จากการระบาดของ COVID-19 ที่แพร่ระบาดหนักทั่วโลก ทำให้ธุรกิจต่าง ๆ ได้รับผลกระทบเป็นอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นการหยุดชะงัก ไปจนกระทั่งปิดกิจการ และหลายบริษัทที่ยังดำเนินกิจการต่อได้ก็ปรับรูปแบบการทำงาน ให้พนักงานทำงานจากที่บ้านบ้าง บางบริษัทก็ให้สลับกันเข้าออฟฟิศ และเมื่อสถานการณ์เริ่มดีขึ้น พบผู้ติดเชื้อน้อยลงเรื่อย ๆ ตอนนี้หลายบริษัทได้กลับมาเปิดออฟฟิศกันอีกครั้งแล้ว ส่วนบริษัทหรือผู้ประกอบการคนไหนที่ยังไม่ได้วางแผนในการเตรียมเปิดออฟฟิศ วันนี้ JobThai Tips มีแนวทางในการเตรียมออฟฟิศให้พร้อมเมื่อต้อง Reopening มาฝาก
สร้างทีมเฉพาะกิจช่วยกันวางแผน
สร้างทีมทำงานเฉพาะกิจจากฝ่ายต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายบริหาร, กฎหมาย, ทรัพยากรบุคคล, การสื่อสาร, ไอที มาร่วมกันวางแผนแก้ไขนโยบายและข้อบังคับต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ COVD-19 รวมถึงแผนการรับมือเมื่อเกิดเหตุด่วนฉุกเฉิน หรือแผนการฝึกอบรมเตรียมคนให้พร้อมในการกลับมาทำงานอีกครั้ง
โดยอาจจะสร้างกลุ่มเทรนเนอร์ขึ้นมา เช่น กลุ่มให้ความรู้ด้านข้อบังคับกฎระเบียบต่าง ๆ หรือกลุ่มไอทีที่ดูแลเรื่องอุปกรณ์การ Track พนักงาน โดยหัวข้อที่สอนนั้นอาจจะเป็น กฎการอยู่ร่วมกันในออฟฟิศ การทำความสะอาดหลังใช้อุปกรณ์ส่วนรวม หรือวิธีใช้งานแอปพลิเคชันในการ Track ซึ่งกลุ่มคนที่จะต้องถูกฝึกอบรมจะต้องเป็นทุกคนในบริษัท ทั้งพนักงานระดับล่างไปจนถึงผู้บริหารระดับสูง
เปลี่ยนรูปแบบการทำงานและการใช้ชีวิต
เมื่อคลายการ Lock Down แล้วก็ไม่ได้แปลว่าเราควรจะเรียกพนักงานกลับมาทำงานที่ออฟฟิศทั้งหมด แนะนำให้มีการแบ่งคนเป็นสามกลุ่ม คือ กลุ่มทำงานในออฟฟิศ กลุ่มทำงานที่บ้าน และกลุ่มที่ทำทั้งสองที่สลับกัน เหตุผลเพื่อลดความแออัด ปิดระบบสแกนนิ้วชั่วคราว ใช้เป็นเครื่องสแกนใบหน้าหรือเครื่องทาบบัตรเพื่อลดการสัมผัสแทน และเพิ่มอุปกรณ์ที่จะ Track พนักงานในแอปพลิเคชันของสมาร์ทโฟน หรืออุปกรณ์ IT ต่าง ๆ ในออฟฟิศเพื่อวิเคราะห์ความเสี่ยง
หยุดกิจกรรมสันทนาการต่าง ๆ ของบริษัทไปก่อน และออกกฎห้ามอยู่รวมกันเกิน 5 -10 คน ควรมีการจำกัดจำนวนบุคคลภายนอกที่เข้ามา หรือต้องได้รับใบอนุญาตที่ถูกต้องเท่านั้น และสำคัญที่สุดคือเรื่องความสะอาด ควรให้พนักงานเช็ดทำความสะอาดทุกอย่างก่อนและหลังใช้ เช่น โต๊ะทำงาน หรืออุปกรณ์สำนักงาน เพิ่มความถี่ในการเช็ดทำความสะอาดต่อวันมากขึ้น และมี Deep Cleaning ทุกสัปดาห์
เปลี่ยนเวลาการทำงานหรือวันหยุด
ปรับเปลี่ยนให้เวลาทำงานยืดหยุ่นมากขึ้นเพื่อลดความเสี่ยงการมาทำงานในชั่วโมงเร่งด่วน เช่น คนที่ต้องใช้ขนส่งสาธารณะ หรือพนักงานที่มีลูกเล็กที่ยังไม่เปิดเทอม ก็อาจจะยืดหยุ่นเวลาให้เป็นพิเศษ ส่วนใครที่มีอาการป่วยกะทันหันในที่ทำงานอาจจะพิจารณาให้กลับบ้านได้ทันที
