สวัสดีครับเพื่อนๆ ชาวพันทิปที่รักทุกท่าน
คุณเคยตื่นขึ้นมาแล้วเห็นจำนวนอีเมลค้างอ่านในกล่องจดหมายทะลุหลักพันไหมครับ? แล้วความรู้สึกแรกที่ผุดขึ้นมาคืออะไร? ของผมนี่คือความท้อแท้ หดหู่ และความรู้สึกเหมือนโดนภาระบางอย่างแบกเอาไว้ตลอดเวลาเลยครับ
ผมเข้าใจดีครับว่าชีวิตยุคนี้มันเร่งรีบ อีเมลก็ถั่งโถมเข้ามาไม่หยุดหย่อน ทั้งจากงาน ข่าวสาร โปรโมชั่นต่างๆ จนบางทีก็รู้สึกเหมือนเรากำลังจมดิ่งลงไปในทะเลอีเมลที่ไร้จุดสิ้นสุดใช่ไหมครับ?
แต่จะดีแค่ไหน ถ้าผมบอกว่าคุณสามารถเปลี่ยนกล่องจดหมายที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็น 0 ได้ภายในวันเดียว! ฟังดูเหมือนเว่อร์ แต่ผมทำมาแล้วครับ และอยากจะมาแบ่งปันเคล็ดลับสงครามอีเมลครั้งนี้ให้เพื่อนๆ ได้เอาไปใช้กันครับ เตรียมตัวเตรียมใจให้พร้อม แล้วมาเริ่มปฏิบัติการ "Inbox Zero" ไปด้วยกันเลยครับ!
หัวใจสำคัญของการเคลียร์อีเมลครั้งใหญ่ไม่ใช่แค่การลบไปเรื่อยๆ นะครับ แต่คือการปรับความคิดและวางระบบใหม่ เพื่อไม่ให้มันกลับมารกรุงรังอีกในอนาคตครับ
ขั้นตอนที่ 1 เตรียมใจและหาเวลาที่เหมาะสม
ขั้นแรกเลยนะครับ หาเวลา 2-3 ชั่วโมงแบบไม่มีใครรบกวนครับ คุณต้องตั้งใจที่จะจมดิ่งอยู่กับอีเมลพวกนี้จริงๆ ครับ อาจจะเป็นช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ หรือช่วงที่งานไม่ยุ่งมากนักครับ ปิดการแจ้งเตือนทุกอย่าง ตั้งใจว่าช่วงนี้คือเวลาเคลียร์อีเมลเท่านั้นครับ
ขั้นตอนที่ 2 ตัดไฟแต่ต้นลม! (Unsubscribe อย่างโหดเหี้ยม)
กฎข้อแรกที่สำคัญที่สุดคือ "ตัดไฟตั้งแต่ต้นลม" ครับ อีเมลขยะหรือโปรโมชั่นที่เราไม่เคยเปิดอ่านเลย คือตัวการหลักที่ทำให้กล่องจดหมายของเราล้นครับ
ค้นหา พิมพ์คำว่า "unsubscribe" ในช่องค้นหาอีเมลของคุณครับ
จัดการ คุณจะเห็นอีเมลจากผู้ส่งจำนวนมากที่มีลิงก์ให้ยกเลิกการรับข่าวสารครับ กดเลยครับ ไม่ต้องลังเล! บางฉบับอาจจะเก่าไปแล้วก็ไม่ต้องสนครับ เป้าหมายของเราคือหยุดการส่งในอนาคตครับ
มองหาตอนเปิด อีเมลโปรโมชั่นส่วนใหญ่จะมีลิงก์ unsubscribe อยู่ด้านล่างสุดของอีเมลครับ ถ้าเปิดเจอ ให้กดทันทีครับ
นี่คือการป้องกันไม่ให้อีเมลขยะชุดใหม่ทะลักเข้ามาอีกในอนาคตครับ ทำตอนนี้ อาจจะดูเหมือนเสียเวลา แต่ประหยัดเวลาไปได้เยอะในระยะยาวครับ
ขั้นตอนที่ 3 สงครามการลบครั้งใหญ่ (Delete, Delete, Delete!)
