สวัสดีครับเพื่อนสมาชิกวัยทำงานทุกท่าน
วันนี้อยากชวนคุยเรื่องที่หลายคนอาจจะเคยได้ยินผ่านหู หรือบริษัทกำลังจะนำมาใช้ แล้วรู้สึกกังวล นั่นคือเรื่องของ ระบบ ERP ครับ
เชื่อว่าหลายคนน่าจะเคยเจอปัญหาคลาสสิกในที่ทำงาน ...ของในระบบบอกมี แต่ไปดูจริงของหาย ...ฝ่ายขายกับบัญชีถือตัวเลขคนละยอด เถียงกันไม่จบ ...จะทำสรุปประชุมที ต้องมานั่งรื้อ Excel เป็นสิบไฟล์

ถ้าเจอปัญหาเหล่านี้ แสดงว่าบริษัทเริ่มต้องการ "ระบบจัดการกลาง" หรือ ERP แล้วล่ะครับ แต่อย่าเพิ่งมองว่าเป็นเรื่องไกลตัว หรือเป็นเรื่องของฝ่าย IT ฝ่ายบริหารเท่านั้น เพราะจริงๆ แล้ว คนที่ได้รับผลกระทบ (ในทางที่ดี) มากที่สุด ก็คือพวกเรา "คนทำงาน" นี่แหละครับ
ผมขอสรุปมุมมองแบบเข้าใจง่ายๆ มาแชร์กันครับ

1. ERP คือ "สมองรวมศูนย์" ของบริษัท ถ้าเปรียบบริษัทเป็นร่างกายคน เมื่อก่อนเราอาจจะทำงานแบบต่างคนต่างทำ มือซ้ายขยับแต่ขาขวาไม่รู้เรื่อง (Silo) แต่ ERP คือการเชื่อมเส้นประสาททุกส่วนเข้าด้วยกันครับ เมื่อฝ่ายขายคีย์ข้อมูล > สต็อกตัดทันที > ฝ่ายผลิตรับรู้ > บัญชีเห็นตัวเลข ข้อมูลมันวิ่งหากันแบบ Real-time ลดการเดินส่งเอกสาร ลดการโทรตามงานไปได้เยอะมาก

2. ทำไมต้องทำตอนนี้? (แม้จะเป็น SME) ยุคนี้ไม่ใช่ยุคปลาใหญ่กินปลาเล็ก แต่เป็น "ปลาเร็วกินปลาช้า" ครับ ใครมีข้อมูลในมือพร้อมกว่า ตัดสินใจได้ไวกว่า ย่อมได้เปรียบ อีกอย่างคือเรื่อง AI ครับ... เราได้ยินเรื่อง AI จะมาช่วยงาน แต่ AI มันทำงานไม่ได้ถ้าไม่มีข้อมูลครับ เปรียบเหมือนเราจ้างเชฟระดับมิชลินมา แต่ในตู้เย็นไม่มีวัตถุดิบเลย เชฟก็ทำอาหารไม่ได้ การทำ ERP คือการเตรียมวัตถุดิบชั้นดีไว้รออนาคตครับ

3. เตรียมตัวรับมือยังไงดี? ถ้าบริษัทประกาศใช้ระบบ สิ่งที่คนทำงานต้องปรับตัวมีหลักๆ 3 ข้อครับ:
ข้อมูลต้องเป๊ะ (Garbage In, Garbage Out): เรื่องนี้สำคัญที่สุด ข้อมูลลูกค้า รหัสสินค้า ต้องคลีน ถ้าใส่ขยะเข้าไป ระบบก็ประมวลผลออกมาเป็นขยะครับ

วินัยต้องเคร่งครัด: ต้องเลิกนิสัย "เดี๋ยวค่อยจด" ของจริงขยับ ข้อมูลในระบบต้องขยับตามทันที เพื่อไม่ให้กระทบเพื่อนร่วมงานแผนกอื่น
ปรับ Mindset: อย่าพยายามแก้ระบบให้เข้ากับเรา แต่ให้ปรับวิธีทำงานเราให้เข้ากับมาตรฐานสากล (Best Practice) ของระบบ จะช่วยให้งานลื่นไหลกว่าครับ

บทสรุป การขึ้นระบบ ERP ก็เหมือน "การรีโนเวทบ้าน" ครับ ช่วงแรกต้องรื้อ ต้องทุบ ฝุ่นตลบ เหนื่อยและวุ่นวายแน่นอน แต่ขอให้อดทนผ่านช่วงนี้ไปให้ได้ เพราะเมื่อระบบเข้าที่... เราจะได้บ้านที่แข็งแรง เป็นระเบียบ งานเอกสารซ้ำซ้อนจะหายไป และเราจะมีเวลาไปโฟกัสงานที่ใช้ความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น
ใครที่กำลังอยู่ในช่วงเปลี่ยนผ่าน หรือบริษัทกำลังจะเริ่มใช้ ลองเปิดใจเรียนรู้ดูนะครับ เหนื่อยตอนต้น แต่สบายตอนปลายแน่นอน เป็นกำลังใจให้มนุษย์เงินเดือนทุกคนครับ