การจัดการธุรกิจขนาดย่อม หมายถึง กระบวนการวางแผนการจัดองค์การ การบริหารงานด้านต่าง ๆ ของธุรกิจ ขนาดย่อมที่ดำเนินการ อันประกอบไปด้วยขั้นตอนแรกในการนำวัตถุดิบเข้ามา ผ่านกระบวนการผลิตหรือขั้นตอนการ บริการต่างๆ ออกมาเป็นสินค้าที่มีคุณภาพได้มาตรฐาน เป็นที่ถูกใจและประทับใจลูกค้า
ผู้บริหารหรือผู้จัดการธุรกิจขนาดย่อม จะเป็นผู้วางแผนในการนำทรัพยากรทั้ง 4 หรือที่ เรียกว่า 4M อันประกอบไปด้วย คน เงิน เครื่องจักร และวัตถุดิบมาผ่านกระบวนการบริหาร 5 ขั้นตอน ได้แก่ การวางแผน การจัดองค์การ การบริหารงานบุคคล การอำนวยการและการควบคุมงาน เพื่อให้การดำเนินงานของธุรกิจขนาดย่อมบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้
การบริหารจัดการธุรกิจขนาดย่อม ประกอบด้วยทรัพยากร 4M ดังนี้
1. คน (Man) เป็นทรัพยากรบุคคลที่มีผลต่อความสำเร็จของธุรกิจขนาดย่อมเป็นอย่างมาก เพราะการดำเนินงานการบริหารหรือจัดการธุรกิจ หรือควบคุมเครื่องจักรกลในการผลิตต่าง ๆ ต้องอาศัยคนเป็นหลักในการสร้างสรรค์คุณภาพงาน
2. เครื่องจักร และวัตถุดิบ (Material)
2.1 เครื่องจักร เป็นทรัพย์สินถาวรที่ใช้ในการผลิตสินค้าหรือบริการแก่ลูกค้า
2.2 วัตถุดิบ คือ วัตถุดิบและวัสดุสิ่งของต่าง ๆ ที่จะนำมาใช้ในกระบวนการผลิต วัตถุดิบควรจะอยู่ใกล้กับสถานประกอบการ เพื่อความประหยัดในการขนส่ง และความมั่นใจในการมีวัตถุดิบป้อนให้โรงงานตลอดปีจะเห็นว่าการประกอบธุรกิจขนาดย่อมนั้น ผู้จัดการมักจะเป็นเจ้าของธุรกิจเอง เงินทุนที่ใช้หมุนเวียนก็มีน้อย ประกอบกับเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ฉะนั้นเครื่องจักรกลจึงใช้ไม่มากนัก และสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้คือ วัตถุดิบที่ป้อนให้แก่โรงงานนั้นจะต้องเป็นวัตถุดิบที่มีคุณภาพ และจัดหาได้ง่ายในบริเวณที่ประกอบธุรกิจนั้น ๆ
3. เงินทุน (Money) เป็นปัจจัยที่สำคัญที่ช่วยสนับสนุนให้ได้ซึ่งทรัพยากรการจัดการอื่น ๆ ช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น เพราะเป็นปัจจัยสำคัญในการดำเนินการจัดธุรกิจขนาดย่อมให้ประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมาย เงินทุนที่นำมาใช้ในรูปของการซื้อเครื่องจักร สร้างอาคาร และซื้อวัตถุดิบ เป็นต้น
4. การบริหารจัดการ (Management)
การบริหารจัดการธุรกิจ เป็นการดำเนินการธุรกิจขนาดย่อมตามขั้นตอนต่าง ๆ ตั้งแต่การวางแผนการทำธุรกิจ การจัดองค์การ การบริหารพนักงาน การอำนวยการและควบคุม โดยนำทรัพยากรที่มีอยู่มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อให้ธุรกิจบรรลุความสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่วางไว้ มี 5 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้
