ขอความช่วยเหลือเรื่องจดหมายธุรกิจภาษาอังกฤษ

ขอความช่วยเหลือเรื่องจดหมายธุรกิจภาษาอังกฤษค่ะ

เรื่องคือ
บริษัทคู่ค้าของเราขายอะไหล่จากเครื่องจักรเก่าของเขาให้เรา ของส่งจากตปท.ได้มาครบเรียบร้อยแล้ว แต่ทางผู้บริหารมีความเห็นว่า
"เงินจำนวนไม่มาก ไม่น่าจะต้องไปเสียค่าโอน ค่าอัตราแลกเปลี่ยน ไหนๆเขาก็ต้องโอนค่าสินค้าให้เราทุกๆเดือนอยู่แล้ว ก็ขอให้เขาหักหนี้กันไป เขาก็โอนเงินให้เราน้อยลง เราก็ไม่ต้องเสียค่าโอนไปด้วย"

จะเขียนแจ้งคู่ค้าอย่างไรดีคะ