องค์กรที่น่าทำงานด้วย
ลองนึกถึงองค์กรที่น่าทำงานด้วย ทำงานสนุก พนักงานมีกำลังใจและได้พัฒนาตนเอง องค์กรนั้นน่าจะมีจุดเด่นที่ตรงไหน หรือมีลักษณะอย่างไรบ้าง?
บางคนคงนึกถึงองค์กรที่พนักงานมีความสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว (work-life balance) มีบรรยากาศที่อบอุ่น พนักงานรู้สึกผูกพันกับองค์กร (engagement) บางคนก็อาจจะนึกถึงองค์กรที่เปิดรับความคิดสร้างสรรค์ เปิดใจรับฟังความคิดที่แตกต่าง (openness) เปิดพื้นที่ให้ทดลองทำงานด้วยวิธีการใหม่ๆ และสร้างนวัตกรรม (innovation) หรือองค์กรที่ให้พนักงานมีส่วนร่วม ริเริ่มและตัดสินใจ (empowerment) ทำให้เกิดความภาคภูมิใจที่ได้มีส่วนร่วมในความสำเร็จของผลงานที่เกิดขึ้น สำหรับคนรุ่นใหม่หลายคนคงนึกถึงองค์กรที่มีความคล่องตัวในการหมุนเวียนงาน (mobility) ที่ทำให้มีโอกาสได้เรียนรู้งานใหม่ๆ ได้แลกเปลี่ยนความรู้กับเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์ความรู้พื้นฐานแตกต่างกัน ทำให้เกิดความหลากหลายของความคิดและเทคนิคการทำงาน (diversity)
แล้วจะบริหารจัดการอย่างไรให้คุณลักษณะขององค์กรเหล่านั้นซึ่งเป็นองค์กรที่พนักงานอยากทำงานด้วยนั้นเกิดขึ้นมา? แม้จะไม่มีคำตอบง่ายๆ สำหรับคำถามนี้ แต่ก็พอจะมีแนวทางอยู่บ้าง
องค์กรที่มีการหมุนเวียนงาน (mobility) และการแบ่งปันความรู้ (knowledge sharing)
หากองค์กรจะมี mobility สูงๆ ไม่ว่าจะในระดับฝ่ายงานหรือในระดับองค์กร นอกเหนือจากการสนับสนุนให้เกิดการหมุนเวียนงาน (job rotation) แล้วนั้น เงื่อนไขพื้นฐานที่สำคัญอีกประการหนึ่งก็คือ พนักงานต้องสามารถทำงานแทนกันได้ เพื่อรองรับอัตราการหมุนเวียนเปลี่ยนคนทำงาน (turn-over) ที่สูงขึ้น มิเช่นนั้น งานที่ดำเนินการมาโดยพนักงานคนเดิม เมื่อถูกเปลี่ยนคนทำงาน ก็จะเกิดความไม่ต่อเนื่อง หรือไม่ราบรื่นเท่าที่ควร ตรงนี้เองที่การถ่ายทอดความรู้อย่างต่อเนื่องจึงเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานแทนกันได้ แม้คนใดคนหนึ่งในทีมงานจะไม่อยู่รับผิดชอบงานเดิมของตัวเองแล้ว เพราะได้เปลี่ยนงาน หรือ ลาป่วย หรือ เกษียณ ก็ตาม
การถ่ายทอดความรู้หรือการแบ่งปันความรู้ (knowledge sharing) อย่างสม่ำเสมอ คือกิจกรรมสำคัญที่จะช่วยทำให้พนักงานมีความรู้ที่จะทำงานแทนกันได้ และทำให้แต่ละคนได้เรียนรู้จากประสบการณ์ของเพื่อนร่วมงานมากขึ้นและบ่อยขึ้น นอกจากนี้ ยังเป็นการพัฒนาสังคมแห่งการเรียนรู้ (learning society) ให้เกิดขึ้นภายในองค์กรอีกด้วย
