การขอเปลี่ยนนามสกุลบุตร

วันนี้พาลูกไปขอเปลี่ยนนามสกุลมาใช้ของแม่ ลูกสาวอายุ 15 ปี ค่ะ มีใบหย่าและหนังสือบันทึกว่าให้บุตรอยู่ในความดูแลของมารดา เรียบร้อยค่ะ    แต่ปลัดไม่อนุญาตให้เปลี่ยนนามสกุลค่ะ บอกว่าต้องให้บิดามาเซ็นต์ยินยอมด้วย เพราะในบันทึกไม่ได้ระบุว่าบิดาอนุญาตให้เปลี่ยนนามสกุล  ทั้งๆ ที่ผู้เป็นบิดาหายสาบสูญไปนานแล้ว  ตัวลูกเองก็อยากเปลี่ยนนามสกุล แต่ก็ต้องรอจนกว่าจะครบ 20 ปี  เคยอ่านกระทู้หลายกระทู้ทางเน็ต  เขาบอกว่าถ้ามีบันทึกว่าบุตรอยู่ในความดูแลของมารดา มารดาก็สามารถแจ้งเปลี่ยนได้ โดยไม่ต้องขอความยินยอมจากบิดาตอนนี้เลยไม่เข้าใจค่ะว่า  บันทึกที่ทำไว้ว่าบุตรอยู่ในความดูแลของมารดา  มีความหมายอะไร  สามารถใช้ทำอะไรได้บ้าง หรือเป็นเพียงเศษกระดาษธรรมดาๆ เพียงแผ่นเดียวเท่านั้น  เลยอยากขอให้ผู้รู้ช่วยตอบให้กระจ่างด้วยค่ะว่า ที่ถูกต้องจริงๆ เป็นอย่างไร