4.1 การวางแผน เป็นการประเมินสถานการณ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคตอย่างมีหลักเกณฑ์ และดำเนินการตามแผนที่วางไว้ โดยการนำทรัพยากรที่มีอยู่มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด การวางแผนที่ดีหลังจากดำเนินการเสร็จแล้วจะต้องมีการวัดผลและประเมินผล เพื่อหาปัญหาและอุปสรรคต่าง ๆ มาแก้ไขต่อไป
4.2 การจัดองค์การ หมายถึง การประกอบธุรกิจขนาดย่อมหน่วยงานภายในองค์การหรือบริษัทมีน้อยการดำเนินงานไม่ยุ่งยาก ซํ้าซ้อน ลงทุนน้อย โดยมีเจ้าของผู้ประกอบการเป็นผู้จัดการโดยตรง ซึ่งต่างจากบริษัทหรือโรงงานขนาดใหญ่ ในบางครั้งพนักงานในโรงงานหรือบริษัทขนาดย่อมจะทำงานหลาย ๆ หน้าที่พร้อม ๆ กัน
4.3 การบริหารพนักงาน ธุรกิจขนาดย่อมมีพนักงานภายในน้อย สายงานภายในก็มีไม่มาก หรือบางครั้งเป็นธุรกิจภายในครอบครัว เพราะฉะนั้นการบริหารบางครั้งก็ไม่ตรงตามหลักวิชาการมากนัก การเข้าออกของพนักงานภายในบริษัทหรือสถานประกอบการก็มีสูง ทำให้ต้องมีการรับพนักงานบ่อยครั้ง
4.4 การอำนวยการ ส่วนมากแล้วเจ้าของผู้ประกอบการหรือ ผู้จัดการจะประสานกับพนักงานเอง สั่งการเอง ไม่ได้แยกออกเป็นแผนกหรือสายงาน ถ้าผู้บริหารขาดความเป็นผู้นำ และไม่มีความรู้ทางการบริหารและการจัดการจะทำให้เกิดปัญหาในการบริหาร
4.5 การควบคุมงาน จากการที่ธุรกิจขนาดย่อม เป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจภายในครอบครัว การควบคุมงาน การดำเนินการไปอย่างหยาบ ๆ การควบคุมส่วนมากจะเป็นการควบคุมโดยใช้สายตาและเปรียบเทียบกับปริมาณงานที่ทำได้ในแต่ละวัน โดยเปรียบเทียบกับพนักงานคนอื่นที่ได้รับมอบงานเหมือน ๆ กัน ไม่ต้องใช้เทคนิคและวิธีการในการตรวจสอบมากนัก
ตามหลักง่าย ๆ บริหารจัดการธุรกิจ SMEs ที่กล่าวไว้ด้านบน เปรียบเหมือนการบริหารภายในครอบครัว โดยมีหัวหน้าครอบครัวทำหน้าที่เป็นผู้จัดการเอง และมีหน้าที่ในการตัดสินใจในการบริหารคน เงิน เครื่องจักร และวัสดุ โดยใช้หลักการบริหาร ฉะนั้น ผู้ดำเนินการจัดการหรือบริหารธุรกิจขนาดย่อมควรที่จะต้องศึกษาหลักการบริหารและจัดการเบื้องต้น เพื่อทำการบริหารธุรกิจให้ประสบผลสำเร็จ
ผู้บริหารหรือผู้จัดการธุรกิจขนาดย่อม จะเป็นผู้วางแผน ในการนำทรัพยากรทั้ง 4 หรือที่เรียกว่า 4M อันประกอบไป ด้วย คน เงิน เครื่องจักร และวัตถุดิบมาผ่านกระบวนการบริหาร 5 ขั้นตอน ได้แก่ การวางแผน การจัดองค์การ การบริหารงานบุคคล การอำนวยการและการควบคุมงาน เพื่อให้การดำเนินงานของธุรกิจขนาดย่อมบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้
สินค้าที่ผลิตออกมาจำหน่ายหรือการบริการต่างๆ ก็ ตามสิ่งที่สำคัญก็คือต้องเป็นที่ต้องการของลูกค้า โดยเฉพาะ ธุรกิจที่เกี่ยวกับการบริการต้องสร้างความประทับใจให้ลูกค้า และส่งงานตรงตามเวลาที่กำหนด ส่วนธุรกิจที่ผลิตสินค้านั้น ผู้ควบคุมการผลิตจะต้องทราบถึงความต้องการของลูกค้าและ พยายามพัฒนาสินค้าให้มีคุณภาพตามความต้องการของลูกค้า