อันที่จริงแล้ว การแบ่งปันความรู้ก็ไม่จำเป็นจะต้องจำกัดอยู่เพียงภายในทีมงาน ถ้าเป็นหัวข้อที่สามารถถ่ายทอดให้เพื่อนร่วมองค์กรในทีมอื่นฟังได้ การเปิดกว้างให้ได้เรียนรู้งานข้ามทีมหรือแม้กระทั่งข้ามฝ่ายงาน ก็มีประโยชน์ในการกระจายความรู้ และทำให้พนักงานแต่ละคนมีความรอบรู้งานที่ทีมอื่นรับผิดชอบอยู่มากขึ้นด้วย อันจะเป็นประโยชน์เมื่อมีการหมุนเวียนพนักงานข้ามทีมหรือข้ามฝ่าย การมีความรู้เบื้องต้นมาก่อนบ้าง ย่อมทำให้ผู้รับผิดชอบงานคนใหม่มารับงานต่อจากคนเดิมได้ต่อเนื่องและราบรื่นมากขึ้น
อย่างไรก็ดี องค์กรที่มีภาระงาน (work load) เยอะๆ ก็มักจะมีข้ออ้างว่าไม่มีเวลาสำหรับ knowledge sharing ทำให้พนักงานแต่ละคนรู้แค่งานที่ตัวเองรับผิดชอบอยู่ หากจะเปลี่ยนให้คนอื่นมาทำแทน ก็อาจจะทำให้งานสะดุดได้ หัวหน้าจึงไม่ค่อยอยากจะให้พนักงานหมุนเวียนงาน เกิดเป็นสภาพทำงานอยู่ตำแหน่งเดิมนานๆ หรือ ไซโล (silo) ขึ้นมาในฝ่ายงาน
ทั้งที่ หากเพียงแบ่งเวลาเดือนละ 8 ชั่วโมง มาแชร์ความรู้กัน ก็จะสามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้นได้ เมื่อนับชั่วโมงทำงานในแต่ละเดือน หากทำงานวันละ 8 ชั่วโมงต่อวัน ประมาณ 20 วันต่อเดือน ก็จะเท่ากับประมาณ 160 ชั่วโมงต่อเดือน การแบ่งเวลามาอย่างน้อย 8 ชั่วโมงต่อเดือนเพื่อมาถ่ายทอดความรู้กันในองค์กร จึงคิดเป็น 5% ของ 160 ชั่วโมงเท่านั้นเอง เมื่อนับรวมทั้งปี หรือ 12 เดือน ก็เสมือนว่าองค์กรจัดอบรมปีละ 96 ชั่วโมงต่อปี โดยไม่ต้องเสียค่าอบรมเลย เพราะให้พนักงานแชร์ความรู้กันเอง
องค์กรที่พนักงานมีความสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว (work-life balance)
การที่พนักงานสามารถทำงานแทนกันได้ทำให้เกิดผลดีในแง่การกระจายภาระงานหรือแบ่งงานกันทำอย่างสมดุล (workload balance) เพื่อเฉลี่ยให้ภาระงานของแต่ละคนไม่หนักและไม่กระจุกตัวอยู่ที่คนใดคนหนึ่งมากจนเกินไป เวลาเพื่อนร่วมงานลาหยุดหลายวันติดต่อกันก็ยังพึ่งพาทีมงานคนอื่นให้ทำงานแทนกันได้ นอกจากนั้น งานบางอย่างที่จำเป็นต้องให้พนักงานทำงานล่วงเวลาเป็นประจำ ก็สามารถใช้วิธีผลัดเวรกัน เพื่อไม่ให้ใครคนใดคนหนึ่งต้องกลับบ้านดึกเป็นประจำ และที่สำคัญ การกระจายภาระงานอย่างเหมาะสมนี้เองที่จะช่วยเฉลี่ยให้ work-life balance ของทุกคนในองค์กรอยู่ในระดับที่ดีขึ้น
ในแง่ของชั่วโมงทำงาน การที่กำหนดให้ต้องเลิกงานตรงตามเวลา ไม่ให้ทำงานอยู่ในที่ทำงานจนกลับบ้านดึก ก็มีส่วนช่วยกระตุ้นให้พนักงานใช้ชั่วโมงทำงานที่มีอยู่ให้คุ้มค่าและมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย นั่นคือ พนักงานต้องจัดการทำงานให้เสร็จในเวลาทำการ มิเช่นนั้น ก็ต้องแบกงานกลับไปทำต่อที่บ้าน อันที่จริงแล้ว การเลิกงานตรงตามเวลาและมี work-life balance ยังเป็นการส่งเสริมให้พนักงานมีเวลาไปทำกิจกรรมอื่นๆมากขึ้น เช่น การออกกำลังกาย การเรียนภาษาต่างประเทศ การพัฒนาตัวเองในด้านต่างๆ การมีเวลาให้กับสมาชิกในครอบครัว เป็นต้น
