เทคนิคเขียนรายงานการประชุมจากไฟล์เสียง ให้เสร็จในวันเดียว

ปัญหาของคนจดรายงานการประชุมส่วนใหญ่ไม่ใช่การพิมพ์ แต่คือการฟังไฟล์ 3 ชั่วโมงซ้ำไปมาเพื่อหาว่าใครพูดอะไรตรงไหน รวบรวมวิธีที่ช่วยได้ไว้ตรงนี้ครับ

1. ตัดสินใจก่อนว่าต้องการรายงานแบบไหน
- แบบคำต่อคำ: ใช้กับประชุมที่ต้องอ้างอิงทางกฎหมาย
- แบบย่อ: สรุปความเห็นของแต่ละคน ใช้บ่อยที่สุด
- แบบมติ: บันทึกเฉพาะมติกับผู้รับผิดชอบ
รู้ตั้งแต่แรกว่าทำแบบไหน จะไม่ต้องฟังทุกวินาที

2. ทำเป็นข้อความก่อน แล้วค่อยเรียบเรียง
- อ่านเร็วกว่าฟังหลายเท่า ใช้ Ctrl+F หาคำว่า "มติ" "เห็นชอบ" "มอบหมาย" ได้ทันที
- จะพิมพ์เอง จ้างคนถอด หรือใช้โปรแกรมถอดเสียงก็ได้ ขอให้ได้ข้อความออกมาก่อน

3. แบ่งตามวาระ
- แบ่งข้อความตามวาระก่อน แล้วสรุปทีละวาระ จะไม่หลง
- ถ้าตอนประชุมจดเวลาเปลี่ยนวาระไว้ เช่น "วาระ 3 เริ่ม 10:40" จะแบ่งได้เร็วมาก

4. เช็คชื่อกับตัวเลขจากเอกสารประกอบการประชุม
- ชื่อโครงการ งบประมาณ เลขที่หนังสือ ให้คัดจากเอกสาร อย่าเชื่อจากที่ได้ยิน

5. ส่งร่างให้ประธานดูก่อนเวียน
- ทำเป็นนิสัย จะลดการแก้ย้อนหลังได้มาก

6. ใช้แม่แบบเดิมทุกครั้ง
- หัวรายงาน ผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม เริ่มประชุมเวลา วาระ ปิดประชุมเวลา ผู้จดรายงาน ผู้ตรวจรายงาน
- พอแม่แบบนิ่ง ครั้งต่อไปเติมแค่เนื้อหา

คนที่จดรายงานประจำ มีเทคนิคอะไรอีก แชร์กันได้ครับ โดยเฉพาะประชุมที่คนพูดแทรกกันเยอะ ๆ