมีปัญหาอื่น ๆ ตามมาและอาจกินเวลาไปเกินจากเวลาที่เราประเมินไว้อีกพอสมควร ซึ่งถ้าคิดว่ามีรายละเอียดเยอะก็อาจจะต้องหาเวลาพูดคุยส่วนตัวกันภายหลัง หรืออัปเดตกับหัวหน้าอีกครั้งในการประชุมครั้งถัดไป