สำหรับงานบางอย่างที่ต้องรอรับช่วงต่อจากคนอื่น จนบางครั้งต้องรอจนเลยเวลาทำการปกติ แล้วพนักงานก็ต้องกลับบ้านดึกในที่สุด การแก้ปัญหาด้วยเทคโนโลยีที่ทำให้พนักงานสามารถกลับไปทำงานต่อที่บ้านได้ (anytime anywhere) ก็จะช่วยทำให้พนักงานกลับบ้านได้ตรงเวลามากขึ้นและเกิด work-life balance มากขึ้น รวมทั้ง ทำให้ทำงานในช่วงนอกเวลาทำการได้สะดวกยิ่งขึ้นด้วย
องค์กรที่ให้พนักงานมีส่วนร่วม ริเริ่มและตัดสินใจ (empowerment)
แม้ work-life balance จะช่วยให้พนักงานมีคุณภาพชีวิตที่ดีและเป็นหนึ่งในลักษณะสำคัญขององค์กรที่พนักงานอยากจะทำงานด้วย แต่อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งก็คือ ความภาคภูมิใจในงานที่ทำ ซึ่งเกิดจากการ empower ให้พนักงานสามารถใช้ศักยภาพที่มีอยู่มาสร้างผลงานได้อย่างเต็มที่ บรรยากาศการทำงานที่หัวหน้าเปิดใจรับฟังความคิดเห็นของพนักงาน ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญในการดึงศักยภาพของพนักงานออกมา โดยการให้โอกาสพนักงานได้ลองแสดงความสามารถและมีหัวหน้าเป็นผู้ชี้แนะ (mentor) รวมทั้งการยอมรับความผิดพลาดหรือความล้มเหลว เพื่อให้พนักงานกล้าลองสร้างสรรค์ นวัตกรรมใหม่ๆ (start-up) ขึ้นมา อันจะทำให้พนักงานรู้สึกภูมิใจในการริเริ่ม และมีส่วนร่วมในความสำเร็จของผลงานที่เกิดขึ้น
นอกจากนี้ แม้องค์กรจะมี mobility ที่ดี ก็อาจจะมีบางคนเห็นว่า การหมุนเวียนเปลี่ยนงานบ่อยๆ จะทำให้พนักงานไม่เกิดความชำนาญเฉพาะด้านขึ้นมา ทำให้องค์กรขาดผู้รู้จริงในงานเฉพาะด้าน (specialist) เหมือนกับเต็มไปด้วยเป็ดที่ว่ายน้ำได้ เดินได้ บินได้ แต่ไม่เก่งที่สุดสักด้าน เป็ดว่ายน้ำเก่งไม่สู้ปลาหรือเดินเก่งไม่สู้แมว ในด้านนี้องค์กรจะบริหารจัดการอย่างไรให้พนักงานมีทั้ง mobility ที่ดี และมีความชำนาญเฉพาะด้านที่ดีด้วย?
แนวทางหนึ่งที่น่าจะช่วยได้ก็คือการให้พนักงานแต่ละคนทำวิจัย (research) ในหัวข้อที่ตรงกับความสนใจและเป็นประโยชน์กับองค์กรโดยมีผู้บริหารหนึ่งท่านเป็นที่ปรึกษา (supervisor) โดยอาจจะแบ่งเวลามาประมาณ 5% - 10% ของชั่วโมงทำงานในแต่ละเดือน คิดเป็นประมาณ 8 – 16 ชั่วโมงต่อเดือน มาทำงานวิจัยของตัวเองร่วมกับที่ปรึกษา เพื่อสร้างความชำนาญเฉพาะด้านในหัวข้อที่สอดคล้องกับความถนัดและความชอบของตนเอง นั่นคือ ในขณะที่พนักงานเวียนงานหรือได้รับการถ่ายทอดความรู้จนมีความรอบรู้หลากหลายจนเหมือนเป็ด ก็จะได้พัฒนาตัวเองให้มีความรู้ลึกรู้จริงในงานเฉพาะด้านเป็น specialist เหมือนปลาที่ว่ายน้ำเก่ง ไปพร้อมกัน จึงได้ทั้งข้อดีของ mobility และ specialist
