สวัสดีครับเพื่อนๆ นักธุรกิจออนไลน์ และพ่อค้าแม่ขายทุกท่านที่กำลังง่วนอยู่กับการตอบแชทลูกค้าครับ!
ผมเข้าใจเลยว่าบางทีชีวิตมันก็เหนื่อยๆ อยากจะพักบ้าง แต่แชทลูกค้าก็เด้งไม่หยุดเลยใช่ไหมครับ? โดยเฉพาะคำถามยอดฮิตตลอดกาลอย่าง "ของพร้อมส่งไหมคะ?", "ราคาเท่าไหร่ครับ?", "เปิดกี่โมงคะ?" โอ้โห ตอบจนมือหงิก นิ้วล็อกกันเลยทีเดียวครับ บอกเลยว่าผมเองก็เคยผ่านจุดนั้นมาแล้วครับ ยิ่งถ้าเป็นช่วงพีคๆ นะ อยากจะเอาโทรศัพท์ขว้างทิ้งเหมือนกันครับ (ล้อเล่นนะครับ)
แต่วันนี้ผมมีไม้เด็ดที่จะมาบอกต่อครับ เป็นตัวช่วยที่จะทำให้ชีวิตการตอบแชทของเพื่อนๆ ง่ายขึ้นเยอะมากๆ แถมยังช่วยให้ลูกค้าได้คำตอบทันที ไม่ต้องรอนานจนหงุดหงิดหนีไปหาคู่แข่งด้วยครับ นั่นก็คือ "Auto-Responder" หรือข้อความตอบกลับอัตโนมัตินั่นเองครับ!
Auto-Responder คืออะไรเหรอครับ? มันก็เหมือนกับเรามีเลขาฯ ส่วนตัวที่คอยตอบคำถามพื้นฐานให้ลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันเลยครับ ไม่ว่าคุณจะนอนหลับ, ไปเที่ยว, หรือกำลังทำธุระสำคัญอยู่ เจ้าสิ่งนี้ก็จะทำงานแทนคุณแบบไม่มีบ่น ไม่มีความเหนื่อยเลยแม้แต่น้อยครับ เจ๋งไหมล่ะครับ!
ทำไมเราถึงควรใช้ Auto-Responder ใน Line OA ล่ะครับ?
1. ประหยัดเวลาและแรงงาน ไม่ต้องเสียเวลามานั่งตอบคำถามเดิมๆ ซ้ำๆ อีกต่อไปครับ คุณจะได้เอาเวลาไปโฟกัสกับเรื่องสำคัญอื่นๆ เช่น การพัฒนาสินค้า หรือการตลาดครับ
2. ตอบได้ทันใจลูกค้า ลูกค้าไม่ต้องรอนาน ไม่ว่าจะเป็นวันหยุดหรือกลางดึก ข้อความก็เด้งไปหาทันทีครับ สร้างความประทับใจได้ดีมากๆ เลยครับ
3. บริการลูกค้าสม่ำเสมอ ทุกคนจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นมาตรฐานเดียวกันครับ ไม่ต้องกลัวว่าบางทีตอบผิดๆ ถูกๆ หรือตอบไม่ครบอีกแล้วครับ
4. เพิ่มยอดขายทางอ้อม ลูกค้าที่ได้รับข้อมูลรวดเร็ว มีแนวโน้มที่จะตัดสินใจซื้อได้ง่ายขึ้นครับ เพราะเขารู้สึกว่าธุรกิจของเรามีความเป็นมืออาชีพและใส่ใจครับ
ฟังดูแล้วน่าสนใจใช่ไหมล่ะครับ? เอาล่ะ ถ้าพร้อมแล้ว เรามาดูวิธีสร้าง Auto-Responder ตัวช่วยสุดอัจฉริยะนี้กันเลยดีกว่าครับ ทำตามทีละขั้นตอนง่ายๆ ผมรับรองว่าเพื่อนๆ ทำได้แน่นอนครับ!
