ทำงานยังไงมีระบบกับตัวเองมากขึ้น

สวัสดีค่ะ กระทู้นี้หัวเรื่องอาจจะงงๆไปบ้าง ลองพิมพ์สองสามทีแล้วแต่คิดไม่ออกว่าจะขึ้นยังไง เลยขออธิบายตรงนี้แทนนะคะ

ประเด็นกระทู้คือ เราจะทำงานยังไงให้มีระบบ แม้ว่าบริษัทเราจะมีระบบการจัดการยังไง ดี หรือ ไม่ดีก็ตาม เมื่อคุณอาจจะไม่สามารถเลือกที่ทำงานได้ หรือเปลี่ยนอะไรๆได้ มาเริ่มเปลี่ยนที่ตัวเอง ที่โต๊ะ ที่คอมพิวเตอร์ ที่ตัวของเราเองกันดีกว่าค่ะ จขกท.ลองใช้ และยังคงใช้วิธีเหล่านี้อยู่ ซึ่งได้ผลดีค่ะ อาจจะไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุด แต่มันไม่ได้ยากหรือต้องถึงขั้นเปลี่ยนตัวเองจากคนเก่าเป็นคนใหม่ จึงอยากลองมาแนะนำดูค่ะ ลักษณะงานของจขกท.เป็นงานเน้นความคิดสร้างสรรค์ค่ะ ปัจจุบันทำงานอยู่ต่างประเทศ ในบ.แทบไม่มีคนไทย และที่มีก็ไม่ค่อยสนิทกันค่ะ (แต่ไม่มีปัญหากันนะคะ) เนื่องจากต้องทำงานกับคนต่างชาติต่างภาษา งานที่โหลดเยอะ และบางครั้งต้องคิดเองว่าควรหรือไม่ควรทำอะไรก่อนหลังเพื่อจะส่งลูกค้า เราจึงต้องคิดระบบบางอย่างขึ้นมาเพื่อไม่ให้เราทำงานมากเกินไปจนร่างกายเครียด และยังทำงานเสร็จได้ดีค่ะ

เขียนรู้เรื่องไม่รู้เรื่องยังไง ขออภัยด้วยนะคะ

เริ่มกันเลยค่ะ

คุณจะทำงานเป็นระบบขึ้นได้ด้วยการรรรรรร....

1. ประชุมตัวเองเป็๋นครั้งคราว
คือ คุณไม่ได้ต้องปิดห้องอยู่เงียบๆอะไรนะคะ แค่อาจจะสละเวลานอนสองวันต่อสัปดาห์ตอนเช้ามาคุยกับตัวเองก่อนจะเริ่มเปิดงานเปิดคอมทำนิดนึงว่า งานในมือมีอะไรบ้าง อันไหนทำถึงไหนแล้ว งานส่วนไหนใครทำอยู่ ประชุมล่าสุดเป็นยังไง งั้นครั้งต่อไปต้องส่งอะไร และสิ่งที่สำคัญที่สุดในเนื้อหางานครั้งหน้าคืออะไร พูดออกเสียงเลยก็ได้ค่ะ พูดไป เขียนไป จะได้ไม่ลืมนะคะ และนี่ก็นำไปสู่เคล็ดลับข้อต่อไปค่ะ

2. เขียน เขียยน เขียยยยนนนนน
คุณต้องเขียนค่ะ อย่าพิมอย่างเดียวนะคะ เขียนในคอมในไอแพดในโทรศัพท์ไม่ได้ผลสำหรับเราค่ะ แต่ถ้าคุณโอเค ก็เขียนในนั้นก็ได้ค่ะ คิดอะไรจากการประชุมตัวเอง เขียนมาค่ะ อย่างเราจะชอบเขียนตัวอย่างหน้าตางานนำเสนอครั้งต่อไปคร่าวๆไว้ค่ะว่าเราจะมีรายละเอียดอะไร หน้าไหนสำคัญต้องเสร็จ หน้าไหนยังพอละเว้นได้ เราแปะตัวอย่างที่เราเขียนเช้าวันนี้ให้ดูนะคะ
....ว่าแต่ แทรกรูปยังไงนะ... 5555
โอ๊ะ ได้ละ