ทั้งนี้ งานวิจัยสามารถเป็นได้ทั้งการศึกษาด้านความต้องการ (demand-side) ว่าผู้มีส่วนได้เสีย (stakeholders) และลูกค้าที่องค์กรต้องดูแลนั้นมีความต้องการแบบไหน มีปัญหาอะไรที่อยากให้องค์กรช่วยแก้ไขบ้าง หรือเป็นการศึกษาด้านผลิตภัณฑ์และบริการ (supply-side) ว่าควรออกแบบและพัฒนาอย่างไรให้เกิดคุณค่าหรือประสิทธิภาพที่มากขึ้น ผลิตภัณฑ์และบริการที่มีอยู่ในปัจจุบันมีจุดเด่นจุดด้อยอะไรบ้าง หรือเป็นการทดลองทำโครงการวิจัยและพัฒนา (R&D) นวัตกรรมต่างๆขึ้นมา
เมื่อพนักงานมีการเวียนงานกันมากขึ้น พนักงานแต่ละคนอาจจะอยู่ที่ฝ่ายงานหนึ่งประมาณ 3 – 5 ปี แล้วเวียนงานไปฝ่ายอื่นต่อ ทำให้แต่ละฝ่ายงานคล้ายโรงเรียนที่ผลิตลูกศิษย์ออกมา ฝ่ายงานใดที่สร้างคนได้ดี ดึงศักยภาพของพนักงานออกมาได้มาก ฝ่ายนั้นย่อมได้รับความสนใจของพนักงาน ฝ่ายงานไหนที่หวังจะได้พนักงานที่มีความสามารถพิเศษ (talent) ย้ายมาทำงานให้ ก็ควรเตรียมความพร้อมที่จะแข่งสร้างศิษย์เก่าดีเด่นกับฝ่ายงานอื่น
การมอบหมายงานได้เหมาะสมกับความถนัดและความชอบของพนักงาน ก็มีส่วนช่วยให้พนักงานสนุกกับงานที่ทำและทำผลงานออกมาได้เต็มศักยภาพ เพื่อนร่วมงานที่เป็นมิตรจากการคัดเลือกคนที่เหมาะสมเข้ามาทำงาน และบรรยากาศในการทำงานที่ดีจากการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการเป็นผู้ให้ (giver) ส่งเสริมการช่วยเหลือกันและกันของพนักงาน เน้นการชมและเชียร์ เน้นการช่วยกันแก้ปัญหา ก็เป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้พนักงานรักและผูกพันกับองค์กร (engagement) รวมทั้งช่วยสร้างขวัญกำลังใจในการทำงาน
องค์กรที่น่าทำงานด้วย สิ่งสำคัญที่เสมือนไม่เร่งด่วน
แนวทางต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น mobility ไม่ว่าจะเป็นกิจกรรม knowledge sharing ไม่ว่าจะเป็นการกระจายภาระงานอย่างสมดุล (workload balance) ไม่ว่าจะเป็น work-life balance ไม่ว่าจะเป็น empowerment ให้กล้าผลิตนวัตกรรม ไม่ว่าจะเป็นการสร้างความภาคภูมิใจในงานที่ทำ ไม่ว่าจะเป็นการให้วิจัยในหัวข้อที่สนใจ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการเป็นผู้ให้ ล้วนเป็นสิ่งสำคัญที่เสมือนจะไม่เร่งด่วน เปรียบเสมือนการออกกำลังกาย ที่เป็นสิ่งสำคัญแต่หากไม่ได้ทำวันนี้ก็ยังไม่เกิดผลเสียแต่อย่างใด ทว่าในระยะยาว การไม่ออกกำลังกายย่อมส่งผลให้ร่างกายมีสุขภาพที่ไม่ดีได้
โดยปกติแล้ว คนเรามักจะทุ่มเททรัพยากรไปกับงานที่สำคัญและเร่งด่วน จนบางครั้งหลงลืมการทำสิ่งสำคัญที่ไม่เร่งด่วน เช่น การออกกำลังกาย การสร้างความสัมพันธ์ที่ดี การวางแผนระยะยาว เป็นต้น การบริหารจัดการให้องค์กรเป็นที่ที่พนักงานอยากทำงานด้วยก็เป็นเสมือนสิ่งสำคัญที่ไม่เร่งด่วนเช่นเดียวกัน ดังนั้น การลงมือทำอย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอจึงเป็นหัวใจของความสำเร็จของการเป็นองค์กรที่พนักงานอยากทำงานด้วย เหมือนกับการแบ่งเวลาไปออกกำลังกายอย่างสม่ำเสมอ
…แล้วเดือนนี้คุณได้ออกกำลังกายแล้วหรือยัง?