ในส่วนของวันลาหยุดในช่วงนี้อาจจะต้องพิจารณาเป็นพิเศษ เช่น ออกกฎห้ามลาไปต่างจังหวัด หรือต่างประเทศ แต่ถ้าจำเป็นที่ต้องไปจริง ๆ ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการระดับสูงเท่านั้น และเมื่อกลับมาต้องกักตัวเองอยู่ที่บ้านเพื่อดูอาการ 14 วัน ส่วนใครที่ลาป่วยเพราะติดเชื้อ COVID-19 เราก็อาจจะมีการพิจารณาเพิ่มเติมวันลาให้
เลือกคนที่จำเป็นกลับมาทำงานที่ออฟฟิศก่อน
การนำพนักงานกลับมาควรแบ่งเป็น 4 Phases ได้แก่ Phase 1 เตรียมความพร้อมของออฟฟิศให้ได้มากที่สุด ทั้งสภาพแวดล้อมการทำงาน ความสะอาด รวมถึงการตั้งข้อกำหนดระเบียบแบบแผนของพนักงาน
Phase 2 เริ่มทยอยนำพนักงานที่เต็มใจกลับมาทำงานแบบที่เราไม่ได้บังคับ
Phase 3 ให้ทยอยนำพนักงานกลับมาสัก 20% โดยหลีกเลี่ยงคนที่มีความเสี่ยงสูง เช่น คนที่จำเป็นต้องใช้ขนส่งสาธารณะ คนที่มีครอบครัวเด็กเล็ก และคนที่มีอาการป่วย
Phase 4 นำพนักงานกลับมาเป็น 50% โดยจัดลำดับความสำคัญจากโปรเจคงานว่าใครบ้างที่มีหน้าที่รับผิดชอบโปรเจคนั้น ๆ ก่อนหลัง และทยอยนำกลับมาเพิ่มมากขึ้น แต่จะนำกลับมาได้ 100% นั้นแนะนำว่าควรที่จะให้โรคระบาด COVID-19 มีวัคซีนที่สามารถรักษาหายได้อย่างกว้างขวางก่อนดีที่สุด
ต้องบอกว่าการวางแผนนำพนักงานกลับมาทำงานให้เหมาะสมนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะแผนการที่วางไว้ต้องเหมาะสมและยืดหยุ่น พร้อมรับมือกับเหตุการณ์ฉุกเฉินได้อย่างครอบคลุมที่สุด ทั้งหมดที่เราบอกไปเป็นส่วนหนึ่งในแนวทางให้บริษัทนำไปวางแผนและลองไปปรับใช้ดูกันได้
บริษัทจะให้พนักงานกลับมาทำงานที่ออฟฟิศต้องเตรียมอะไรบ้าง
สร้างทีมทำงานเฉพาะกิจจากฝ่ายต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายบริหาร, กฎหมาย, ทรัพยากรบุคคล, การสื่อสาร, ไอที มาร่วมกันวางแผนแก้ไขนโยบายและข้อบังคับต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ COVD-19 รวมถึงแผนการรับมือเมื่อเกิดเหตุด่วนฉุกเฉิน หรือแผนการฝึกอบรมเตรียมคนให้พร้อมในการกลับมาทำงานอีกครั้ง
โดยอาจจะสร้างกลุ่มเทรนเนอร์ขึ้นมา เช่น กลุ่มให้ความรู้ด้านข้อบังคับกฎระเบียบต่าง ๆ หรือกลุ่มไอทีที่ดูแลเรื่องอุปกรณ์การ Track พนักงาน โดยหัวข้อที่สอนนั้นอาจจะเป็น กฎการอยู่ร่วมกันในออฟฟิศ การทำความสะอาดหลังใช้อุปกรณ์ส่วนรวม หรือวิธีใช้งานแอปพลิเคชันในการ Track ซึ่งกลุ่มคนที่จะต้องถูกฝึกอบรมจะต้องเป็นทุกคนในบริษัท ทั้งพนักงานระดับล่างไปจนถึงผู้บริหารระดับสูง