มาถึงช่วงระห่ำแล้วครับ! นี่คือหัวใจหลักของการเคลียร์ทั้งหมดครับ
ใช้ฟิลเตอร์ให้เป็นประโยชน์ อีเมลกว่า 80% ที่คุณได้รับ มักจะไม่สำคัญหรือไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ครับ ใช้ช่องค้นหาของอีเมลคุณให้เต็มที่ครับ
ค้นหาผู้ส่งที่ซ้ำๆ กัน พิมพ์ชื่อผู้ส่งที่ชอบส่งอีเมลที่คุณไม่เปิดอ่านบ่อยๆ ครับ เช่น "Facebook Notification", "LinkedIn", "Shopee", "Lazada", "Promotion" หรือชื่อร้านค้าต่างๆ ครับ พอเจอแล้วก็เลือกทั้งหมด แล้วกดลบเลยครับ สะใจดีพิลึก! ครับ
ค้นหาอีเมลเก่าๆ บางทีเราก็เก็บอีเมลที่ไม่จำเป็นมานานหลายปีครับ ลองใช้คำสั่งค้นหา "before2023/01/01" (อีเมลทั้งหมดก่อนวันที่ 1 มกราคม 2023) ครับ แล้วคุณจะพบขุมทรัพย์แห่งความรกมหาศาลครับ กวาดลบทิ้งไปเลยครับ!
ค้นหาตามประเภทไฟล์แนบ ถ้าคุณรู้ว่าอีเมลที่มีไฟล์แนบบางประเภท (เช่น รูปภาพเก่าๆ ที่ไม่จำเป็น) ไม่สำคัญ ลองค้นหาด้วย "hasattachment typeimage" แล้วค่อยๆ ดูว่าอันไหนลบได้ก็ลบครับ
ขั้นตอนที่ 4 เก็บสิ่งที่ควรเก็บ (Archive หรือย้ายเข้า Folder)
ไม่ใช่ทุกอย่างที่ต้องลบนะครับ บางอย่างก็มีค่า แต่ไม่จำเป็นต้องอยู่ในกล่องจดหมายหลักครับ
สร้างโฟลเดอร์ให้ฉลาด แทนที่จะสร้างโฟลเดอร์ยิบย่อยเป็นสิบๆ อัน ผมแนะนำให้สร้างโฟลเดอร์หลักๆ แค่ 3-5 โฟลเดอร์ที่จำเป็นจริงๆ ครับ เช่น
"งาน (Work)"
"ส่วนตัว (Personal)"
"ใบเสร็จ/การเงิน (Receipts/Finance)"
"เอกสารสำคัญ (Important Docs)"
ย้ายอีเมลที่สำคัญ เมื่อเจออีเมลที่ต้องเก็บ ให้ย้ายเข้าโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องทันทีครับ การ Archive ก็เป็นอีกวิธีที่ดีเยี่ยมครับ มันจะซ่อนอีเมลนั้นจาก Inbox ของคุณ แต่ยังคงค้นหาเจอได้เสมอครับ
ขั้นตอนที่ 5 กฎ 2 นาที (The 2-Minute Rule)
นี่คือกฎสำหรับอีเมลที่เหลือไม่กี่ร้อยฉบับสุดท้าย หรืออีเมลที่เข้ามาใหม่ในอนาคตครับ
ถ้าตอบได้ภายใน 2 นาที ให้ตอบเลยครับ อย่าผัดวันประกันพรุ่งครับ อีเมลสั้นๆ ที่ตอบได้ทันที ให้จัดการให้จบไปเลยครับ มันจะช่วยให้คุณไม่ต้องกลับมาเปิดอ่านซ้ำอีกครับ