องค์กรที่น่าทำงานด้วย
ลองนึกถึงองค์กรที่น่าทำงานด้วย ทำงานสนุก พนักงานมีกำลังใจและได้พัฒนาตนเอง องค์กรนั้นน่าจะมีจุดเด่นที่ตรงไหน หรือมีลักษณะอย่างไรบ้าง?
บางคนคงนึกถึงองค์กรที่พนักงานมีความสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว (work-life balance) มีบรรยากาศที่อบอุ่น พนักงานรู้สึกผูกพันกับองค์กร (engagement) บางคนก็อาจจะนึกถึงองค์กรที่เปิดรับความคิดสร้างสรรค์ เปิดใจรับฟังความคิดที่แตกต่าง (openness) เปิดพื้นที่ให้ทดลองทำงานด้วยวิธีการใหม่ๆ และสร้างนวัตกรรม (innovation) หรือองค์กรที่ให้พนักงานมีส่วนร่วม ริเริ่มและตัดสินใจ (empowerment) ทำให้เกิดความภาคภูมิใจที่ได้มีส่วนร่วมในความสำเร็จของผลงานที่เกิดขึ้น สำหรับคนรุ่นใหม่หลายคนคงนึกถึงองค์กรที่มีความคล่องตัวในการหมุนเวียนงาน (mobility) ที่ทำให้มีโอกาสได้เรียนรู้งานใหม่ๆ ได้แลกเปลี่ยนความรู้กับเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์ความรู้พื้นฐานแตกต่างกัน ทำให้เกิดความหลากหลายของความคิดและเทคนิคการทำงาน (diversity)
แล้วจะบริหารจัดการอย่างไรให้คุณลักษณะขององค์กรเหล่านั้นซึ่งเป็นองค์กรที่พนักงานอยากทำงานด้วยนั้นเกิดขึ้นมา? แม้จะไม่มีคำตอบง่ายๆ สำหรับคำถามนี้ แต่ก็พอจะมีแนวทางอยู่บ้าง
องค์กรที่มีการหมุนเวียนงาน (mobility) และการแบ่งปันความรู้ (knowledge sharing)
หากองค์กรจะมี mobility สูงๆ ไม่ว่าจะในระดับฝ่ายงานหรือในระดับองค์กร นอกเหนือจากการสนับสนุนให้เกิดการหมุนเวียนงาน (job rotation) แล้วนั้น เงื่อนไขพื้นฐานที่สำคัญอีกประการหนึ่งก็คือ พนักงานต้องสามารถทำงานแทนกันได้ เพื่อรองรับอัตราการหมุนเวียนเปลี่ยนคนทำงาน (turn-over) ที่สูงขึ้น มิเช่นนั้น งานที่ดำเนินการมาโดยพนักงานคนเดิม เมื่อถูกเปลี่ยนคนทำงาน ก็จะเกิดความไม่ต่อเนื่อง หรือไม่ราบรื่นเท่าที่ควร ตรงนี้เองที่การถ่ายทอดความรู้อย่างต่อเนื่องจึงเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานแทนกันได้ แม้คนใดคนหนึ่งในทีมงานจะไม่อยู่รับผิดชอบงานเดิมของตัวเองแล้ว เพราะได้เปลี่ยนงาน หรือ ลาป่วย หรือ เกษียณ ก็ตาม
การถ่ายทอดความรู้หรือการแบ่งปันความรู้ (knowledge sharing) อย่างสม่ำเสมอ คือกิจกรรมสำคัญที่จะช่วยทำให้พนักงานมีความรู้ที่จะทำงานแทนกันได้ และทำให้แต่ละคนได้เรียนรู้จากประสบการณ์ของเพื่อนร่วมงานมากขึ้นและบ่อยขึ้น นอกจากนี้ ยังเป็นการพัฒนาสังคมแห่งการเรียนรู้ (learning society) ให้เกิดขึ้นภายในองค์กรอีกด้วย
