เรื่องคัดรายชื่อคนงานต่างด้าวของบริษัทจาก ตม.ท้องถิ่น สามารถทำได้หรือไม่ จำกัดระยะเวลาหรือไม่

สวัสดีค่ะ มีคำถามตามชื่อเรื่องเลย "คัดรายชื่อคนงานต่างด้าวของบริษัทจาก กรมฯ สามารถทำได้หรือไม่ จำกัดระยะเวลาหรือไม่"
คือเราได้ไปทำเรื่องขอคัดรายงานคนงานต่างด้าวของระบบจาก กรมฯที่นึง ปกติก็ไปทุกเดือน เดือนละ 1 ครั้ง เพราะแรงงานไม่ค่อยนิ่ง บางคนหนี บางทีเราทำเรื่องแจ้งออก แต่ชื่อยังอยู่ในระบบ แล้วอีกอย่าง ช่วงนี้จะมีนายจ้างโทรมาประจำว่า ให้แจ้งออกคนงาน คนนี้ให้ที ถ้าเราคัดรายชื่อในทะเบียนจะมีสถานะว่า รอนายจ้างแจ้งออก ทางเราก็จะดำเนินการตรวจสอบว่า คนงานคนนี้ออกจากเราไปจริงหรือไม่ ออกเนื่องจากอะไร ถึงจะทำเรื่องแจ้งออกให้ อะไรประมาณนี้ค่ะ
(งานของเราจะอยู่เป็นจุดๆ ทำให้ไม่ทราบสถานะคนงานแบบ real time จะมีการจัดทำรายงานเดือนละครั้ง เพื่อเช็คข้อมูลของแต่ละจุด กับของมูลของทางกรมฯ ทำให้ต้องไปทำการคัดรายชื่อทุกเดือน) 

ที่นี้ เดือนหลังๆ ทางเจ้าหน้าเหมือนจะไม่ค่อยอยากทำให้ มีอารมณ์ทุกครั้ง ล่าสุดฝากข้อความกลับมาว่า
"ไม่ต้องไปทุกเดือนนะคะ ถ้ามีคนงานออกเช็คจากชุดนี้ได้เลย ข้อมูลนี้คือต่างด้าวที่มีข้อมูลอยู่"
ซึ่งเวลาเราไปแจ้งออก บางทีไปคัดรายชื่อใหม่ในเดือนถัดไป ก็ยังมีรายชื่ออยู่ก็เคยมี (คือจริงๆแล้วก็อยากทราบข้อมูลตรงนี้ด้วยว่า ได้มีการตัดออกจากระบบแล้วหรือยัง)

เราอยากรู้ว่า ความจริงแล้ว มันเป็นเรื่องที่ยากลำบาคมากใช่มั๊ย ที่ต้องไปคัดรายชื่อจากกรม ทุกเดือน มันเป็นวิธีที่ไม่ถูกต้องใช่หรือไม่ ถ้าใช้จะได้ทางวิธีการจัดการกับข้อมูลนี้"
ขอบคุณล่วงหน้าเลยสำหรับคำตอบค่ะ