ถ้าต้องใช้เวลานานกว่านั้น ให้ย้ายไปใส่โฟลเดอร์ "ต้องจัดการ (Action Required)" ครับ แล้วค่อยจัดเวลามาจัดการมันอีกทีครับ อย่าปล่อยทิ้งไว้ใน Inbox ครับ
ขั้นตอนที่ 6 การรักษาระเบียบ (Maintenance)
หลังจากเคลียร์จนโล่งแล้ว การรักษาระเบียบสำคัญกว่าการเคลียร์ครับ
ตรวจสอบ Inbox วันละครั้ง ใช้เวลาไม่กี่นาทีในช่วงเช้าหรือเย็นเพื่อจัดการอีเมลที่เข้ามาใหม่ครับ
ใช้กฎ 2 นาทีเสมอ ถ้าตอบได้ ตอบเลยครับ ถ้าต้องเก็บ เก็บเลยครับ ถ้าเป็นขยะ ลบทิ้งเลยครับ
สร้างฟิลเตอร์อัตโนมัติ (Filters/Rules) สำหรับอีเมลบางประเภทที่คุณรู้ว่ามาจากผู้ส่งคนเดิมๆ และต้องการให้มันไปอยู่ในโฟลเดอร์เฉพาะโดยอัตโนมัติ ก็ตั้งค่าฟิลเตอร์ได้เลยครับ มันช่วยประหยัดเวลาได้มากครับ
เชื่อผมเถอะครับ การมีกล่องจดหมายที่เป็นศูนย์นั้น มันเหมือนกับการปลดแอกตัวเองออกจากความวุ่นวายได้อย่างแท้จริงครับ คุณจะรู้สึกโล่ง สบาย และมีสมาธิกับการทำงานหรือสิ่งอื่นๆ ได้ดีขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อเลยครับ
ลองทำดูนะครับ แล้วคุณจะพบว่าชีวิตมันดีขึ้นจริงๆ ครับ! ผมเป็นกำลังใจให้ทุกคนครับ!
จากอีเมลพันฉบับสู่กล่องจดหมายโล่งในวันเดียว! ผมทำได้ คุณก็ทำได้ครับ!
คุณเคยตื่นขึ้นมาแล้วเห็นจำนวนอีเมลค้างอ่านในกล่องจดหมายทะลุหลักพันไหมครับ? แล้วความรู้สึกแรกที่ผุดขึ้นมาคืออะไร? ของผมนี่คือความท้อแท้ หดหู่ และความรู้สึกเหมือนโดนภาระบางอย่างแบกเอาไว้ตลอดเวลาเลยครับ
ผมเข้าใจดีครับว่าชีวิตยุคนี้มันเร่งรีบ อีเมลก็ถั่งโถมเข้ามาไม่หยุดหย่อน ทั้งจากงาน ข่าวสาร โปรโมชั่นต่างๆ จนบางทีก็รู้สึกเหมือนเรากำลังจมดิ่งลงไปในทะเลอีเมลที่ไร้จุดสิ้นสุดใช่ไหมครับ?
แต่จะดีแค่ไหน ถ้าผมบอกว่าคุณสามารถเปลี่ยนกล่องจดหมายที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็น 0 ได้ภายในวันเดียว! ฟังดูเหมือนเว่อร์ แต่ผมทำมาแล้วครับ และอยากจะมาแบ่งปันเคล็ดลับสงครามอีเมลครั้งนี้ให้เพื่อนๆ ได้เอาไปใช้กันครับ เตรียมตัวเตรียมใจให้พร้อม แล้วมาเริ่มปฏิบัติการ "Inbox Zero" ไปด้วยกันเลยครับ!
