จดหมายถึงสถานทูต กรณีไม่ได้เดินทางตามวันที่ได้รับในวีซ่า ใครเคยเขียนบ้างคะ ขอคำแนะนำค่ะ

แพลนเดินทางไปสวิสฯ และขอวีซ่าได้เรียบร้อย แต่ไม่ได้เดินทางไปตามกำหนดการณ์ เนื่องจากมีธุระด่วนที่ต้องอยู่จัดการจริงๆ ในวันเดินทางค่ะ ทีนี้พอแพลนจะไปใหม่เลยโทรสอบถามสถานทูตว่าจะมีปัญหาอะไรไหม หากจะขอวีซ่าอีกครั้งนึง ทางสถานทูตแจ้งมาว่าอยากให้ทำจดหมายแจ้งทางสถานทูตสักฉบับ ว่าเพราะเหตุใด ทำไมคราวที่แล้วถึงไม่เดินทางตามกำหนดการณ์ค่ะ

เลยอยากทราบว่า ใครเคยทำจดหมายประเภทนี้บ้าง เพราะเราเคยเห็นแต่จดหมายแนะนำตัว จดหมายยืนยันตัวตน จดหมายเชิญจากตปท. อะไรทำนองนี้ เลยไม่แน่ใจว่าข้อความที่เขียนจะต้องเป็นอย่างไร ต้องเป็นทางการแบบเป๊ะๆ เลยหรือไม่ค่ะ

ขอคำแนะนำจากผู้รู้ด้วยค่ะ ขอบคุณมากค่ะ