เมื่อคลายการ Lock Down แล้วก็ไม่ได้แปลว่าเราควรจะเรียกพนักงานกลับมาทำงานที่ออฟฟิศทั้งหมด แนะนำให้มีการแบ่งคนเป็นสามกลุ่ม คือ กลุ่มทำงานในออฟฟิศ กลุ่มทำงานที่บ้าน และกลุ่มที่ทำทั้งสองที่สลับกัน เหตุผลเพื่อลดความแออัด ปิดระบบสแกนนิ้วชั่วคราว ใช้เป็นเครื่องสแกนใบหน้าหรือเครื่องทาบบัตรเพื่อลดการสัมผัสแทน และเพิ่มอุปกรณ์ที่จะ Track พนักงานในแอปพลิเคชันของสมาร์ทโฟน หรืออุปกรณ์ IT ต่าง ๆ ในออฟฟิศเพื่อวิเคราะห์ความเสี่ยง
หยุดกิจกรรมสันทนาการต่าง ๆ ของบริษัทไปก่อน และออกกฎห้ามอยู่รวมกันเกิน 5 -10 คน ควรมีการจำกัดจำนวนบุคคลภายนอกที่เข้ามา หรือต้องได้รับใบอนุญาตที่ถูกต้องเท่านั้น และสำคัญที่สุดคือเรื่องความสะอาด ควรให้พนักงานเช็ดทำความสะอาดทุกอย่างก่อนและหลังใช้ เช่น โต๊ะทำงาน หรืออุปกรณ์สำนักงาน เพิ่มความถี่ในการเช็ดทำความสะอาดต่อวันมากขึ้น และมี Deep Cleaning ทุกสัปดาห์
ปรับเปลี่ยนให้เวลาทำงานยืดหยุ่นมากขึ้นเพื่อลดความเสี่ยงการมาทำงานในชั่วโมงเร่งด่วน เช่น คนที่ต้องใช้ขนส่งสาธารณะ หรือพนักงานที่มีลูกเล็กที่ยังไม่เปิดเทอม ก็อาจจะยืดหยุ่นเวลาให้เป็นพิเศษ ส่วนใครที่มีอาการป่วยกะทันหันในที่ทำงานอาจจะพิจารณาให้กลับบ้านได้ทันที
ในส่วนของวันลาหยุดในช่วงนี้อาจจะต้องพิจารณาเป็นพิเศษ เช่น ออกกฎห้ามลาไปต่างจังหวัด หรือต่างประเทศ แต่ถ้าจำเป็นที่ต้องไปจริง ๆ ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการระดับสูงเท่านั้น และเมื่อกลับมาต้องกักตัวเองอยู่ที่บ้านเพื่อดูอาการ 14 วัน ส่วนใครที่ลาป่วยเพราะติดเชื้อ COVID-19 เราก็อาจจะมีการพิจารณาเพิ่มเติมวันลาให้
การนำพนักงานกลับมาควรแบ่งเป็น 4 Phases ได้แก่ Phase 1 เตรียมความพร้อมของออฟฟิศให้ได้มากที่สุด ทั้งสภาพแวดล้อมการทำงาน ความสะอาด รวมถึงการตั้งข้อกำหนดระเบียบแบบแผนของพนักงาน
Phase 2 เริ่มทยอยนำพนักงานที่เต็มใจกลับมาทำงานแบบที่เราไม่ได้บังคับ
Phase 3 ให้ทยอยนำพนักงานกลับมาสัก 20% โดยหลีกเลี่ยงคนที่มีความเสี่ยงสูง เช่น คนที่จำเป็นต้องใช้ขนส่งสาธารณะ คนที่มีครอบครัวเด็กเล็ก และคนที่มีอาการป่วย
Phase 4 นำพนักงานกลับมาเป็น 50% โดยจัดลำดับความสำคัญจากโปรเจคงานว่าใครบ้างที่มีหน้าที่รับผิดชอบโปรเจคนั้น ๆ ก่อนหลัง และทยอยนำกลับมาเพิ่มมากขึ้น แต่จะนำกลับมาได้ 100% นั้นแนะนำว่าควรที่จะให้โรคระบาด COVID-19 มีวัคซีนที่สามารถรักษาหายได้อย่างกว้างขวางก่อนดีที่สุด
ต้องบอกว่าการวางแผนนำพนักงานกลับมาทำงานให้เหมาะสมนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะแผนการที่วางไว้ต้องเหมาะสมและยืดหยุ่น พร้อมรับมือกับเหตุการณ์ฉุกเฉินได้อย่างครอบคลุมที่สุด ทั้งหมดที่เราบอกไปเป็นส่วนหนึ่งในแนวทางให้บริษัทนำไปวางแผนและลองไปปรับใช้ดูกันได้