สวัสดีครับเพื่อนๆ ชาวพันทิปที่รักทุกท่าน! วันนี้ผมมีเรื่องเด็ดๆ ที่จะมาเล่าสู่กันฟัง ซึ่งผมเชื่อว่ามันจะช่วยพลิกโฉมการทำงาน การใช้ชีวิตของหลายๆ คนไปได้เลย จากที่เคยต้องวุ่นวายกับการปริ้นท์เอกสาร เซ็น สแกน แล้วส่งกลับ (บางทีก็หมึกหมด บางทีก็เครื่องสแกนพัง ชีวิตมันช่างเป็นเรื่องตลกขมๆ) วันนี้เราจะมาคุยกันเรื่อง "E-signature" หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กันครับ
คุณเคยไหมครับ? กำลังจะปิดดีลสำคัญ หรือต้องส่งเอกสารด่วน แต่ติดอยู่ที่ว่า "ต้องเซ็น!" แล้วคุณดันอยู่ต่างจังหวัดบ้าง ต่างประเทศบ้าง หรือแม้กระทั่งอยู่บ้านแต่เครื่องปริ้นท์ดันงอแงไม่เป็นใจ ทีนี้แหละครับ ชีวิตนักเซ็นเอกสารผาดโผนก็เริ่มขึ้น ทั้งวิ่งหาปริ้นท์เตอร์ ทั้งวิ่งหาร้านถ่ายเอกสารที่รับสแกน มันเหมือนภารกิจลับที่ไม่มีวันจบสิ้น จนบางทีก็อยากจะจับปากกาเซ็นกลางอากาศไปเลย ให้มันรู้แล้วรู้รอดกันไป
แต่เดี๋ยวก่อน! โลกเรามันหมุนไปข้างหน้าแล้วครับพี่น้องครับ! วันนี้ผมจะมาบอกเคล็ดลับการใช้ E-signature หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่จะทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นเยอะมากกกก จนคุณอยากจะถามว่า "รู้งี้ทำไมไม่ใช้ตั้งนานแล้ววะเนี่ย!"
E-signature คืออะไรกันนะ?
อธิบายง่ายๆ มันก็คือลายเซ็นของเรานี่แหละครับ แต่ไม่ได้อยู่บนกระดาษ แต่อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ที่เราสามารถใช้เซ็นเอกสารออนไลน์ได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF, Word หรือแม้กระทั่งอีเมล ไม่ต้องปริ้นท์ ไม่ต้องใช้ปากกาจริงเลยครับ ชีวิตมันจะสบายขนาดไหนคิดดูสิ!
แล้วมันมีประโยชน์ยังไงบ้างล่ะ?
1. สะดวกสุดๆ เซ็นได้ทุกที่ทุกเวลา แค่มีอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ (มือถือ, แท็บเล็ต, โน้ตบุ๊ก) คุณก็เป็นนักเซ็นเอกสารมืออาชีพได้ทันทีครับ
2. รวดเร็วปานสายฟ้าแลบ ไม่ต้องเสียเวลารอเอกสารส่งไปมา ไม่ต้องเสียเวลาปริ้นท์ สแกน แค่ไม่กี่คลิก ทุกอย่างก็เรียบร้อย
3. ประหยัดงบประมาณและรักษ์โลก ลดการใช้กระดาษ ลดหมึกปริ้นท์ ลดค่าจัดส่งเอกสาร บอกเลยว่าดีต่อกระเป๋าตังค์และดีต่อโลกเราด้วยครับ
4. เพิ่มความปลอดภัย (ถ้าใช้ถูกวิธี) บางระบบ E-signature มีการเข้ารหัสและตรวจสอบตัวตน ทำให้ปลอมแปลงได้ยากกว่าลายเซ็นบนกระดาษเสียอีก