หัวใจสำคัญของการเคลียร์อีเมลครั้งใหญ่ไม่ใช่แค่การลบไปเรื่อยๆ นะครับ แต่คือการปรับความคิดและวางระบบใหม่ เพื่อไม่ให้มันกลับมารกรุงรังอีกในอนาคตครับ
ขั้นตอนที่ 1 เตรียมใจและหาเวลาที่เหมาะสม
ขั้นแรกเลยนะครับ หาเวลา 2-3 ชั่วโมงแบบไม่มีใครรบกวนครับ คุณต้องตั้งใจที่จะจมดิ่งอยู่กับอีเมลพวกนี้จริงๆ ครับ อาจจะเป็นช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ หรือช่วงที่งานไม่ยุ่งมากนักครับ ปิดการแจ้งเตือนทุกอย่าง ตั้งใจว่าช่วงนี้คือเวลาเคลียร์อีเมลเท่านั้นครับ
ขั้นตอนที่ 2 ตัดไฟแต่ต้นลม! (Unsubscribe อย่างโหดเหี้ยม)
กฎข้อแรกที่สำคัญที่สุดคือ "ตัดไฟตั้งแต่ต้นลม" ครับ อีเมลขยะหรือโปรโมชั่นที่เราไม่เคยเปิดอ่านเลย คือตัวการหลักที่ทำให้กล่องจดหมายของเราล้นครับ
ค้นหา พิมพ์คำว่า "unsubscribe" ในช่องค้นหาอีเมลของคุณครับ
จัดการ คุณจะเห็นอีเมลจากผู้ส่งจำนวนมากที่มีลิงก์ให้ยกเลิกการรับข่าวสารครับ กดเลยครับ ไม่ต้องลังเล! บางฉบับอาจจะเก่าไปแล้วก็ไม่ต้องสนครับ เป้าหมายของเราคือหยุดการส่งในอนาคตครับ
มองหาตอนเปิด อีเมลโปรโมชั่นส่วนใหญ่จะมีลิงก์ unsubscribe อยู่ด้านล่างสุดของอีเมลครับ ถ้าเปิดเจอ ให้กดทันทีครับ
นี่คือการป้องกันไม่ให้อีเมลขยะชุดใหม่ทะลักเข้ามาอีกในอนาคตครับ ทำตอนนี้ อาจจะดูเหมือนเสียเวลา แต่ประหยัดเวลาไปได้เยอะในระยะยาวครับ
ขั้นตอนที่ 3 สงครามการลบครั้งใหญ่ (Delete, Delete, Delete!)
มาถึงช่วงระห่ำแล้วครับ! นี่คือหัวใจหลักของการเคลียร์ทั้งหมดครับ
ใช้ฟิลเตอร์ให้เป็นประโยชน์ อีเมลกว่า 80% ที่คุณได้รับ มักจะไม่สำคัญหรือไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ครับ ใช้ช่องค้นหาของอีเมลคุณให้เต็มที่ครับ
ค้นหาผู้ส่งที่ซ้ำๆ กัน พิมพ์ชื่อผู้ส่งที่ชอบส่งอีเมลที่คุณไม่เปิดอ่านบ่อยๆ ครับ เช่น "Facebook Notification", "LinkedIn", "Shopee", "Lazada", "Promotion" หรือชื่อร้านค้าต่างๆ ครับ พอเจอแล้วก็เลือกทั้งหมด แล้วกดลบเลยครับ สะใจดีพิลึก! ครับ
ค้นหาอีเมลเก่าๆ บางทีเราก็เก็บอีเมลที่ไม่จำเป็นมานานหลายปีครับ ลองใช้คำสั่งค้นหา "before2023/01/01" (อีเมลทั้งหมดก่อนวันที่ 1 มกราคม 2023) ครับ แล้วคุณจะพบขุมทรัพย์แห่งความรกมหาศาลครับ กวาดลบทิ้งไปเลยครับ!
