เลขานุการ ของหลายๆคนต้องทำอะไรกันบ้างคะ มาแชร์กันหน่อย

ขึ้นอยู่กับการวางตัวของเจ้านายแต่ละคนค่ะ ว่าเขาจะมีเส้นแบ่งการทำงานแค่ไหน
ปัจจุบันทำงานเป็นเลขามา 3 ปีกว่า หน้าที่หลักๆ คือ

1. การจัดตารางนัด - ทั้งส่วนตัว เช่น นัดหมอ นัดเลี้ยงรุ่น และงาน ลงตาราง รับนัด/ปฏิเสธ ส่วนนี้จะยากเพราะหลายครั้งมีความต้องการเวลานัดเดียวกัน เราก็อาจจะต้องพิจารณาสอบถามข้อมมูลและให้นายเขาตัดสินใจว่าจะไปหรือไม่ไป และต้องคอยประสานคนขับรถว่าวันนี้นายจะไปไหนบ้าง พรุ่งนี้จะไปไหนบ้าง
2. จัดเก็บเอกสารสำคัญ - ต้องมีหมด สำเนาบัตร ทะเบียนบ้าน พาสปอร์ต (รวมทั้งของคนในครอบครัวนายด้วย) สำหรับจองตั๋วเครื่องบิน นัดทำวีซ่า และจิปาถะ
3. จองตั๋วเครื่องบินและที่พัก - ทั้งเรื่องงานและส่วนตัว แผนการเดินทางส่วนใหญ่พนักงานที่รับผิดชอบเคสเขาจะทำ แต่เรามีหน้าที่จำ จำว่าต้องบินเมืองไหน ต่อเมืองไหน ประชุมเมื่อไหร พัก รร. อะไร ถ้านายถามจะได้ตอบได้
4. ซื้อ-หาของขวัญให้ลูกค้า - ตามแต่นายจะสั่ง (ข้อนี้ดีเพราะได้เอาเวลางานไปเดินห้าง)
5. จัดประชุม นัดหมายประชุม ทำรายงานประชุม - อันนี้เป็นส่วนน้อย ถ้าเป็นประชุมส่วนกลางที่ไม่มีใครว่างรับผิดชอบบางครั้งจะให้เราช่วยจัดให้
6. ต่อสายโทรศัพท์ในและนอก - ประสานงานติดต่อแผนกอื่น ติดต่อลูกค้า นายไม่จำเบอร์ค่ะ เราต้องจำแทนนาย โดยเฉพาะเบอร์ต่อภายในออฟฟิสต้องจำให้แม่นเขาเรียกหาจะได้กดได้ทันที
7. เช็คข่าว - หุ้น ทอง กองทุนรวม ถ้ามีตัวไหนสนใจนายจะซื้อก็ติดต่อทำรายการซื้อ (อันนี้นายจะให้ password ไว้เลย)
8. ดูแลเอกสารต่างๆ ที่จะให้ลงนาม - จัดลำดับความสำคัญอันไหนด่วน อันไหนไม่ด่วน เช็คตัวสะกด และรูปแบบให้ตรงตามระเบียบเอกสาร
9. เบิกค่าใช้จ่ายต่างๆ - เบี้ยเลี้ยงไปตปท. ค่าโทรศัพท์ ค่าน้ำมัน ฯลฯ
10. อื่นๆ แล้วแต่จะสั่ง บางครั้งก็จะมีซื้อข้าวให้บ้างเพราะมีประชุมติดกันเขาไม่สะดวกลงไปทานเอง ซื้อของออนไลน์ให้

โดยเรามีหน้าที่อื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้อง เช่น
เบิกของ - กระดาษ ปากกา หมึกพิมพ์ เครื่องใช้สนง.ทั่วไป
รับเรื่องและเป็นตัวกลางในการประสานงานระหว่างคนนอกแผนกและในแผนก งานต่างๆ หลายครั้งคนนอกแผนกไม่รู้ว่าใครรับผิดชอบโทรตามเลขาก่อน
รับรองแขก - บางทีลูกค้ามาติดต่อ เราจะทำหน้าที่ลงไปรับแขกขึ้นมาห้องประชุม แจ้งแม่บ้านจัดเตรียมน้ำ ชา กาแฟ ระหว่างที่นายและพี่ๆ เตรียมตัวเข้าประชุม

ขอบอกว่าถ้าใครชอบการทำงานหลากหลาย มีความท้าทาย ใช้ทักษะด้านการสื่อสารเยอะๆ แนะนำอาชีพนี้
ส่วนใครที่ชอบทำงานเงียบๆ และอาจจะทนแรงกดดันไม่ได้ ผ่านเลยค่ะ
ทำงานนี้บางทีสูดหายใจวันละหลายที จบสัปดาห์บางทีแทบจะอยากหนีขึ้นดอย ไม่อยากพบปะผู้คนก็มี แต่โดยรวมเรารู้สึกลงตัวกับอาชีพนี้
ปล. ใครว่าเป็นเลขาแล้วไม่ก้าวหน้า - ใช่ค่ะ เราไม่ก้าวหน้าในฐานะที่ไม่มีทางเปลี่ยนไปเป็นตำแหน่งอื่นนอกจาก เลขา
แต่เราเองได้เห็นและใกล้ชิดวิธีการทำงานของผู้บริหารอย่างใกล้ชิด บอกเลยว่าอยู่ตำแหน่งนี้บารมีแก่กล้ามากค่ะคนเกรงใจเยอะ