มีงาน Excel อยากให้ช่วยครับ

ผมทำงานเป็นเด็กฝึกงานอยู่ที่บริษัทแห่งนึงครับ หัวหน้าสั่งงานมาว่าให้ทำ Data base ของเครื่องจักรแต่ละชนิดว่าเกิดปัญหาอะไรบ้างภายในเดือนนั้นๆ และช่างซ่อมบำรุงต้องใช้เวลาทั้งหมดกี่ชั่วโมงในเดือนนั้นๆในการแก้ไขปัญหาที่เกิดจากเครื่อง โดยหัวหน้าได้ให้ File access มา ซึ่งในนั้นจะมีข้อมูลบอกว่า เครื่องจักรเครื่องนี้ ชื่ออะไร มีปัญหาอะไร และ ใช้เวลาซ่อมกี่ชั่วโมง ซึ่งงานที่หัวหน้าสั่งคือต้องการให้ผม เอา Data base ใน access มา export ลง Excel
และทำเป็นกราฟของปัญหาทั้งหมด ว่ามีปัญหาอะไรเกิดขึ้นกี่ครั้ง และใช้เวลาทั้งหมดกี่ชัวโมง ซึ่ง Data ภายในที่ให้มาเป็นแค่ไฟล์ที่บอกว่าเครื่องนี้มีปัญหาอะไรบ้าง แต่ไม่บอกจำนวนครั้ง เป็นแค่ข้อความปัญหาซ้ำๆกัน ผมจึงอยากถามพี่ๆว่าจะทำกราฟยังไง และจะ Format cell ยังไงให้เห็นว่าปัญหานี้มีกี่ครั้งในรอบเดือน หรือต้องมานั่งนับเอาเอง รบกวนพี่ๆสอนผมหน่อยครับ