ขั้นตอนการสร้าง Auto-Responder ใน Line Official Account ครับ
1. เข้าสู่ระบบ Line Official Account Manager ครับ
เริ่มแรกเลยนะครับ ให้เพื่อนๆ เข้าสู่ระบบ Line Official Account Manager ผ่านคอมพิวเตอร์ หรือมือถือก็ได้ครับ (แนะนำให้ใช้คอมพิวเตอร์จะดูง่ายกว่าครับ)
ไปที่ manager.line.biz แล้วล็อกอินด้วยบัญชี Line ของเราได้เลยครับ
2. ไปที่เมนู "แชท" (Chat) หรือ "ข้อความตอบกลับ" (Messaging tools) ครับ
พอเข้ามาหน้าหลักแล้ว ให้มองหาเมนูทางซ้ายมือครับ จะเห็นคำว่า "แชท" หรือบางทีก็เป็น "เครื่องมือข้อความ" หรือ "Messaging tools" นะครับ คลิกเข้าไปเลยครับ
3. เลือก "ข้อความตอบกลับอัตโนมัติ" (Auto-response messages) ครับ
พอคลิกเมนูแชทแล้วนะครับ จะมีเมนูย่อยๆ โผล่ขึ้นมาอีกครับ ให้เราหาคำว่า "ข้อความตอบกลับอัตโนมัติ" หรือ "Auto-response messages" แล้วคลิกเลยครับ
4. สร้างข้อความใหม่ครับ
เมื่อเข้ามาในหน้าข้อความตอบกลับอัตโนมัติแล้วนะครับ เราจะเห็นปุ่ม "สร้างใหม่" หรือ "Create new message" ครับ กดเข้าไปเลย!
5. ตั้งค่าชื่อและช่วงเวลาครับ
ขั้นแรกเลย ให้ตั้งชื่อข้อความตอบกลับนี้ครับ (อันนี้ไว้ให้เราจำเองนะครับ ลูกค้าไม่เห็นครับ) เช่น "ตอบคำถามราคา" หรือ "ตอบเวลาทำการ" ครับ
จากนั้นก็ตั้งค่าช่วงเวลาการแสดงข้อความครับ ว่าจะให้ตอบตลอด 24 ชั่วโมง หรือจะกำหนดช่วงเวลาที่ต้องการครับ เช่น ช่วงที่เราไม่อยู่หน้าร้านจริงๆ ครับ
6. กำหนด "คีย์เวิร์ด" (Keyword) ครับ
อันนี้สำคัญมากๆ เลยครับ ให้เราใส่คำที่ลูกค้ามักจะพิมพ์เข้ามาถามครับ เช่น ถ้าเราอยากให้ระบบตอบเรื่องราคา ให้ใส่คีย์เวิร์ดเช่น "ราคา", "กี่บาท", "price" เป็นต้นครับ
สามารถใส่ได้หลายคำเลยนะครับ ยิ่งใส่ครอบคลุมเท่าไหร่ โอกาสที่ระบบจะตอบอัตโนมัติก็ยิ่งมากขึ้นครับ
7. เขียน "ข้อความตอบกลับ" ของเราครับ
ถึงเวลาที่เราจะร่ายมนตร์แล้วครับ! พิมพ์ข้อความที่เราต้องการให้ระบบตอบกลับไปหาลูกค้าเลยครับ แนะนำให้เขียนให้กระชับ ชัดเจน และเป็นมิตรครับ
ตัวอย่างเช่น "สวัสดีครับ/ค่ะ สินค้า [ชื่อสินค้า] ราคา [ระบุราคา] บาทครับ/ค่ะ ถ้าสนใจสั่งซื้อ สามารถแจ้งรายละเอียดได้เลยนะครับ/คะ ยินดีให้บริการครับ/ค่ะ"
เราสามารถใส่รูปภาพ หรือวิดีโอประกอบได้ด้วยนะครับ เพื่อให้ข้อความน่าสนใจมากยิ่งขึ้นครับ!
8. ตรวจสอบและบันทึกครับ
เมื่อเขียนข้อความเสร็จเรียบร้อยแล้วนะครับ ให้ลองอ่านทบทวนดูอีกครั้ง เพื่อความถูกต้องและครบถ้วนครับ
จากนั้นก็กด "บันทึก" (Save) ได้เลยครับ! เท่านี้ Auto-Responder ของคุณก็พร้อมทำงานแล้วครับ!
เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับ Auto-Responder ฉบับเซียนครับ
เขียนให้เหมือนคนตอบ พยายามใช้ภาษาที่เป็นธรรมชาติ ไม่แข็งทื่อจนเกินไปครับ ลูกค้าจะได้ไม่รู้สึกเหมือนคุยกับหุ่นยนต์ครับ
ครอบคลุมคำถามหลักๆ ลองลิสต์คำถามยอดฮิต 5-10 อันดับแรกที่ลูกค้ามักจะถามบ่อยๆ แล้วมาสร้าง Auto-Responder เพื่อตอบคำถามเหล่านั้นครับ
ทดสอบก่อนใช้งานจริง พอสร้างเสร็จแล้ว ลองส่งคำถามด้วยบัญชี Line ส่วนตัวของคุณเองดูครับ ว่าระบบตอบกลับได้ถูกต้องตามที่เราตั้งใจไว้ไหมครับ
อัปเดตข้อมูลอยู่เสมอ หากมีโปรโมชั่นใหม่ๆ หรือมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลสินค้า อย่าลืมเข้าไปอัปเดตข้อความใน Auto-Responder ของเราด้วยนะครับ
เป็นไงบ้างครับเพื่อนๆ ไม่ยากเลยใช่ไหมครับ? การสร้าง Auto-Responder ไม่ได้มีแค่ช่วยประหยัดเวลาเราเท่านั้นนะครับ แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดูแลลูกค้า สร้างความประทับใจ และทำให้ธุรกิจของเราดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นด้วยครับ
ผมบอกเลยว่าแค่มีเจ้า Auto-Responder ตัวนี้เนี่ย ชีวิตการทำธุรกิจออนไลน์ของคุณจะสบายขึ้นเยอะเลยครับ เหมือนมีผู้ช่วยส่วนตัวที่ทำงานแทนเราตลอด 24 ชั่วโมงจริงๆ ครับ!
หวังว่าทริคดีๆ วันนี้จะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆ ทุกคนนะครับ ถ้ามีคำถามอะไรเพิ่มเติม หรืออยากให้ผมแชร์เรื่องอะไรอีก ก็คอมเมนต์บอกกันมาได้เลยนะครับ ผมยินดีตอบเสมอครับ! ไว้เจอกันใหม่บทความหน้าครับ!
ปั้น Line OA ให้เทพ: สร้าง Auto-Responder ตอบลูกค้า 24 ชม. เหมือนมีเลขาฯ ส่วนตัวครับ!
ผมเข้าใจเลยว่าบางทีชีวิตมันก็เหนื่อยๆ อยากจะพักบ้าง แต่แชทลูกค้าก็เด้งไม่หยุดเลยใช่ไหมครับ? โดยเฉพาะคำถามยอดฮิตตลอดกาลอย่าง "ของพร้อมส่งไหมคะ?", "ราคาเท่าไหร่ครับ?", "เปิดกี่โมงคะ?" โอ้โห ตอบจนมือหงิก นิ้วล็อกกันเลยทีเดียวครับ บอกเลยว่าผมเองก็เคยผ่านจุดนั้นมาแล้วครับ ยิ่งถ้าเป็นช่วงพีคๆ นะ อยากจะเอาโทรศัพท์ขว้างทิ้งเหมือนกันครับ (ล้อเล่นนะครับ)
แต่วันนี้ผมมีไม้เด็ดที่จะมาบอกต่อครับ เป็นตัวช่วยที่จะทำให้ชีวิตการตอบแชทของเพื่อนๆ ง่ายขึ้นเยอะมากๆ แถมยังช่วยให้ลูกค้าได้คำตอบทันที ไม่ต้องรอนานจนหงุดหงิดหนีไปหาคู่แข่งด้วยครับ นั่นก็คือ "Auto-Responder" หรือข้อความตอบกลับอัตโนมัตินั่นเองครับ!
Auto-Responder คืออะไรเหรอครับ? มันก็เหมือนกับเรามีเลขาฯ ส่วนตัวที่คอยตอบคำถามพื้นฐานให้ลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันเลยครับ ไม่ว่าคุณจะนอนหลับ, ไปเที่ยว, หรือกำลังทำธุระสำคัญอยู่ เจ้าสิ่งนี้ก็จะทำงานแทนคุณแบบไม่มีบ่น ไม่มีความเหนื่อยเลยแม้แต่น้อยครับ เจ๋งไหมล่ะครับ!