จะเห็นว่าการประกอบธุรกิจขนาดย่อมนั้น ผู้จัดการมักจะเป็นเจ้าของธุรกิจเอง เงินทุนที่ใช้หมุนเวียนก็มีน้อย ประกอบกับเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ฉะนั้นเครื่องจักรกลจึงใช้ไม่ มากนัก และสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้คือ วัตถุดิบที่ป้อนให้แก่โรงงานนั้นจะต้องเป็นวัตถุดิบที่มีคุณภาพ และจัดหาได้ง่ายในบริเวณที่ประกอบธุรกิจนั้นๆ ของธุรกิจขนาดย่อม
การประกอบธุรกิจขนาดย่อมจะประกอบไปด้วยทรัพยากรการจัดการทั้ง 4 ประการดังกล่าวแล้ว การดำเนิน การธุรกิจจะประสบความสำเร็จได้มากขึ้น ถ้ามีปัจจัยมาเสริม อีก 4 ประการ ดังรายละเอียดต่อไปนี้
1. การตลาด หมายถึง การผลิตสินค้าออกมาได้คุณภาพ ใกล้เคียงกับบริษัทคู่แข่ง
2. ระบบการปฏิบัติงาน หมายถึง ระเบียบ กฎเกณฑ์ และวิธีการปฏิบัติงานที่เหมาะสมและมี ประสิทธิภาพ
3. การบริหาร เป็นวิธีการจัดการทรัพยากรประเภทต่างๆ ให้มีการประสานงานและความสัมพันธ์กันอย่าง มีประสิทธิภาพ
4. การจูงใจ เป็นเทคนิคของผู้บริหาร หรือฝ่ายการจัดการในระดับต่างๆ ที่จะเพิ่มประสิทธิภาพของ งานให้มากขึ้น
สุดท้าย กระบวนการจัดการธุรกิจ หมายถึง การดำเนิน การธุรกิจขนาดย่อมตามขั้นตอนต่างๆ ตั้งแต่การวางแผนการ ทำธุรกิจ การจัดองค์การ การบริหารพนักงาน การอำนวยการ และควบคุม โดยนำทรัพยากรที่มีอยู่มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อให้ธุรกิจบรรลุความสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ที่วางไว้ทั้งหมดนี้คือหลักพื้นฐานในการบริหาร การจัดการ และบริหารธุรกิจขนาดย่อม SMEs ให้สามารถดำเนินธุรกิจ ต่อไปให้ประสบความความสำเร็จ
ในการทำงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลและบริหารธุรการของบริษัท ดิฉันนำหลักทรัพยากรทั้ง 4 หรือที่ เรียกว่า 4M อันประกอบไปด้วย คน เงิน เครื่องจักร และวัตถุดิบมามาเพื่อพัฒนาอาชีพของตนเอง ดังนี้
นอกเหนือจากการบริหารหรือจัดการธุรกิจขนาดย่อม โดยนำทรัพยากรทั้ง 4 หรือที่ เรียกว่า 4M มาใช้ในการทำงานในชีวิตประจำวันแล้ว ดิฉันขอนำหลัก 5ส ซึ่งเป็นกระบวนการหนึ่งที่เป็นระบบมีแนวปฏิบัติที่เหมาะสมและเป็นรูปธรรมที่ปฏิบัติการได้จริงที่สามารถนำมาใช้เพื่อปรับปรุงแก้ไขการทำงานและรักษาสิ่งแวดล้อมในสถานที่ทำงานให้ดีขึ้น ทั้งในส่วนงานด้านการสนับสนุน การขายและด้านการบริการ ซึ่งนำมาใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบริษัท ได้อีกทางหนึ่ง ดังนี้
1. สะสาง Seiri (เซริ) (ทำให้เป็นระเบียบ) คือ การแยกระหว่างของที่จำเป็นต้องใช้กับของที่ไม่จำเป็นต้องใช้ขจัดของที่ไม่จำเป็นต้องใช้ทิ้งไป
2. สะดวก Seiton (เซตง) = สะดวก (วางของในที่ที่ควรอยู่) คือ การจัดวางของที่จำเป็นต้องใช้ให้เป็นระเบียบสามารถหยิบใช้งานได้ทันที
