รบกวนผู้รู้ในการวางระบบแก้ไขปัญหาการจัดซื้อและจัดส่งในกิจการซื้อขายงานสั่งผลิต

ตามหัวข้อเลยค่ะ พอดีเข้ามารับงาน เป็นหัวหน้าแผนกบัญชีและแผนกจัดซื้อพ่วงกัน
ปกติน้องที่ทำอยู่จะพ่วงงานบัญชีเข้ากับงานจัดซื้อ เนื่องด้วยน้องทำคนเดียวช่วงบ.เปิด
ใหม่ผ่านไป6เดือน บ.เติบโตขึ้น เลยมีการจ้างคนเพิ่ม และตัวเราเองก็เข้ามาทำในลูปงานบัญชีและต้องวางระบบให้น้องในส่วนของงานจัดซื้อด้วย แต่ทำมา2เดือนก็ยังเข้าไม่ถึงloopจัดซื้อของน้องเพราะ ว่าน้องงานยุ่งมากไม่มีเวลาถ่ายงานให้และตัวน้องเองก็พลาดหลายอย่างเช่นออกใบสั่งผลิตผิด ทำอินวอย
ผิด ซึ่งเราอยากจะเข้าไปช่วยน้องในตรงนั้นแต่น้องก็บอกว่ามันเป็นงานต่อเนื่อง หนูทำเองดีกว่า ก็เลยไม่ได้เข้า loopงานน้องสักที เราเคยนั่งเขียน flowchart
ของงานเองจากการสอบถามน้องและคนที่เกี่ยวข้องเราก็ได้ผังงานเพื่อกำหนดขอบเขตงาน หาช่องตรงไหนที่จะเข้าไปช่วยน้องได้บ้าง แต่ก็ดูไม่เป็นผลเท่าไหร่
ตอนนี้เราเลยคิดว่า จะลองเข้าไปทำในส่วนงานของน้องเองเลย แต่จะเลือกไปลองทำในวันหยุด เพื่อดูว่าในทางปฏิบัติมันเป็นยังไง
เพราะปัญหาที่พบคือ 
1. น้องใช้เวลาในการแจ้งจัดส่งในแต่ละวัน เกือบครึ่งวันเช้า มีการจัดส่งในแต่ละวัน 3-5 ราย
2. ใช้เวลาในการออกpoที่รับจากลูกค้าส่งต่อไป ให้โรงงานสั่งผลิต 2-3 po ใช้เวลาเกือบครึ่งวันบ่าย
     -การจะออก po ลูกค้าไปโรงงานได้ต้องแปลง รหัสpo ลูกค้าให้ตรงกับ รหัสของเรา จึงใช้เวลานาน ขั้นตอนนี้เคยคิดแก้โดยให้เซลล ใส่ข้อมูลมาให้ครบ
       ซึ่งได้บ้างไม่ได้บ้าง เราเข้าใจเซลล์ว่าต้องออกหายอดให้บ. เวลาจึงน้อย ก็อยากหาตรงกลาง
3.ในการทำงาน ลูทีนที่กล่าวมา จะมีเซลล์คอยมาถามตามงาน เก่าและใหม่ตลอดเวลา