็HR ควรจัดการอย่างไรกับหัวหน้างานที่ไม่มีความรับผิดชอบ

เราเป็นฝ่าย HR มีการจัดกิจกรรม Outting นอกสถานที่ โดยค่าใช้จ่ายบริษัทรับผิดชอบ 70% พนักงานรับผิดชอบ 30%
เรื่องมีอยู่ว่า มีพนักงาน 1 คน ระดับหัวหน้างาน แจ้งความประสงค์เข้าร่วมกิจจกรรมบริษัท บริษัทจึงได้มีการสำรองค่าใช้จ่ายไปให้พนักงาน แต่พนักงานดังกล่าว ติดภาระกิจด่วนไม่สามารถเข้าร่วมกิจกรรมได้

ดังนั้น ทางฝ่าย HR จึงแจ้งให้พนักงานดังกล่าวชำระค่าใช้จ่าย 30% ที่พนักงานต้องรับผิดชอบ แต่พนักงานไม่ยินยอมเพราะอ้างว่าตนเองไม่ได้เข้าร่วม  ฝ่าย HR ควรจัดการอย่างไร เพราะการเงินต้องการให้พนักงานนำเงินมาคืนบริษัทที่สำรองไป หรือพนักงานไม่ยอมจ่าย ทางบริษัทจะให้ผู้จัดทำโครงการรับผิดชอบเงินส่วนนั้น คือ ฝ่าย HR  

ฝ่าย HR ควรทำอย่างไรดี