อาณาจักรไอที ตอนที่ 3 เมื่อองค์กรผมจะต้องย้ายจาก MS365 ไปยัง G-suite(ต่อ) ...CIO กากๆ
ปัญหาทุกปัญหามีทางออก
หลังจากที่มีการประชุมรอบที่ 100 ผ่านไป (จำไม่ได้ว่ากี่ครั้งไม่ได้นับ) สรุปก็คือองค์กรเราจะใช้วิธีผสมผสาน นั่นคือ บริษัทใดที่ไม่ได้ใช้ application ฝั่ง M มากให้ย้ายได้ทันที เลยได้ 8 บริษัทย้าย อีก 4 บริษัท ยังคงใช้ Microsoft เพราะต้องเปิดไฟล์จากลูกค้าอยู่ โอเคสรุป Managment ก็มีทางออกให้ทุกคนจบพอใจแยกย้าย แต่งานยากมันอยู่ที่กูนี่…
ควานหา consult ที่ทำ G-suite ที่เป็นมืออาชีพ
โจทย์ที่แล่นมาในหัวสมองตอนนั้นคือจะย้ายอย่างไร Migrate อย่างไรให้กระทบน้อยที่สุด อ่อขอเล่า Background ที่พอเล่าได้ บ. ที่ผมทำงานอยู่นี่มีบริษัทในต่างประเทศประมาณ 5 ประเทศ คนประมาณ 3200 คน คือย้ายเมล user ทั้งหมด พร้อมด้วยงาน ใน OneDrive มายัง Google Drive เป็นอะไรที่พลาดไม่ได้ ถ้าพลาดนั้นคือข้อมูลหายหมด โดนด่าแน่นอน เพลอๆ จะพาลเอาเป็นเรื่องใหญ่เกินจะรับได้ บริษัทที่เป็นคอนซัลท์ที่ผมคัดมามี 2 บริษัทขอใช้ชื่อตัวย่อว่า K กับ T ละกัน 2 จ้าวนี้ เก่งพอๆ กัน แต่เราคุยกับ T แล้วรู้สึกว่าสื่อสารกันรู้เรื่อง แล้วเขาก็สร้างความมั่นใจว่าจะพาบริษัทก้าวข้ามให้งานนรกนี้ไปให้ได้ เลยตัดสินใจกับบริษัท T ไป
Consult ดี แพลดี ทีมงานดี มีชัยไปกว่าครึ่ง
ตัดสินใจถูกที่จ้างบริษัท T มาทำเรื่อง Migration คือมี Best practice ที่ทำ Change Management มาจากเจ้าพ่อ Google แบ่งสัดส่วนการทำงานชัดเจน แพลนชัดเจนมาก ลดความเสี่ยงได้ สร้างความมั่นใจ
ขอเล่าสั้นๆ ว่า เราแบ่งออกเป็น 3 เฟส คือ
1. Core IT = เราก็เลือกคนออกมาจากทุก Bu ที่พอรู้เรื่องด้าน ไอที มา 200 คน สุดท้ายคนพวกนี้จะช่วยเราเรื่องการใช้งาน เดินทรูปโน้นนี่นั่น รณรงค์แคมเปญ จัดกิจกรรมเปิดตัว
ในเฟสนี้จะทำเมลให้ลงไป 2 ที่พร้อมๆ กันคือ M กับ G แล้ว user สามารถ login ได้ทั้งสองที่
2. Early adoption = ถ้ามตาม Best practice เราจะเลือกมาไม่เกิน 20% ของจำนวนทั้งหมด นั้นคือต้องไม่เกิน 500 คน แต่ตอนทำจริงเราปาไป 1200 คน มีการเจรจาต่อรองให้ย้ายทั้งบริษัทในคราวเดียว ถามว่าทำได้ไหมทำได้ แต่จะ support ไม่ทันในกรณีที่มีปัญหา แต่ก็ผ่านกันมาได้แบบเหนื่อยทีเดียว
3. Go live = ไปพร้อมกันทุกคน
ปิดจ๊อบนี้ใช้เวลาไปประมาณ 5 เดือน พอดีที่มันนานเพราะว่าในระหว่างที่เราจะก้าวข้ามไปทีละเฟส จะเจอกับอุปสรรค์ต่างๆ นาๆ แล้วเอาสิ่งที่เจอมาแก้ไขในเฟสถัดๆไป นั่นคือสิ่งที่ Management ถามว่าทำไมไม่ย้ายทีเดียว ซึ่งก็ทำให้ผมชี้แจงอยู่หลายรอบกว่าจะเข้าใจและยอมรับในแพลน สุดท้ายสิ่งที่ยากสุดในการใช้งานคือ user experience คือ ไม่ชินนั่นเอง ถามว่าแก้ไง คือ Training กับ เอาคนจากเฟส 1 ที่เราเชิญมาเป็น google guide แล้วไปสอน ช่วยลดเรื่องการ support ไปได้เยอะเลย
แรกๆ เราจะได้ยินว่า gmail ใช้งานยากมาก แต่ตอนหลังเราจะไม่ได้ยินแล้วและ มีแต่บอกว่าเริ่มชินและใช้งานได้สะดวก
CIO กากๆ ….