3. สมุดเล่มเดียว
เราใช้สมุดเล่มเดียวกับทุกอย่างค่ะ ประชุม จัดการงาน คิดอะไรเขียน ทุกสิ่งอัน มันก็ไม่เป็นระเบียบมาก เราก็จดเละๆ แต่ที่แน่ๆคือถ้าเราจะหาอะไร เราจะรู้ว่ามันต้องอยู่ในนี้ เบอร์โทรลูกค้า คนประชุม เราก็จดไว้หน้าสุดท้ายของสมุดค่ะ แม้ว่าจะได้นามบัตรหรือมีเบอในโทรศัพท์แล้วก็ตาม เผื่อฉุกเฉินค่ะ

4. เพื่อนในออฟฟิส ถึงจะไม่สนิท แต่ก็ควรจะคุยได้
บอกตามตรงว่าเป็นคนไม่ค่อยสนิทกับใครค่ะ... สันโดษ แต่เราจะสันโดษยังไงก็ต้องมีท่าทางเป็นมิตรกับผู้อื่นนะคะ คือ อาจจะไม่ขนาดสนิทจนปรึกษาได้ แต่ก็สนิทขนาดถ้าต้องไปกินข้าว หรือเจอหน้ากันตอนเช้าก็ยิ้มกันได้ คุยกันได้อย่างสบายใจ จขกท.ชอบเป็นเพื่อนกับ admin หรือ reception เป็นพิเศษค่ะ เค้าไม่ได้นั่งแถวๆเรา และสายงานไม่ตรงกัน เวลาคุยก็ได้คุยเรื่องอื่น เจอกันตอนเช้า เดินผ่านทักทาย ทำให้มีรอยยิ้มในเวลาทำงานได้ง่ายๆโดยไม่ต้องคิดอะไรเยอะค่ะ หรือคนนั่งโต๊ะติดกัน ก็คุยกันบ้างค่ะ แต่เราอาจจะไม่ได้คุยเยอะ แต่ถ้ามีอะไรขำๆ อาจจะมีเล่ากันบ้าง ...เราถือคติว่า เพื่อนที่ทำงานกับเพื่อนในชีวิตจริงๆ ถ้าเป็นไปได้ เราจะพยายามไม่ให้เค้าเป็นคนเดียวกันค่ะ คือ มีระยะห่างในเรื่องส่วนตัวกับเพื่อนที่ทำงานมากกว่านิดนึง จะได้ทำงานสะดวกใจ ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น แต่ห้ามบึ่งตึงนะคะ หาจุดที่พอดี "เป็นคน nice แบบไม่ fake" ประมาณนั้น ^^"

5. สุดท้ายที่คิดออกคือ post-it
เราใช้มันกับทุกอย่าง รองจากสมุดค่ะ บางทีเราใช้จดงานแปะไว้ที่โต๊ะตอนเย็นก่อนกลับบ้านเพื่อเตือนตัวเองว่าเราต้องทำอะไรในวันถัดไปตอนเช้า จะได้ไม่ลืมค่ะ ตัวอย่าง...

ก็ ประมาณนี้นะคะ อันนี้คือที่คิดออกว่าเราทำ ทุกวิธีนี้เราไม่ได้ทำทุกๆวัน ยกเว้นข้อ 4 เรายิ้มให้พี่ admin ทุกวันค่ะ ข้อ 1 เราชอบทำเช้าวันรุ่งขึ้นหลังประชุมงานอะไรก็ตาม (แต่ไม่ทุกครั้ง) ข้อ2-3 เราวางสมุดเปิดกางบนโต๊ะเลยค่ะ คิดอะไรเขึยน ไปประชุมก็หิ้วไป ข้อ 5 ทำบ้าง เวลางานเร่ง มาทำงานวันหยุด วันที่ทำงานที่ตั้งใจทำให้เสร็จวันนี้ไม่เสร็จ แต่ยังมีเวลา หรือต้องออกไปประชุมทั้งที่งานอีกงานยังค้าง ก็จะเขียนไว้เลยค่พว่าเหลืออะไรบ้าง กลับมาทำต่อก็ค่อยๆขึดที่ทำเสร็จแล้วทิ้งทีละข้อ

เราไม่ใช่คนมีระเบียบ เราเลยต้องสร้างระบบให้ตัวเองทำงานเรียบร้อยขึ้นค่ะ ระบบเราไม่ได้ดีที่สุด แต่มันก็ช่วยให้เราทำงานโอเคขึ้น หลงลืมน้อยลง และทันเวลาขึ้นค่ะ

ขอบคุณที่อ่านถึงตรงนี้ (ยาวมาก) หวังว่าจะเป็นประโยชน์นะคะ หรือหากใครมีวิธีอื่นๆมาแชร์กันนะคะ
ถ้า tag อันไหนห้องไหนผิดขออภัยด้วยนะคะ