อันที่จริงแล้ว การแบ่งปันความรู้ก็ไม่จำเป็นจะต้องจำกัดอยู่เพียงภายในทีมงาน ถ้าเป็นหัวข้อที่สามารถถ่ายทอดให้เพื่อนร่วมองค์กรในทีมอื่นฟังได้ การเปิดกว้างให้ได้เรียนรู้งานข้ามทีมหรือแม้กระทั่งข้ามฝ่ายงาน ก็มีประโยชน์ในการกระจายความรู้ และทำให้พนักงานแต่ละคนมีความรอบรู้งานที่ทีมอื่นรับผิดชอบอยู่มากขึ้นด้วย อันจะเป็นประโยชน์เมื่อมีการหมุนเวียนพนักงานข้ามทีมหรือข้ามฝ่าย การมีความรู้เบื้องต้นมาก่อนบ้าง ย่อมทำให้ผู้รับผิดชอบงานคนใหม่มารับงานต่อจากคนเดิมได้ต่อเนื่องและราบรื่นมากขึ้น
อย่างไรก็ดี องค์กรที่มีภาระงาน (work load) เยอะๆ ก็มักจะมีข้ออ้างว่าไม่มีเวลาสำหรับ knowledge sharing ทำให้พนักงานแต่ละคนรู้แค่งานที่ตัวเองรับผิดชอบอยู่ หากจะเปลี่ยนให้คนอื่นมาทำแทน ก็อาจจะทำให้งานสะดุดได้ หัวหน้าจึงไม่ค่อยอยากจะให้พนักงานหมุนเวียนงาน เกิดเป็นสภาพทำงานอยู่ตำแหน่งเดิมนานๆ หรือ ไซโล (silo) ขึ้นมาในฝ่ายงาน
ทั้งที่ หากเพียงแบ่งเวลาเดือนละ 8 ชั่วโมง มาแชร์ความรู้กัน ก็จะสามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้นได้ เมื่อนับชั่วโมงทำงานในแต่ละเดือน หากทำงานวันละ 8 ชั่วโมงต่อวัน ประมาณ 20 วันต่อเดือน ก็จะเท่ากับประมาณ 160 ชั่วโมงต่อเดือน การแบ่งเวลามาอย่างน้อย 8 ชั่วโมงต่อเดือนเพื่อมาถ่ายทอดความรู้กันในองค์กร จึงคิดเป็น 5% ของ 160 ชั่วโมงเท่านั้นเอง เมื่อนับรวมทั้งปี หรือ 12 เดือน ก็เสมือนว่าองค์กรจัดอบรมปีละ 96 ชั่วโมงต่อปี โดยไม่ต้องเสียค่าอบรมเลย เพราะให้พนักงานแชร์ความรู้กันเอง
องค์กรที่พนักงานมีความสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว (work-life balance)
การที่พนักงานสามารถทำงานแทนกันได้ทำให้เกิดผลดีในแง่การกระจายภาระงานหรือแบ่งงานกันทำอย่างสมดุล (workload balance) เพื่อเฉลี่ยให้ภาระงานของแต่ละคนไม่หนักและไม่กระจุกตัวอยู่ที่คนใดคนหนึ่งมากจนเกินไป เวลาเพื่อนร่วมงานลาหยุดหลายวันติดต่อกันก็ยังพึ่งพาทีมงานคนอื่นให้ทำงานแทนกันได้ นอกจากนั้น งานบางอย่างที่จำเป็นต้องให้พนักงานทำงานล่วงเวลาเป็นประจำ ก็สามารถใช้วิธีผลัดเวรกัน เพื่อไม่ให้ใครคนใดคนหนึ่งต้องกลับบ้านดึกเป็นประจำ และที่สำคัญ การกระจายภาระงานอย่างเหมาะสมนี้เองที่จะช่วยเฉลี่ยให้ work-life balance ของทุกคนในองค์กรอยู่ในระดับที่ดีขึ้น
ในแง่ของชั่วโมงทำงาน การที่กำหนดให้ต้องเลิกงานตรงตามเวลา ไม่ให้ทำงานอยู่ในที่ทำงานจนกลับบ้านดึก ก็มีส่วนช่วยกระตุ้นให้พนักงานใช้ชั่วโมงทำงานที่มีอยู่ให้คุ้มค่าและมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย นั่นคือ พนักงานต้องจัดการทำงานให้เสร็จในเวลาทำการ มิเช่นนั้น ก็ต้องแบกงานกลับไปทำต่อที่บ้าน อันที่จริงแล้ว การเลิกงานตรงตามเวลาและมี work-life balance ยังเป็นการส่งเสริมให้พนักงานมีเวลาไปทำกิจกรรมอื่นๆมากขึ้น เช่น การออกกำลังกาย การเรียนภาษาต่างประเทศ การพัฒนาตัวเองในด้านต่างๆ การมีเวลาให้กับสมาชิกในครอบครัว เป็นต้น