เอาล่ะ! มาดูวิธีการเซ็น E-signature แบบง่ายๆ กันดีกว่าครับ
โดยทั่วไปแล้วเนี่ย วิธีที่ง่ายที่สุดที่เราคุ้นเคยกันคือการใช้โปรแกรมดู PDF หรือ Word ที่มีฟังก์ชันสำหรับเพิ่มลายเซ็นนี่แหละครับ ส่วนใหญ่ก็จะรองรับการสร้างลายเซ็นแบบง่ายๆ ได้เลย
ขั้นตอนเบื้องต้น (แบบบ้านๆ ที่ใครก็ทำได้)
1. เปิดเอกสารด้วยโปรแกรม สมมติว่าเป็นไฟล์ PDF คุณก็เปิดด้วยโปรแกรมอ่าน PDF ทั่วไป
2. มองหาฟังก์ชัน "เพิ่มลายเซ็น" ส่วนใหญ่จะอยู่ในเมนู "Fill & Sign", "Sign" หรือ "Insert Signature" ครับ (ลองสังเกตดีๆ จะเจอเอง)
3. เลือกลักษณะลายเซ็น
วาดลายเซ็น ใช้เมาส์หรือนิ้ววาดลายเซ็นของคุณลงไปตรงๆ
พิมพ์ชื่อ บางทีก็ให้พิมพ์ชื่อเราไป แล้วมันจะแปลงเป็นฟอนต์ลายมือให้
อัปโหลดรูปภาพลายเซ็น อันนี้ผมว่าสะดวกสุด คือคุณเซ็นชื่อตัวเองลงบนกระดาษขาวๆ ถ่ายรูปให้ชัดๆ แล้วอัปโหลดรูปนั้นขึ้นไปเก็บไว้ใช้ได้เลย
4. วางลายเซ็นลงบนเอกสาร เมื่อสร้างลายเซ็นเสร็จแล้ว ก็ลากไปวางในตำแหน่งที่ต้องการได้เลยครับ
5. บันทึกเอกสาร อย่าลืมบันทึกไฟล์เป็น PDF ใหม่นะครับ เพื่อให้ลายเซ็นติดไปกับเอกสาร
ข้อควรระวังและเคล็ดลับสำหรับมือโปร (แบบไม่โปรก็ใช้ได้)
ความปลอดภัยสำคัญที่สุด ไม่ควรใช้ E-signature กับเอกสารที่มีความสำคัญมากๆ หรือเอกสารที่กฎหมายระบุว่าต้องเป็นลายเซ็นสดเท่านั้น (อันนี้ต้องเช็คแต่ละประเภทเอกสาร) และที่สำคัญคือ อย่าไปเซ็นเอกสารอะไรมั่วๆ นะครับ เช็คให้ชัวร์ก่อนว่ามาจากแหล่งที่น่าเชื่อถือ
ใช้แพลตฟอร์มที่น่าเชื่อถือ หากต้องเซ็นเอกสารสำคัญมากๆ หรือต้องมีการยืนยันตัวตน ผมแนะนำให้ใช้บริการ E-signature จากผู้ให้บริการที่เป็นที่ยอมรับ เช่น DocuSign, Adobe Sign ซึ่งมีการเข้ารหัสและฟังก์ชันรักษาความปลอดภัยที่สูงกว่ามากครับ
ลายเซ็นต้องชัดเจน เวลาสร้างลายเซ็น ไม่ว่าจะวาดหรืออัปโหลดรูป ให้มั่นใจว่าชัดเจน อ่านง่าย ไม่เลือนลาง เพื่อความน่าเชื่อถือ
เก็บรักษาลายเซ็นให้ดี หากคุณอัปโหลดรูปลายเซ็นเก็บไว้ในเครื่อง ก็ระมัดระวังเรื่องการเข้าถึงข้อมูลด้วยนะครับ ไม่ใช่ใครก็มาเซ็นเอกสารแทนเราได้
เห็นไหมครับว่า E-signature ไม่ได้ยากอย่างที่คิด แถมยังช่วยให้ชีวิตเราง่ายขึ้นเป็นกอง จากที่เคยต้องวิ่งวุ่นหาเครื่องปริ้นท์เหมือนนักล่าสมบัติ ตอนนี้คุณสามารถนั่งชิลล์ๆ จิบกาแฟที่ไหนก็ได้ แล้วเซ็นเอกสารสำคัญได้สบายๆ แค่ปลายนิ้วแล้วครับ!
