ใช้ note book บริษัท แล้วตั้ง pass word เองได้ไหม

เมื่อวานนี้เข้าประชุม แล้ว ผจก.แจ้งว่า พนักงานที่ใช้ note book ของบริษัทฯ ให้แจ้ง password ให้ จนท.ฝ่าย IT ได้ทราบรหัส
...เพื่อจะเข้าสุ่มตรวจการลงโปรแกรมละเมิดลิขสิทธิ์
....เราสงสัยว่า การสุ่มตรวจ ควรจะมาตอน user อยู่หน้าเครื่องด้วยไหมคะ หรือ แอบมาเมื่อไหร่ก็ได้ เรากลัวว่าข้อมูลงานของเรา จะโดนดูดไปด้วยค่ะ
....และไฟล์ต่าง ๆ ที่เป็นงานวิจัย ที่เก็บไว้ใน ระบบคลาวด์ บางทีเรา login ไว้ เพื่อดึงข้อมูลมาทำงาน บางครั้งไม่อยู่หน้าเครื่อง ก็มีเผลอเรอ ไม่ได้ logout ออก เลยตั้งรหัสnotebookไว้ และตั้ง sleep เวลาไม่อยู่หน้าเครื่องค่ะ
....อยากทราบแนวทางของ IT ที่บริษัทฯ อื่นค่ะ
หรือพอจะมีวิธีป้องกันการขโมยข้อมูล จากการรู้ password ยังไงบ้างคะ