ทำไมเราถึงควรใช้ Auto-Responder ใน Line OA ล่ะครับ?
1. ประหยัดเวลาและแรงงาน ไม่ต้องเสียเวลามานั่งตอบคำถามเดิมๆ ซ้ำๆ อีกต่อไปครับ คุณจะได้เอาเวลาไปโฟกัสกับเรื่องสำคัญอื่นๆ เช่น การพัฒนาสินค้า หรือการตลาดครับ
2. ตอบได้ทันใจลูกค้า ลูกค้าไม่ต้องรอนาน ไม่ว่าจะเป็นวันหยุดหรือกลางดึก ข้อความก็เด้งไปหาทันทีครับ สร้างความประทับใจได้ดีมากๆ เลยครับ
3. บริการลูกค้าสม่ำเสมอ ทุกคนจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นมาตรฐานเดียวกันครับ ไม่ต้องกลัวว่าบางทีตอบผิดๆ ถูกๆ หรือตอบไม่ครบอีกแล้วครับ
4. เพิ่มยอดขายทางอ้อม ลูกค้าที่ได้รับข้อมูลรวดเร็ว มีแนวโน้มที่จะตัดสินใจซื้อได้ง่ายขึ้นครับ เพราะเขารู้สึกว่าธุรกิจของเรามีความเป็นมืออาชีพและใส่ใจครับ
ฟังดูแล้วน่าสนใจใช่ไหมล่ะครับ? เอาล่ะ ถ้าพร้อมแล้ว เรามาดูวิธีสร้าง Auto-Responder ตัวช่วยสุดอัจฉริยะนี้กันเลยดีกว่าครับ ทำตามทีละขั้นตอนง่ายๆ ผมรับรองว่าเพื่อนๆ ทำได้แน่นอนครับ!
ขั้นตอนการสร้าง Auto-Responder ใน Line Official Account ครับ
1. เข้าสู่ระบบ Line Official Account Manager ครับ
เริ่มแรกเลยนะครับ ให้เพื่อนๆ เข้าสู่ระบบ Line Official Account Manager ผ่านคอมพิวเตอร์ หรือมือถือก็ได้ครับ (แนะนำให้ใช้คอมพิวเตอร์จะดูง่ายกว่าครับ)
ไปที่ manager.line.biz แล้วล็อกอินด้วยบัญชี Line ของเราได้เลยครับ
2. ไปที่เมนู "แชท" (Chat) หรือ "ข้อความตอบกลับ" (Messaging tools) ครับ
พอเข้ามาหน้าหลักแล้ว ให้มองหาเมนูทางซ้ายมือครับ จะเห็นคำว่า "แชท" หรือบางทีก็เป็น "เครื่องมือข้อความ" หรือ "Messaging tools" นะครับ คลิกเข้าไปเลยครับ
3. เลือก "ข้อความตอบกลับอัตโนมัติ" (Auto-response messages) ครับ
พอคลิกเมนูแชทแล้วนะครับ จะมีเมนูย่อยๆ โผล่ขึ้นมาอีกครับ ให้เราหาคำว่า "ข้อความตอบกลับอัตโนมัติ" หรือ "Auto-response messages" แล้วคลิกเลยครับ
4. สร้างข้อความใหม่ครับ
เมื่อเข้ามาในหน้าข้อความตอบกลับอัตโนมัติแล้วนะครับ เราจะเห็นปุ่ม "สร้างใหม่" หรือ "Create new message" ครับ กดเข้าไปเลย!