หวังว่ากระทู้นี้จะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆ ทุกคนนะครับ ถ้ามีคำถามหรืออยากแชร์ประสบการณ์การใช้ E-signature ก็คอมเมนต์มาคุยกันได้เลย ผมยินดีตอบทุกคำถามครับ
แล้วพบกันใหม่ในกระทู้หน้า สำหรับวันนี้ สวัสดีครับ
ชีวิตเปลี่ยน! E-signature เซ็นเอกสารออนไลน์แบบโปร อยู่ที่ไหนก็ทำได้ ไม่ต้องง้อปากกาอีกต่อไป!
คุณเคยไหมครับ? กำลังจะปิดดีลสำคัญ หรือต้องส่งเอกสารด่วน แต่ติดอยู่ที่ว่า "ต้องเซ็น!" แล้วคุณดันอยู่ต่างจังหวัดบ้าง ต่างประเทศบ้าง หรือแม้กระทั่งอยู่บ้านแต่เครื่องปริ้นท์ดันงอแงไม่เป็นใจ ทีนี้แหละครับ ชีวิตนักเซ็นเอกสารผาดโผนก็เริ่มขึ้น ทั้งวิ่งหาปริ้นท์เตอร์ ทั้งวิ่งหาร้านถ่ายเอกสารที่รับสแกน มันเหมือนภารกิจลับที่ไม่มีวันจบสิ้น จนบางทีก็อยากจะจับปากกาเซ็นกลางอากาศไปเลย ให้มันรู้แล้วรู้รอดกันไป
แต่เดี๋ยวก่อน! โลกเรามันหมุนไปข้างหน้าแล้วครับพี่น้องครับ! วันนี้ผมจะมาบอกเคล็ดลับการใช้ E-signature หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่จะทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นเยอะมากกกก จนคุณอยากจะถามว่า "รู้งี้ทำไมไม่ใช้ตั้งนานแล้ววะเนี่ย!"
E-signature คืออะไรกันนะ?
อธิบายง่ายๆ มันก็คือลายเซ็นของเรานี่แหละครับ แต่ไม่ได้อยู่บนกระดาษ แต่อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ที่เราสามารถใช้เซ็นเอกสารออนไลน์ได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF, Word หรือแม้กระทั่งอีเมล ไม่ต้องปริ้นท์ ไม่ต้องใช้ปากกาจริงเลยครับ ชีวิตมันจะสบายขนาดไหนคิดดูสิ!
แล้วมันมีประโยชน์ยังไงบ้างล่ะ?
1. สะดวกสุดๆ เซ็นได้ทุกที่ทุกเวลา แค่มีอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ (มือถือ, แท็บเล็ต, โน้ตบุ๊ก) คุณก็เป็นนักเซ็นเอกสารมืออาชีพได้ทันทีครับ
2. รวดเร็วปานสายฟ้าแลบ ไม่ต้องเสียเวลารอเอกสารส่งไปมา ไม่ต้องเสียเวลาปริ้นท์ สแกน แค่ไม่กี่คลิก ทุกอย่างก็เรียบร้อย
3. ประหยัดงบประมาณและรักษ์โลก ลดการใช้กระดาษ ลดหมึกปริ้นท์ ลดค่าจัดส่งเอกสาร บอกเลยว่าดีต่อกระเป๋าตังค์และดีต่อโลกเราด้วยครับ
4. เพิ่มความปลอดภัย (ถ้าใช้ถูกวิธี) บางระบบ E-signature มีการเข้ารหัสและตรวจสอบตัวตน ทำให้ปลอมแปลงได้ยากกว่าลายเซ็นบนกระดาษเสียอีก
เอาล่ะ! มาดูวิธีการเซ็น E-signature แบบง่ายๆ กันดีกว่าครับ