อาณาจักรไอที ตอนที่ 3 เมื่อองค์กรผมจะต้องย้ายจาก MS365 ไปยัง G-suite(ต่อ) ...CIO กากๆ
ปัญหาทุกปัญหามีทางออก
หลังจากที่มีการประชุมรอบที่ 100 ผ่านไป (จำไม่ได้ว่ากี่ครั้งไม่ได้นับ) สรุปก็คือองค์กรเราจะใช้วิธีผสมผสาน นั่นคือ บริษัทใดที่ไม่ได้ใช้ application ฝั่ง M มากให้ย้ายได้ทันที เลยได้ 8 บริษัทย้าย อีก 4 บริษัท ยังคงใช้ Microsoft เพราะต้องเปิดไฟล์จากลูกค้าอยู่ โอเคสรุป Managment ก็มีทางออกให้ทุกคนจบพอใจแยกย้าย แต่งานยากมันอยู่ที่กูนี่…
ควานหา consult ที่ทำ G-suite ที่เป็นมืออาชีพ
โจทย์ที่แล่นมาในหัวสมองตอนนั้นคือจะย้ายอย่างไร Migrate อย่างไรให้กระทบน้อยที่สุด อ่อขอเล่า Background ที่พอเล่าได้ บ. ที่ผมทำงานอยู่นี่มีบริษัทในต่างประเทศประมาณ 5 ประเทศ คนประมาณ 3200 คน คือย้ายเมล user ทั้งหมด พร้อมด้วยงาน ใน OneDrive มายัง Google Drive เป็นอะไรที่พลาดไม่ได้ ถ้าพลาดนั้นคือข้อมูลหายหมด โดนด่าแน่นอน เพลอๆ จะพาลเอาเป็นเรื่องใหญ่เกินจะรับได้ บริษัทที่เป็นคอนซัลท์ที่ผมคัดมามี 2 บริษัทขอใช้ชื่อตัวย่อว่า K กับ T ละกัน 2 จ้าวนี้ เก่งพอๆ กัน แต่เราคุยกับ T แล้วรู้สึกว่าสื่อสารกันรู้เรื่อง แล้วเขาก็สร้างความมั่นใจว่าจะพาบริษัทก้าวข้ามให้งานนรกนี้ไปให้ได้ เลยตัดสินใจกับบริษัท T ไป
Consult ดี แพลดี ทีมงานดี มีชัยไปกว่าครึ่ง
ตัดสินใจถูกที่จ้างบริษัท T มาทำเรื่อง Migration คือมี Best practice ที่ทำ Change Management มาจากเจ้าพ่อ Google แบ่งสัดส่วนการทำงานชัดเจน แพลนชัดเจนมาก ลดความเสี่ยงได้ สร้างความมั่นใจ
ขอเล่าสั้นๆ ว่า เราแบ่งออกเป็น 3 เฟส คือ
1. Core IT = เราก็เลือกคนออกมาจากทุก Bu ที่พอรู้เรื่องด้าน ไอที มา 200 คน สุดท้ายคนพวกนี้จะช่วยเราเรื่องการใช้งาน เดินทรูปโน้นนี่นั่น รณรงค์แคมเปญ จัดกิจกรรมเปิดตัว
ในเฟสนี้จะทำเมลให้ลงไป 2 ที่พร้อมๆ กันคือ M กับ G แล้ว user สามารถ login ได้ทั้งสองที่
2. Early adoption = ถ้ามตาม Best practice เราจะเลือกมาไม่เกิน 20% ของจำนวนทั้งหมด นั้นคือต้องไม่เกิน 500 คน แต่ตอนทำจริงเราปาไป 1200 คน มีการเจรจาต่อรองให้ย้ายทั้งบริษัทในคราวเดียว ถามว่าทำได้ไหมทำได้ แต่จะ support ไม่ทันในกรณีที่มีปัญหา แต่ก็ผ่านกันมาได้แบบเหนื่อยทีเดียว
3. Go live = ไปพร้อมกันทุกคน
ปิดจ๊อบนี้ใช้เวลาไปประมาณ 5 เดือน พอดีที่มันนานเพราะว่าในระหว่างที่เราจะก้าวข้ามไปทีละเฟส จะเจอกับอุปสรรค์ต่างๆ นาๆ แล้วเอาสิ่งที่เจอมาแก้ไขในเฟสถัดๆไป นั่นคือสิ่งที่ Management ถามว่าทำไมไม่ย้ายทีเดียว ซึ่งก็ทำให้ผมชี้แจงอยู่หลายรอบกว่าจะเข้าใจและยอมรับในแพลน สุดท้ายสิ่งที่ยากสุดในการใช้งานคือ user experience คือ ไม่ชินนั่นเอง ถามว่าแก้ไง คือ Training กับ เอาคนจากเฟส 1 ที่เราเชิญมาเป็น google guide แล้วไปสอน ช่วยลดเรื่องการ support ไปได้เยอะเลย
แรกๆ เราจะได้ยินว่า gmail ใช้งานยากมาก แต่ตอนหลังเราจะไม่ได้ยินแล้วและ มีแต่บอกว่าเริ่มชินและใช้งานได้สะดวก
CIO กากๆ ….