3. สะอาด Seiso (เซโซ) = สะอาด (ทำความสะอาด) คือ การปัดกวาดเช็ดถูสถานที่ สิ่งของ อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องจักร ให้สะอาดอยู่เสมอ
4. สุขลักษณะ Seiketsu (เซเคทซึ) = สุขลักษณะ (รักษาความสะอาด) คือ การรักษาและปฏิบัติ 3ส ได้แก่ สะสาง สะดวก และสะอาดให้ดีตลอดไป
5. สร้างนิสัย Shitsuke (ซึทซึเคะ) = สร้างนิสัย (ฝึกให้เป็นนิสัย) คือ การรักษาและปฏิบัติ 4ส หรือสิ่งที่ กำหนดไว้แล้วอย่างถูกต้องจนติดเป็นนิสัย
ญี่ปุ่นได้นำ ส.แต่ละตัวไปใช้และพัฒนาอย่างจริงจังโดยจัดทำให้เป็นระบบมีการกำหนดขั้นตอน ในการดำเนินกิจกรรม มีการติดตามผลงานเป็นระยะๆ อีกทั้งยังมีวิธีการควบคุมกิจกรรมให้เกิดความยั่งยืนได้ จึงได้รับความนิยมและเผยแพร่ไปทั่วประเทศญี่ปุ่น
วัตถุประสงค์ของ 5ส
5ส. เป็นปัจจัยพื้นฐานในการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ นับเป็นเครื่องมือตัวแรกที่ถูกนำมาใช้ก่อนที่จะใช้เครื่องมือระดับสูงขึ้นไป เช่น TPM TQM และ ISO เป็นต้น โดยกำหนดให้ ส1 ,ส2 ,ส3 เป็นการจัดการในเรื่องของวัตถุสิ่งของเครื่องใช้ และสถานที่ ส่วน ส4 และ ส5 เป็นการจัดการเรื่องของคน โดยมีเป้าหมายให้สถานที่ทำงานสะอาด เป็นระเบียบเรียบร้อย ลดความสูญเปล่าในการทำงาน สินค้ามีคุณภาพดี เป็นที่ประทับใจของลูกค้าตลอดไป
กิจกรรม 5 ส การทำ 5ส พร้อมกับการทำงาน
5ส เป็นกิจกรรมปรับปรุงการทำงานของพนักงานด้วยตนเองอย่างหนึ่งได้แก่การดำเนิน การตามหลักการ “สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะและสร้างนิสัย” ในสถานที่ทำงานของตนเองทำให้บริษัทมีพนักงานที่มีระเบียบวินัยจากจิตสำนึก ของเขาเอง ทำให้สถานที่ทำงานสะอาด เป็นระเบียบเรียบร้อย มีความสวยงาม มีความปลอดภัย ลดความสูญเปล่าในการทำงาน คุณภาพของงานและคุณภาพสินค้าดีขึ้น
ประโยชน์ของ 5ส
5ส มีคุณค่าในการพัฒนาคนให้ปฏิบัติกิจกรรมจนเกิดเป็นนิสัยที่ดีมีวินัย อันเป็นรากฐานของระบบคุณภาพเพราะเป็นกิจกรรมที่ฝึกให้ทุกคนร่วมกันคิด ร่วมกันทำเป็นทีม ค่อยเป็นค่อยไปไม่ยุ่งยาก ไม่รู้สึกว่าการปฏิบัติงานอย่างมีระเบียบวินัยเป็นภาระเพิ่มขึ้นอีกต่อไป ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์การดังต่อไปนี้
1. สิ่งแวดล้อมในการทำงานดี เป็นการเพิ่มขวัญกำลังใจให้แก่พนักงาน
2. ลดอุบัติเหตุในการทำงาน
3. ลดความสิ้นเปลืองในการจัดซื้อวัสดุเกินความจำเป็น
4. ลดการสูญหายของวัสดุ เครื่องมือ และอุปกรณ์ต่างๆ
5. พื้นที่การทำงานเพิ่มขึ้นจากการขจัดวัสดุที่เกินความจำเป็นออกไป
6. เพิ่มความสะดวกและรวดเร็วในการทำงานมากขึ้น
7. สถานที่ทำงานสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อยสร้างความประทับใจให้เกิดขึ้นกับลูกค้า
8. พนักงานมีการทำงานร่วมกันเป็นทีมมากขึ้น สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของต่อองค์การของพนักงาน
ขอบคุณข้อมูลจากเว็ปไซต์ด้านล่าง
http://kanchamber.com/wizContent.asp?wizConID=384&txtmMenu_ID=7