ค้นหาตามประเภทไฟล์แนบ ถ้าคุณรู้ว่าอีเมลที่มีไฟล์แนบบางประเภท (เช่น รูปภาพเก่าๆ ที่ไม่จำเป็น) ไม่สำคัญ ลองค้นหาด้วย "hasattachment typeimage" แล้วค่อยๆ ดูว่าอันไหนลบได้ก็ลบครับ
ขั้นตอนที่ 4 เก็บสิ่งที่ควรเก็บ (Archive หรือย้ายเข้า Folder)
ไม่ใช่ทุกอย่างที่ต้องลบนะครับ บางอย่างก็มีค่า แต่ไม่จำเป็นต้องอยู่ในกล่องจดหมายหลักครับ
สร้างโฟลเดอร์ให้ฉลาด แทนที่จะสร้างโฟลเดอร์ยิบย่อยเป็นสิบๆ อัน ผมแนะนำให้สร้างโฟลเดอร์หลักๆ แค่ 3-5 โฟลเดอร์ที่จำเป็นจริงๆ ครับ เช่น
"งาน (Work)"
"ส่วนตัว (Personal)"
"ใบเสร็จ/การเงิน (Receipts/Finance)"
"เอกสารสำคัญ (Important Docs)"
ย้ายอีเมลที่สำคัญ เมื่อเจออีเมลที่ต้องเก็บ ให้ย้ายเข้าโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องทันทีครับ การ Archive ก็เป็นอีกวิธีที่ดีเยี่ยมครับ มันจะซ่อนอีเมลนั้นจาก Inbox ของคุณ แต่ยังคงค้นหาเจอได้เสมอครับ
ขั้นตอนที่ 5 กฎ 2 นาที (The 2-Minute Rule)
นี่คือกฎสำหรับอีเมลที่เหลือไม่กี่ร้อยฉบับสุดท้าย หรืออีเมลที่เข้ามาใหม่ในอนาคตครับ
ถ้าตอบได้ภายใน 2 นาที ให้ตอบเลยครับ อย่าผัดวันประกันพรุ่งครับ อีเมลสั้นๆ ที่ตอบได้ทันที ให้จัดการให้จบไปเลยครับ มันจะช่วยให้คุณไม่ต้องกลับมาเปิดอ่านซ้ำอีกครับ
ถ้าต้องใช้เวลานานกว่านั้น ให้ย้ายไปใส่โฟลเดอร์ "ต้องจัดการ (Action Required)" ครับ แล้วค่อยจัดเวลามาจัดการมันอีกทีครับ อย่าปล่อยทิ้งไว้ใน Inbox ครับ
ขั้นตอนที่ 6 การรักษาระเบียบ (Maintenance)
หลังจากเคลียร์จนโล่งแล้ว การรักษาระเบียบสำคัญกว่าการเคลียร์ครับ
ตรวจสอบ Inbox วันละครั้ง ใช้เวลาไม่กี่นาทีในช่วงเช้าหรือเย็นเพื่อจัดการอีเมลที่เข้ามาใหม่ครับ
ใช้กฎ 2 นาทีเสมอ ถ้าตอบได้ ตอบเลยครับ ถ้าต้องเก็บ เก็บเลยครับ ถ้าเป็นขยะ ลบทิ้งเลยครับ
สร้างฟิลเตอร์อัตโนมัติ (Filters/Rules) สำหรับอีเมลบางประเภทที่คุณรู้ว่ามาจากผู้ส่งคนเดิมๆ และต้องการให้มันไปอยู่ในโฟลเดอร์เฉพาะโดยอัตโนมัติ ก็ตั้งค่าฟิลเตอร์ได้เลยครับ มันช่วยประหยัดเวลาได้มากครับ
เชื่อผมเถอะครับ การมีกล่องจดหมายที่เป็นศูนย์นั้น มันเหมือนกับการปลดแอกตัวเองออกจากความวุ่นวายได้อย่างแท้จริงครับ คุณจะรู้สึกโล่ง สบาย และมีสมาธิกับการทำงานหรือสิ่งอื่นๆ ได้ดีขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อเลยครับ
ลองทำดูนะครับ แล้วคุณจะพบว่าชีวิตมันดีขึ้นจริงๆ ครับ! ผมเป็นกำลังใจให้ทุกคนครับ!