สวัสดีค่ะ
ขออนุญาตเกริ่นเรื่องแบรคกราวน์นิดนึงนะคะ
ปัจจุบันเราทำงานในตำแหน่งคล้าย ๆ Personal Assistant ของผู้บริหาร
ก่อนหน้านี้เคยอยู่อเมริกามา 7-8 ปี พอกลับมาเมืองไทย ก็ทำงานในสายงานนี้มาตลอด 3-4 ปี
ส่วนใหญ่จะเป็นบริษัทต่างชาติ หรือ ไม่ก็บริษัทที่ติดต่อธุรกิจกับต่างชาติ
แต่งานที่ล่าสุดนี้ เป็นบริษัทคนไทย 100% ค่ะ
ซึ่งเรามีข้อกังขาคาใจพอสมควรเกี่ยวกับ การส่ง E-mail ภายในบริษัท
คือ ที่นี่มี กฏ หรือ ธรรมเนียม หรือ วัฒนธรรมองค์กร หรือ จะเรียกว่าอะไรก็ตาม
ว่าเวลาจะส่งจดหมายฯ ถึงผู้บริหาร หากมีเนื้อความในจดหมายฯ ที่จะกล่าวถึงชื่อ / ตำแหน่ง
จะต้องเรียงลำดับตำแหน่ง และ ความอวุโสของผู้บริหารท่านนั้น ๆ แล้ว
(ซึ่งข้อนี้เข้าใจ และปฎิบัติตาม เพราะเข้าใจว่าเป็นการให้เกียรติ ความเคารพ)
แต่ที่ขัดใจก็คือ นอกจากนั้นแล้ว การที่เราจะพิมพ์ E-mail address ของแต่ละท่าน เข้าไปในช่อง To นั้น
ยังจะต้องมีการเรียงตำแหน่งความอวุโสอีกด้วย ซึ่งอันนี้ ส่วนตัวแล้วคิดว่าไม่มีความจำเป็น เราจะเรียงลำดับเฉพาะ Top 3 เท่านั้น เช่น
ประธาน > รองประธาน > กรรมการ ส่วนท่านที่เป็นกรรมการ เราไม่ได้เรียงลำดับ
จากนั้นต่อด้วย ผจก ฝ่าย (ไม่ได้เรียงลำดับ) > ผจก แผนก (ไม่เรียงลำดับ) > เลขาฯ (ซึ่งก็ไม่ได้เรียงลำดับ) > ระดับ พนักงาน
แต่สิ่งที่ ที่นี่ต้องการคือ ให้เรียงลำดับของทุก ๆ คน ไม่ว่าจะเป็นเลขาฯ ของใครก็เรียงตามลำดับของเจ้านาย
ผจก ฝ่าย ก็เรียงตามความอวุโสเก่าแก่ ผจก. แผนก ก็เรียงตามแบบเดียวกัน
ถามว่าเราทำหรือไม่ ถ้าเค้าต้องการ ก็ต้องทำค่ะ ไม่อย่างนั้นก็ถูก reject
แต่ถามว่า ขัดใจหรือไม่ ตอบเลยว่าขัดใจมาก ๆๆๆ ๆ ค่ะ คือ แทนที่จะเอาเวลาไปทำงานอย่างอื่น น่าจะมีประโยชน์กว่า
เรากลับมอง Productivity มากกว่า คือ จะส่งสารออกไปแบบไหน หากผู้รับเข้าใจตรงกับ รับทราบ ปฎิบัติตามได้ มันก็น่าจะโอเคแล้ว
แต่นี่ กลับมายึดถือระบบอวุโสอะไรให้วุ่นวาย ต้องมานั่งไล่เรียงลำดับซ้ายขวาหน้าหลัง คนเข้าคนออกก็มีกันอยู่ตลอดเวลา
จะตั้งกลุ่มเพื่อจัดส่งไว้ก็ไม่ได้อีก
อีกใจ ก็เริ่มไม่แน่ว่า ระบบบริษัทส่วนใหญ่เป็นแบบนี้หรือเปล่าคะ หรือเป็นเพราะเราเองที่ไม่เรียนรู้การจัดการแบบนี้
เพราะเราค่อนข้างจะติดกับระบบการทำงานของต่างชาติมากกว่า ที่ไม่มีระบบอวุโสค่ะ
ขอบคุณมากนะคะ