http://library.rsu.ac.th/library5s/lib5s_mean.html
http://www.tpif.or.th/2012/shindan_d/?page_id=93 
หลักการบริหารจัดการธุรกิจขนาดย่อม
ผู้บริหารหรือผู้จัดการธุรกิจขนาดย่อม จะเป็นผู้วางแผนในการนำทรัพยากรทั้ง 4 หรือที่ เรียกว่า 4M อันประกอบไปด้วย คน เงิน เครื่องจักร และวัตถุดิบมาผ่านกระบวนการบริหาร 5 ขั้นตอน ได้แก่ การวางแผน การจัดองค์การ การบริหารงานบุคคล การอำนวยการและการควบคุมงาน เพื่อให้การดำเนินงานของธุรกิจขนาดย่อมบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้
การบริหารจัดการธุรกิจขนาดย่อม ประกอบด้วยทรัพยากร 4M ดังนี้
1. คน (Man) เป็นทรัพยากรบุคคลที่มีผลต่อความสำเร็จของธุรกิจขนาดย่อมเป็นอย่างมาก เพราะการดำเนินงานการบริหารหรือจัดการธุรกิจ หรือควบคุมเครื่องจักรกลในการผลิตต่าง ๆ ต้องอาศัยคนเป็นหลักในการสร้างสรรค์คุณภาพงาน
2. เครื่องจักร และวัตถุดิบ (Material)
2.1 เครื่องจักร เป็นทรัพย์สินถาวรที่ใช้ในการผลิตสินค้าหรือบริการแก่ลูกค้า
2.2 วัตถุดิบ คือ วัตถุดิบและวัสดุสิ่งของต่าง ๆ ที่จะนำมาใช้ในกระบวนการผลิต วัตถุดิบควรจะอยู่ใกล้กับสถานประกอบการ เพื่อความประหยัดในการขนส่ง และความมั่นใจในการมีวัตถุดิบป้อนให้โรงงานตลอดปีจะเห็นว่าการประกอบธุรกิจขนาดย่อมนั้น ผู้จัดการมักจะเป็นเจ้าของธุรกิจเอง เงินทุนที่ใช้หมุนเวียนก็มีน้อย ประกอบกับเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ฉะนั้นเครื่องจักรกลจึงใช้ไม่มากนัก และสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้คือ วัตถุดิบที่ป้อนให้แก่โรงงานนั้นจะต้องเป็นวัตถุดิบที่มีคุณภาพ และจัดหาได้ง่ายในบริเวณที่ประกอบธุรกิจนั้น ๆ
3. เงินทุน (Money) เป็นปัจจัยที่สำคัญที่ช่วยสนับสนุนให้ได้ซึ่งทรัพยากรการจัดการอื่น ๆ ช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น เพราะเป็นปัจจัยสำคัญในการดำเนินการจัดธุรกิจขนาดย่อมให้ประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมาย เงินทุนที่นำมาใช้ในรูปของการซื้อเครื่องจักร สร้างอาคาร และซื้อวัตถุดิบ เป็นต้น
4. การบริหารจัดการ (Management)
การบริหารจัดการธุรกิจ เป็นการดำเนินการธุรกิจขนาดย่อมตามขั้นตอนต่าง ๆ ตั้งแต่การวางแผนการทำธุรกิจ การจัดองค์การ การบริหารพนักงาน การอำนวยการและควบคุม โดยนำทรัพยากรที่มีอยู่มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อให้ธุรกิจบรรลุความสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่วางไว้ มี 5 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้
4.1 การวางแผน เป็นการประเมินสถานการณ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคตอย่างมีหลักเกณฑ์ และดำเนินการตามแผนที่วางไว้ โดยการนำทรัพยากรที่มีอยู่มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด การวางแผนที่ดีหลังจากดำเนินการเสร็จแล้วจะต้องมีการวัดผลและประเมินผล เพื่อหาปัญหาและอุปสรรคต่าง ๆ มาแก้ไขต่อไป