5. ตั้งค่าชื่อและช่วงเวลาครับ
ขั้นแรกเลย ให้ตั้งชื่อข้อความตอบกลับนี้ครับ (อันนี้ไว้ให้เราจำเองนะครับ ลูกค้าไม่เห็นครับ) เช่น "ตอบคำถามราคา" หรือ "ตอบเวลาทำการ" ครับ
จากนั้นก็ตั้งค่าช่วงเวลาการแสดงข้อความครับ ว่าจะให้ตอบตลอด 24 ชั่วโมง หรือจะกำหนดช่วงเวลาที่ต้องการครับ เช่น ช่วงที่เราไม่อยู่หน้าร้านจริงๆ ครับ
6. กำหนด "คีย์เวิร์ด" (Keyword) ครับ
อันนี้สำคัญมากๆ เลยครับ ให้เราใส่คำที่ลูกค้ามักจะพิมพ์เข้ามาถามครับ เช่น ถ้าเราอยากให้ระบบตอบเรื่องราคา ให้ใส่คีย์เวิร์ดเช่น "ราคา", "กี่บาท", "price" เป็นต้นครับ
สามารถใส่ได้หลายคำเลยนะครับ ยิ่งใส่ครอบคลุมเท่าไหร่ โอกาสที่ระบบจะตอบอัตโนมัติก็ยิ่งมากขึ้นครับ
7. เขียน "ข้อความตอบกลับ" ของเราครับ
ถึงเวลาที่เราจะร่ายมนตร์แล้วครับ! พิมพ์ข้อความที่เราต้องการให้ระบบตอบกลับไปหาลูกค้าเลยครับ แนะนำให้เขียนให้กระชับ ชัดเจน และเป็นมิตรครับ
ตัวอย่างเช่น "สวัสดีครับ/ค่ะ สินค้า [ชื่อสินค้า] ราคา [ระบุราคา] บาทครับ/ค่ะ ถ้าสนใจสั่งซื้อ สามารถแจ้งรายละเอียดได้เลยนะครับ/คะ ยินดีให้บริการครับ/ค่ะ"
เราสามารถใส่รูปภาพ หรือวิดีโอประกอบได้ด้วยนะครับ เพื่อให้ข้อความน่าสนใจมากยิ่งขึ้นครับ!
8. ตรวจสอบและบันทึกครับ
เมื่อเขียนข้อความเสร็จเรียบร้อยแล้วนะครับ ให้ลองอ่านทบทวนดูอีกครั้ง เพื่อความถูกต้องและครบถ้วนครับ
จากนั้นก็กด "บันทึก" (Save) ได้เลยครับ! เท่านี้ Auto-Responder ของคุณก็พร้อมทำงานแล้วครับ!
เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับ Auto-Responder ฉบับเซียนครับ
เขียนให้เหมือนคนตอบ พยายามใช้ภาษาที่เป็นธรรมชาติ ไม่แข็งทื่อจนเกินไปครับ ลูกค้าจะได้ไม่รู้สึกเหมือนคุยกับหุ่นยนต์ครับ
ครอบคลุมคำถามหลักๆ ลองลิสต์คำถามยอดฮิต 5-10 อันดับแรกที่ลูกค้ามักจะถามบ่อยๆ แล้วมาสร้าง Auto-Responder เพื่อตอบคำถามเหล่านั้นครับ
ทดสอบก่อนใช้งานจริง พอสร้างเสร็จแล้ว ลองส่งคำถามด้วยบัญชี Line ส่วนตัวของคุณเองดูครับ ว่าระบบตอบกลับได้ถูกต้องตามที่เราตั้งใจไว้ไหมครับ
อัปเดตข้อมูลอยู่เสมอ หากมีโปรโมชั่นใหม่ๆ หรือมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลสินค้า อย่าลืมเข้าไปอัปเดตข้อความใน Auto-Responder ของเราด้วยนะครับ
เป็นไงบ้างครับเพื่อนๆ ไม่ยากเลยใช่ไหมครับ? การสร้าง Auto-Responder ไม่ได้มีแค่ช่วยประหยัดเวลาเราเท่านั้นนะครับ แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดูแลลูกค้า สร้างความประทับใจ และทำให้ธุรกิจของเราดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นด้วยครับ
ผมบอกเลยว่าแค่มีเจ้า Auto-Responder ตัวนี้เนี่ย ชีวิตการทำธุรกิจออนไลน์ของคุณจะสบายขึ้นเยอะเลยครับ เหมือนมีผู้ช่วยส่วนตัวที่ทำงานแทนเราตลอด 24 ชั่วโมงจริงๆ ครับ!
หวังว่าทริคดีๆ วันนี้จะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆ ทุกคนนะครับ ถ้ามีคำถามอะไรเพิ่มเติม หรืออยากให้ผมแชร์เรื่องอะไรอีก ก็คอมเมนต์บอกกันมาได้เลยนะครับ ผมยินดีตอบเสมอครับ! ไว้เจอกันใหม่บทความหน้าครับ!