สำหรับงานบางอย่างที่ต้องรอรับช่วงต่อจากคนอื่น จนบางครั้งต้องรอจนเลยเวลาทำการปกติ แล้วพนักงานก็ต้องกลับบ้านดึกในที่สุด การแก้ปัญหาด้วยเทคโนโลยีที่ทำให้พนักงานสามารถกลับไปทำงานต่อที่บ้านได้ (anytime anywhere) ก็จะช่วยทำให้พนักงานกลับบ้านได้ตรงเวลามากขึ้นและเกิด work-life balance มากขึ้น รวมทั้ง ทำให้ทำงานในช่วงนอกเวลาทำการได้สะดวกยิ่งขึ้นด้วย
องค์กรที่ให้พนักงานมีส่วนร่วม ริเริ่มและตัดสินใจ (empowerment)
แม้ work-life balance จะช่วยให้พนักงานมีคุณภาพชีวิตที่ดีและเป็นหนึ่งในลักษณะสำคัญขององค์กรที่พนักงานอยากจะทำงานด้วย แต่อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งก็คือ ความภาคภูมิใจในงานที่ทำ ซึ่งเกิดจากการ empower ให้พนักงานสามารถใช้ศักยภาพที่มีอยู่มาสร้างผลงานได้อย่างเต็มที่ บรรยากาศการทำงานที่หัวหน้าเปิดใจรับฟังความคิดเห็นของพนักงาน ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญในการดึงศักยภาพของพนักงานออกมา โดยการให้โอกาสพนักงานได้ลองแสดงความสามารถและมีหัวหน้าเป็นผู้ชี้แนะ (mentor) รวมทั้งการยอมรับความผิดพลาดหรือความล้มเหลว เพื่อให้พนักงานกล้าลองสร้างสรรค์ นวัตกรรมใหม่ๆ (start-up) ขึ้นมา อันจะทำให้พนักงานรู้สึกภูมิใจในการริเริ่ม และมีส่วนร่วมในความสำเร็จของผลงานที่เกิดขึ้น
นอกจากนี้ แม้องค์กรจะมี mobility ที่ดี ก็อาจจะมีบางคนเห็นว่า การหมุนเวียนเปลี่ยนงานบ่อยๆ จะทำให้พนักงานไม่เกิดความชำนาญเฉพาะด้านขึ้นมา ทำให้องค์กรขาดผู้รู้จริงในงานเฉพาะด้าน (specialist) เหมือนกับเต็มไปด้วยเป็ดที่ว่ายน้ำได้ เดินได้ บินได้ แต่ไม่เก่งที่สุดสักด้าน เป็ดว่ายน้ำเก่งไม่สู้ปลาหรือเดินเก่งไม่สู้แมว ในด้านนี้องค์กรจะบริหารจัดการอย่างไรให้พนักงานมีทั้ง mobility ที่ดี และมีความชำนาญเฉพาะด้านที่ดีด้วย?
แนวทางหนึ่งที่น่าจะช่วยได้ก็คือการให้พนักงานแต่ละคนทำวิจัย (research) ในหัวข้อที่ตรงกับความสนใจและเป็นประโยชน์กับองค์กรโดยมีผู้บริหารหนึ่งท่านเป็นที่ปรึกษา (supervisor) โดยอาจจะแบ่งเวลามาประมาณ 5% - 10% ของชั่วโมงทำงานในแต่ละเดือน คิดเป็นประมาณ 8 – 16 ชั่วโมงต่อเดือน มาทำงานวิจัยของตัวเองร่วมกับที่ปรึกษา เพื่อสร้างความชำนาญเฉพาะด้านในหัวข้อที่สอดคล้องกับความถนัดและความชอบของตนเอง นั่นคือ ในขณะที่พนักงานเวียนงานหรือได้รับการถ่ายทอดความรู้จนมีความรอบรู้หลากหลายจนเหมือนเป็ด ก็จะได้พัฒนาตัวเองให้มีความรู้ลึกรู้จริงในงานเฉพาะด้านเป็น specialist เหมือนปลาที่ว่ายน้ำเก่ง ไปพร้อมกัน จึงได้ทั้งข้อดีของ mobility และ specialist