4.2 การจัดองค์การ หมายถึง การประกอบธุรกิจขนาดย่อมหน่วยงานภายในองค์การหรือบริษัทมีน้อยการดำเนินงานไม่ยุ่งยาก ซํ้าซ้อน ลงทุนน้อย โดยมีเจ้าของผู้ประกอบการเป็นผู้จัดการโดยตรง ซึ่งต่างจากบริษัทหรือโรงงานขนาดใหญ่ ในบางครั้งพนักงานในโรงงานหรือบริษัทขนาดย่อมจะทำงานหลาย ๆ หน้าที่พร้อม ๆ กัน
4.3 การบริหารพนักงาน ธุรกิจขนาดย่อมมีพนักงานภายในน้อย สายงานภายในก็มีไม่มาก หรือบางครั้งเป็นธุรกิจภายในครอบครัว เพราะฉะนั้นการบริหารบางครั้งก็ไม่ตรงตามหลักวิชาการมากนัก การเข้าออกของพนักงานภายในบริษัทหรือสถานประกอบการก็มีสูง ทำให้ต้องมีการรับพนักงานบ่อยครั้ง
4.4 การอำนวยการ ส่วนมากแล้วเจ้าของผู้ประกอบการหรือ ผู้จัดการจะประสานกับพนักงานเอง สั่งการเอง ไม่ได้แยกออกเป็นแผนกหรือสายงาน ถ้าผู้บริหารขาดความเป็นผู้นำ และไม่มีความรู้ทางการบริหารและการจัดการจะทำให้เกิดปัญหาในการบริหาร
4.5 การควบคุมงาน จากการที่ธุรกิจขนาดย่อม เป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจภายในครอบครัว การควบคุมงาน การดำเนินการไปอย่างหยาบ ๆ การควบคุมส่วนมากจะเป็นการควบคุมโดยใช้สายตาและเปรียบเทียบกับปริมาณงานที่ทำได้ในแต่ละวัน โดยเปรียบเทียบกับพนักงานคนอื่นที่ได้รับมอบงานเหมือน ๆ กัน ไม่ต้องใช้เทคนิคและวิธีการในการตรวจสอบมากนัก
ตามหลักง่าย ๆ บริหารจัดการธุรกิจ SMEs ที่กล่าวไว้ด้านบน เปรียบเหมือนการบริหารภายในครอบครัว โดยมีหัวหน้าครอบครัวทำหน้าที่เป็นผู้จัดการเอง และมีหน้าที่ในการตัดสินใจในการบริหารคน เงิน เครื่องจักร และวัสดุ โดยใช้หลักการบริหาร ฉะนั้น ผู้ดำเนินการจัดการหรือบริหารธุรกิจขนาดย่อมควรที่จะต้องศึกษาหลักการบริหารและจัดการเบื้องต้น เพื่อทำการบริหารธุรกิจให้ประสบผลสำเร็จ
ผู้บริหารหรือผู้จัดการธุรกิจขนาดย่อม จะเป็นผู้วางแผน ในการนำทรัพยากรทั้ง 4 หรือที่เรียกว่า 4M อันประกอบไป ด้วย คน เงิน เครื่องจักร และวัตถุดิบมาผ่านกระบวนการบริหาร 5 ขั้นตอน ได้แก่ การวางแผน การจัดองค์การ การบริหารงานบุคคล การอำนวยการและการควบคุมงาน เพื่อให้การดำเนินงานของธุรกิจขนาดย่อมบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้
สินค้าที่ผลิตออกมาจำหน่ายหรือการบริการต่างๆ ก็ ตามสิ่งที่สำคัญก็คือต้องเป็นที่ต้องการของลูกค้า โดยเฉพาะ ธุรกิจที่เกี่ยวกับการบริการต้องสร้างความประทับใจให้ลูกค้า และส่งงานตรงตามเวลาที่กำหนด ส่วนธุรกิจที่ผลิตสินค้านั้น ผู้ควบคุมการผลิตจะต้องทราบถึงความต้องการของลูกค้าและ พยายามพัฒนาสินค้าให้มีคุณภาพตามความต้องการของลูกค้า