สอบถามเรื่องการส่ง E-mail ภายในบริษัท
ขออนุญาตเกริ่นเรื่องแบรคกราวน์นิดนึงนะคะ
ปัจจุบันเราทำงานในตำแหน่งคล้าย ๆ Personal Assistant ของผู้บริหาร
ก่อนหน้านี้เคยอยู่อเมริกามา 7-8 ปี พอกลับมาเมืองไทย ก็ทำงานในสายงานนี้มาตลอด 3-4 ปี
ส่วนใหญ่จะเป็นบริษัทต่างชาติ หรือ ไม่ก็บริษัทที่ติดต่อธุรกิจกับต่างชาติ
แต่งานที่ล่าสุดนี้ เป็นบริษัทคนไทย 100% ค่ะ
ซึ่งเรามีข้อกังขาคาใจพอสมควรเกี่ยวกับ การส่ง E-mail ภายในบริษัท
คือ ที่นี่มี กฏ หรือ ธรรมเนียม หรือ วัฒนธรรมองค์กร หรือ จะเรียกว่าอะไรก็ตาม
ว่าเวลาจะส่งจดหมายฯ ถึงผู้บริหาร หากมีเนื้อความในจดหมายฯ ที่จะกล่าวถึงชื่อ / ตำแหน่ง
จะต้องเรียงลำดับตำแหน่ง และ ความอวุโสของผู้บริหารท่านนั้น ๆ แล้ว
(ซึ่งข้อนี้เข้าใจ และปฎิบัติตาม เพราะเข้าใจว่าเป็นการให้เกียรติ ความเคารพ)
แต่ที่ขัดใจก็คือ นอกจากนั้นแล้ว การที่เราจะพิมพ์ E-mail address ของแต่ละท่าน เข้าไปในช่อง To นั้น
ยังจะต้องมีการเรียงตำแหน่งความอวุโสอีกด้วย ซึ่งอันนี้ ส่วนตัวแล้วคิดว่าไม่มีความจำเป็น เราจะเรียงลำดับเฉพาะ Top 3 เท่านั้น เช่น
ประธาน > รองประธาน > กรรมการ ส่วนท่านที่เป็นกรรมการ เราไม่ได้เรียงลำดับ
จากนั้นต่อด้วย ผจก ฝ่าย (ไม่ได้เรียงลำดับ) > ผจก แผนก (ไม่เรียงลำดับ) > เลขาฯ (ซึ่งก็ไม่ได้เรียงลำดับ) > ระดับ พนักงาน
แต่สิ่งที่ ที่นี่ต้องการคือ ให้เรียงลำดับของทุก ๆ คน ไม่ว่าจะเป็นเลขาฯ ของใครก็เรียงตามลำดับของเจ้านาย
ผจก ฝ่าย ก็เรียงตามความอวุโสเก่าแก่ ผจก. แผนก ก็เรียงตามแบบเดียวกัน
ถามว่าเราทำหรือไม่ ถ้าเค้าต้องการ ก็ต้องทำค่ะ ไม่อย่างนั้นก็ถูก reject
แต่ถามว่า ขัดใจหรือไม่ ตอบเลยว่าขัดใจมาก ๆๆๆ ๆ ค่ะ คือ แทนที่จะเอาเวลาไปทำงานอย่างอื่น น่าจะมีประโยชน์กว่า
เรากลับมอง Productivity มากกว่า คือ จะส่งสารออกไปแบบไหน หากผู้รับเข้าใจตรงกับ รับทราบ ปฎิบัติตามได้ มันก็น่าจะโอเคแล้ว
แต่นี่ กลับมายึดถือระบบอวุโสอะไรให้วุ่นวาย ต้องมานั่งไล่เรียงลำดับซ้ายขวาหน้าหลัง คนเข้าคนออกก็มีกันอยู่ตลอดเวลา
จะตั้งกลุ่มเพื่อจัดส่งไว้ก็ไม่ได้อีก
อีกใจ ก็เริ่มไม่แน่ว่า ระบบบริษัทส่วนใหญ่เป็นแบบนี้หรือเปล่าคะ หรือเป็นเพราะเราเองที่ไม่เรียนรู้การจัดการแบบนี้
เพราะเราค่อนข้างจะติดกับระบบการทำงานของต่างชาติมากกว่า ที่ไม่มีระบบอวุโสค่ะ
ขอบคุณมากนะคะ