โดยทั่วไปแล้วเนี่ย วิธีที่ง่ายที่สุดที่เราคุ้นเคยกันคือการใช้โปรแกรมดู PDF หรือ Word ที่มีฟังก์ชันสำหรับเพิ่มลายเซ็นนี่แหละครับ ส่วนใหญ่ก็จะรองรับการสร้างลายเซ็นแบบง่ายๆ ได้เลย
ขั้นตอนเบื้องต้น (แบบบ้านๆ ที่ใครก็ทำได้)
1. เปิดเอกสารด้วยโปรแกรม สมมติว่าเป็นไฟล์ PDF คุณก็เปิดด้วยโปรแกรมอ่าน PDF ทั่วไป
2. มองหาฟังก์ชัน "เพิ่มลายเซ็น" ส่วนใหญ่จะอยู่ในเมนู "Fill & Sign", "Sign" หรือ "Insert Signature" ครับ (ลองสังเกตดีๆ จะเจอเอง)
3. เลือกลักษณะลายเซ็น
วาดลายเซ็น ใช้เมาส์หรือนิ้ววาดลายเซ็นของคุณลงไปตรงๆ
พิมพ์ชื่อ บางทีก็ให้พิมพ์ชื่อเราไป แล้วมันจะแปลงเป็นฟอนต์ลายมือให้
อัปโหลดรูปภาพลายเซ็น อันนี้ผมว่าสะดวกสุด คือคุณเซ็นชื่อตัวเองลงบนกระดาษขาวๆ ถ่ายรูปให้ชัดๆ แล้วอัปโหลดรูปนั้นขึ้นไปเก็บไว้ใช้ได้เลย
4. วางลายเซ็นลงบนเอกสาร เมื่อสร้างลายเซ็นเสร็จแล้ว ก็ลากไปวางในตำแหน่งที่ต้องการได้เลยครับ
5. บันทึกเอกสาร อย่าลืมบันทึกไฟล์เป็น PDF ใหม่นะครับ เพื่อให้ลายเซ็นติดไปกับเอกสาร
ข้อควรระวังและเคล็ดลับสำหรับมือโปร (แบบไม่โปรก็ใช้ได้)
ความปลอดภัยสำคัญที่สุด ไม่ควรใช้ E-signature กับเอกสารที่มีความสำคัญมากๆ หรือเอกสารที่กฎหมายระบุว่าต้องเป็นลายเซ็นสดเท่านั้น (อันนี้ต้องเช็คแต่ละประเภทเอกสาร) และที่สำคัญคือ อย่าไปเซ็นเอกสารอะไรมั่วๆ นะครับ เช็คให้ชัวร์ก่อนว่ามาจากแหล่งที่น่าเชื่อถือ
ใช้แพลตฟอร์มที่น่าเชื่อถือ หากต้องเซ็นเอกสารสำคัญมากๆ หรือต้องมีการยืนยันตัวตน ผมแนะนำให้ใช้บริการ E-signature จากผู้ให้บริการที่เป็นที่ยอมรับ เช่น DocuSign, Adobe Sign ซึ่งมีการเข้ารหัสและฟังก์ชันรักษาความปลอดภัยที่สูงกว่ามากครับ
ลายเซ็นต้องชัดเจน เวลาสร้างลายเซ็น ไม่ว่าจะวาดหรืออัปโหลดรูป ให้มั่นใจว่าชัดเจน อ่านง่าย ไม่เลือนลาง เพื่อความน่าเชื่อถือ
เก็บรักษาลายเซ็นให้ดี หากคุณอัปโหลดรูปลายเซ็นเก็บไว้ในเครื่อง ก็ระมัดระวังเรื่องการเข้าถึงข้อมูลด้วยนะครับ ไม่ใช่ใครก็มาเซ็นเอกสารแทนเราได้
เห็นไหมครับว่า E-signature ไม่ได้ยากอย่างที่คิด แถมยังช่วยให้ชีวิตเราง่ายขึ้นเป็นกอง จากที่เคยต้องวิ่งวุ่นหาเครื่องปริ้นท์เหมือนนักล่าสมบัติ ตอนนี้คุณสามารถนั่งชิลล์ๆ จิบกาแฟที่ไหนก็ได้ แล้วเซ็นเอกสารสำคัญได้สบายๆ แค่ปลายนิ้วแล้วครับ!
หวังว่ากระทู้นี้จะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆ ทุกคนนะครับ ถ้ามีคำถามหรืออยากแชร์ประสบการณ์การใช้ E-signature ก็คอมเมนต์มาคุยกันได้เลย ผมยินดีตอบทุกคำถามครับ
แล้วพบกันใหม่ในกระทู้หน้า สำหรับวันนี้ สวัสดีครับ