ทั้งนี้ งานวิจัยสามารถเป็นได้ทั้งการศึกษาด้านความต้องการ (demand-side) ว่าผู้มีส่วนได้เสีย (stakeholders) และลูกค้าที่องค์กรต้องดูแลนั้นมีความต้องการแบบไหน มีปัญหาอะไรที่อยากให้องค์กรช่วยแก้ไขบ้าง หรือเป็นการศึกษาด้านผลิตภัณฑ์และบริการ (supply-side) ว่าควรออกแบบและพัฒนาอย่างไรให้เกิดคุณค่าหรือประสิทธิภาพที่มากขึ้น ผลิตภัณฑ์และบริการที่มีอยู่ในปัจจุบันมีจุดเด่นจุดด้อยอะไรบ้าง หรือเป็นการทดลองทำโครงการวิจัยและพัฒนา (R&D) นวัตกรรมต่างๆขึ้นมา
เมื่อพนักงานมีการเวียนงานกันมากขึ้น พนักงานแต่ละคนอาจจะอยู่ที่ฝ่ายงานหนึ่งประมาณ 3 – 5 ปี แล้วเวียนงานไปฝ่ายอื่นต่อ ทำให้แต่ละฝ่ายงานคล้ายโรงเรียนที่ผลิตลูกศิษย์ออกมา ฝ่ายงานใดที่สร้างคนได้ดี ดึงศักยภาพของพนักงานออกมาได้มาก ฝ่ายนั้นย่อมได้รับความสนใจของพนักงาน ฝ่ายงานไหนที่หวังจะได้พนักงานที่มีความสามารถพิเศษ (talent) ย้ายมาทำงานให้ ก็ควรเตรียมความพร้อมที่จะแข่งสร้างศิษย์เก่าดีเด่นกับฝ่ายงานอื่น
การมอบหมายงานได้เหมาะสมกับความถนัดและความชอบของพนักงาน ก็มีส่วนช่วยให้พนักงานสนุกกับงานที่ทำและทำผลงานออกมาได้เต็มศักยภาพ เพื่อนร่วมงานที่เป็นมิตรจากการคัดเลือกคนที่เหมาะสมเข้ามาทำงาน และบรรยากาศในการทำงานที่ดีจากการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการเป็นผู้ให้ (giver) ส่งเสริมการช่วยเหลือกันและกันของพนักงาน เน้นการชมและเชียร์ เน้นการช่วยกันแก้ปัญหา ก็เป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้พนักงานรักและผูกพันกับองค์กร (engagement) รวมทั้งช่วยสร้างขวัญกำลังใจในการทำงาน
องค์กรที่น่าทำงานด้วย สิ่งสำคัญที่เสมือนไม่เร่งด่วน
แนวทางต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น mobility ไม่ว่าจะเป็นกิจกรรม knowledge sharing ไม่ว่าจะเป็นการกระจายภาระงานอย่างสมดุล (workload balance) ไม่ว่าจะเป็น work-life balance ไม่ว่าจะเป็น empowerment ให้กล้าผลิตนวัตกรรม ไม่ว่าจะเป็นการสร้างความภาคภูมิใจในงานที่ทำ ไม่ว่าจะเป็นการให้วิจัยในหัวข้อที่สนใจ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการเป็นผู้ให้ ล้วนเป็นสิ่งสำคัญที่เสมือนจะไม่เร่งด่วน เปรียบเสมือนการออกกำลังกาย ที่เป็นสิ่งสำคัญแต่หากไม่ได้ทำวันนี้ก็ยังไม่เกิดผลเสียแต่อย่างใด ทว่าในระยะยาว การไม่ออกกำลังกายย่อมส่งผลให้ร่างกายมีสุขภาพที่ไม่ดีได้
โดยปกติแล้ว คนเรามักจะทุ่มเททรัพยากรไปกับงานที่สำคัญและเร่งด่วน จนบางครั้งหลงลืมการทำสิ่งสำคัญที่ไม่เร่งด่วน เช่น การออกกำลังกาย การสร้างความสัมพันธ์ที่ดี การวางแผนระยะยาว เป็นต้น การบริหารจัดการให้องค์กรเป็นที่ที่พนักงานอยากทำงานด้วยก็เป็นเสมือนสิ่งสำคัญที่ไม่เร่งด่วนเช่นเดียวกัน ดังนั้น การลงมือทำอย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอจึงเป็นหัวใจของความสำเร็จของการเป็นองค์กรที่พนักงานอยากทำงานด้วย เหมือนกับการแบ่งเวลาไปออกกำลังกายอย่างสม่ำเสมอ
…แล้วเดือนนี้คุณได้ออกกำลังกายแล้วหรือยัง?