จะเห็นว่าการประกอบธุรกิจขนาดย่อมนั้น ผู้จัดการมักจะเป็นเจ้าของธุรกิจเอง เงินทุนที่ใช้หมุนเวียนก็มีน้อย ประกอบกับเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ฉะนั้นเครื่องจักรกลจึงใช้ไม่ มากนัก และสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้คือ วัตถุดิบที่ป้อนให้แก่โรงงานนั้นจะต้องเป็นวัตถุดิบที่มีคุณภาพ และจัดหาได้ง่ายในบริเวณที่ประกอบธุรกิจนั้นๆ ของธุรกิจขนาดย่อม
การประกอบธุรกิจขนาดย่อมจะประกอบไปด้วยทรัพยากรการจัดการทั้ง 4 ประการดังกล่าวแล้ว การดำเนิน การธุรกิจจะประสบความสำเร็จได้มากขึ้น ถ้ามีปัจจัยมาเสริม อีก 4 ประการ ดังรายละเอียดต่อไปนี้
1. การตลาด หมายถึง การผลิตสินค้าออกมาได้คุณภาพ ใกล้เคียงกับบริษัทคู่แข่ง
2. ระบบการปฏิบัติงาน หมายถึง ระเบียบ กฎเกณฑ์ และวิธีการปฏิบัติงานที่เหมาะสมและมี ประสิทธิภาพ
3. การบริหาร เป็นวิธีการจัดการทรัพยากรประเภทต่างๆ ให้มีการประสานงานและความสัมพันธ์กันอย่าง มีประสิทธิภาพ
4. การจูงใจ เป็นเทคนิคของผู้บริหาร หรือฝ่ายการจัดการในระดับต่างๆ ที่จะเพิ่มประสิทธิภาพของ งานให้มากขึ้น
สุดท้าย กระบวนการจัดการธุรกิจ หมายถึง การดำเนิน การธุรกิจขนาดย่อมตามขั้นตอนต่างๆ ตั้งแต่การวางแผนการ ทำธุรกิจ การจัดองค์การ การบริหารพนักงาน การอำนวยการ และควบคุม โดยนำทรัพยากรที่มีอยู่มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อให้ธุรกิจบรรลุความสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ที่วางไว้ทั้งหมดนี้คือหลักพื้นฐานในการบริหาร การจัดการ และบริหารธุรกิจขนาดย่อม SMEs ให้สามารถดำเนินธุรกิจ ต่อไปให้ประสบความความสำเร็จ
ในการทำงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลและบริหารธุรการของบริษัท ดิฉันนำหลักทรัพยากรทั้ง 4 หรือที่ เรียกว่า 4M อันประกอบไปด้วย คน เงิน เครื่องจักร และวัตถุดิบมามาเพื่อพัฒนาอาชีพของตนเอง ดังนี้
นอกเหนือจากการบริหารหรือจัดการธุรกิจขนาดย่อม โดยนำทรัพยากรทั้ง 4 หรือที่ เรียกว่า 4M มาใช้ในการทำงานในชีวิตประจำวันแล้ว ดิฉันขอนำหลัก 5ส ซึ่งเป็นกระบวนการหนึ่งที่เป็นระบบมีแนวปฏิบัติที่เหมาะสมและเป็นรูปธรรมที่ปฏิบัติการได้จริงที่สามารถนำมาใช้เพื่อปรับปรุงแก้ไขการทำงานและรักษาสิ่งแวดล้อมในสถานที่ทำงานให้ดีขึ้น ทั้งในส่วนงานด้านการสนับสนุน การขายและด้านการบริการ ซึ่งนำมาใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบริษัท ได้อีกทางหนึ่ง ดังนี้
1. สะสาง Seiri (เซริ) (ทำให้เป็นระเบียบ) คือ การแยกระหว่างของที่จำเป็นต้องใช้กับของที่ไม่จำเป็นต้องใช้ขจัดของที่ไม่จำเป็นต้องใช้ทิ้งไป
2. สะดวก Seiton (เซตง) = สะดวก (วางของในที่ที่ควรอยู่) คือ การจัดวางของที่จำเป็นต้องใช้ให้เป็นระเบียบสามารถหยิบใช้งานได้ทันที
3. สะอาด Seiso (เซโซ) = สะอาด (ทำความสะอาด) คือ การปัดกวาดเช็ดถูสถานที่ สิ่งของ อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องจักร ให้สะอาดอยู่เสมอ
