สอบถามหน้าที่ งานธุรการ องค์กร หน่อยครับ

ผมข้องใจมาก ในองค์กรผม การตามเอกสารต่างๆ ที่ส่งเข้ากระทรวง เจ้าหน้าที่ธุรการ ไม่ได้เป็นคนตามให้ หรืออย่างไร แต่เจ้าหน้าที่ตอบผมมาว่า เอาสำเนาเอกสารที่ให้เก็บไว้มาดูจะมีหมายเลขเอกสารที่ส่งไป แล้วโทรตามเลย แบบนี้ก็ได้เหรอครับ

ผมเข้าใจว่า เรื่องเอกสารทุกอย่าง ธุรการ จะต้องเป็นคนจัดการให้

ขอคำแนะนำ ให้หายข้องใจหน่อยครับ