4. สุขลักษณะ Seiketsu (เซเคทซึ) = สุขลักษณะ (รักษาความสะอาด) คือ การรักษาและปฏิบัติ 3ส ได้แก่ สะสาง สะดวก และสะอาดให้ดีตลอดไป
5. สร้างนิสัย Shitsuke (ซึทซึเคะ) = สร้างนิสัย (ฝึกให้เป็นนิสัย) คือ การรักษาและปฏิบัติ 4ส หรือสิ่งที่ กำหนดไว้แล้วอย่างถูกต้องจนติดเป็นนิสัย
ญี่ปุ่นได้นำ ส.แต่ละตัวไปใช้และพัฒนาอย่างจริงจังโดยจัดทำให้เป็นระบบมีการกำหนดขั้นตอน ในการดำเนินกิจกรรม มีการติดตามผลงานเป็นระยะๆ อีกทั้งยังมีวิธีการควบคุมกิจกรรมให้เกิดความยั่งยืนได้ จึงได้รับความนิยมและเผยแพร่ไปทั่วประเทศญี่ปุ่น
วัตถุประสงค์ของ 5ส
5ส. เป็นปัจจัยพื้นฐานในการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ นับเป็นเครื่องมือตัวแรกที่ถูกนำมาใช้ก่อนที่จะใช้เครื่องมือระดับสูงขึ้นไป เช่น TPM TQM และ ISO เป็นต้น โดยกำหนดให้ ส1 ,ส2 ,ส3 เป็นการจัดการในเรื่องของวัตถุสิ่งของเครื่องใช้ และสถานที่ ส่วน ส4 และ ส5 เป็นการจัดการเรื่องของคน โดยมีเป้าหมายให้สถานที่ทำงานสะอาด เป็นระเบียบเรียบร้อย ลดความสูญเปล่าในการทำงาน สินค้ามีคุณภาพดี เป็นที่ประทับใจของลูกค้าตลอดไป
กิจกรรม 5 ส การทำ 5ส พร้อมกับการทำงาน
5ส เป็นกิจกรรมปรับปรุงการทำงานของพนักงานด้วยตนเองอย่างหนึ่งได้แก่การดำเนิน การตามหลักการ “สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะและสร้างนิสัย” ในสถานที่ทำงานของตนเองทำให้บริษัทมีพนักงานที่มีระเบียบวินัยจากจิตสำนึก ของเขาเอง ทำให้สถานที่ทำงานสะอาด เป็นระเบียบเรียบร้อย มีความสวยงาม มีความปลอดภัย ลดความสูญเปล่าในการทำงาน คุณภาพของงานและคุณภาพสินค้าดีขึ้น
ประโยชน์ของ 5ส
5ส มีคุณค่าในการพัฒนาคนให้ปฏิบัติกิจกรรมจนเกิดเป็นนิสัยที่ดีมีวินัย อันเป็นรากฐานของระบบคุณภาพเพราะเป็นกิจกรรมที่ฝึกให้ทุกคนร่วมกันคิด ร่วมกันทำเป็นทีม ค่อยเป็นค่อยไปไม่ยุ่งยาก ไม่รู้สึกว่าการปฏิบัติงานอย่างมีระเบียบวินัยเป็นภาระเพิ่มขึ้นอีกต่อไป ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์การดังต่อไปนี้
1. สิ่งแวดล้อมในการทำงานดี เป็นการเพิ่มขวัญกำลังใจให้แก่พนักงาน
2. ลดอุบัติเหตุในการทำงาน
3. ลดความสิ้นเปลืองในการจัดซื้อวัสดุเกินความจำเป็น
4. ลดการสูญหายของวัสดุ เครื่องมือ และอุปกรณ์ต่างๆ
5. พื้นที่การทำงานเพิ่มขึ้นจากการขจัดวัสดุที่เกินความจำเป็นออกไป
6. เพิ่มความสะดวกและรวดเร็วในการทำงานมากขึ้น
7. สถานที่ทำงานสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อยสร้างความประทับใจให้เกิดขึ้นกับลูกค้า
8. พนักงานมีการทำงานร่วมกันเป็นทีมมากขึ้น สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของต่อองค์การของพนักงาน
ขอบคุณข้อมูลจากเว็ปไซต์ด้านล่าง
http://kanchamber.com/wizContent.asp?wizConID=384&txtmMenu_ID=7
http://library.rsu.ac.th/library5s/lib5s_mean.html
http://www.tpif.or.th/2012/shindan_d/?page_id=93