ทำไมต้องมีวัฒธรรมวางบิล

เก็บความสงสัยมาตลอดตั้งแต่ทำงาน ว่าทำไมจะต้องกำหนดวันวางบิล/รับเช็ค ให้มันยุ่งยาก ซับซ้อน ซ่อนเงื่อน แสนจะลำบากยากเย็น ในการที่จะไปวางบิลรับเช็คให้ตรงเวลา วันนี้ก็เลยคิดว่าทำไมบริษัทส่วนใหญ่ทั้งเล็ก ทั้งใหญ่โต ยังคงกำหนดนโยบายแสนจะสร้างอุปสรรคให้กับบรรดาซัพพลายเออร์กันอยู่อีก ยุคนี้มันเป็นยุคออนไลน์กันแล้ว เราควรที่จะพัฒนาระบบการทำงานให้มันทันสมัยตามสากลนิยมกันซะทีสิ แต่ก็เป็นแค่สิ่งที่บรรดาซัพพลายเออร์ได้แต่ฝัน เพราะไม่มีหน่วยงานไหนเค้าให้ความสำคัญกับเรื่องเล็กจิ๋วแบบนี้ แต่ใครจะเข้าใจบ้างว่า การที่โดนดึงเครดิตนานๆ คนขายย่อมขาดสภาพคล่อง เกิดปัญหาต่างๆตามมา ซึ่งคนซื้ออาจจะดีใจ อุ้ย!! ชั้นได้ยืดระยะเวลาจ่ายเงินออกไปอีก แต่ในเมื่อเป็นผู้ซื้อและกำหนดวันให้เครดิตมาแล้ว ยังจะสร้างเงื่อนไขให้มันซับซ้อนอีกทำไม

จากที่หาข้อมูลก็เจอบทความเลยเอามาให้อ่านกัน อันแรกเขียนโดย คุณนรินทร์ โอฬารกิจอนันต์
Cr.http://www.bangkokbiznews.com/home/detail/politics/opinion/human-eco/20110713/399757/%E0%B8%A7%E0%B8%B1%E0%B8%92%E0%B8%99%E0%B8%98%E0%B8%A3%E0%B8%A3%E0%B8%A1%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%87%E0%B8%9A%E0%B8%B4%E0%B8%A5.html
(ลิงค์ยาวไปหน่อย...ขอก็อปมาวางเลยละกัน)

กิจวัตรประจำเดือนอย่างหนึ่งของคนทำมาค้าขาย คือ การวางบิล

ใครที่มีลูกค้าเป็นบริษัท หรือที่เรียกว่า พวกซัพพลายเออร์ คงคุ้นเคยกับกิจกรรมนี้เป็นอย่างดี เวลาซัพพลายเออร์ขายของให้บริษัทมักจะไม่ได้เงินทันที แต่จะต้องรอไปอีก 1-2 เดือน หรือในหลายกรณีก็นานกว่านั้น และก่อนหน้าที่จะได้รับเงิน ซัพพลายเออร์จะต้องจัดทำเอกสารใบแจ้งหนี้มาส่งให้กับฝ่ายการเงินของบริษัท ตามวันและเวลาที่กำหนดด้วย ซึ่งเรียกว่า การวางบิล มิฉะนั้น การจ่ายเงินจะยิ่งล่าช้าออกไปอีก


ในทางการเงินนั้น การซื้อของแล้วได้จ่ายเงินซัพพลายเออร์ช้าๆ นั้น ถือเป็นเรื่องที่ดีต่อบริษัท เพราะช่วยลดขนาดของเงินทุนหมุนเวียนที่ต้องใช้ในธุรกิจลง เนื่องจากไม่ต้องมีเงินมากๆ มาลงทุนในสต็อกสินค้าที่รอการขาย บางบริษัทสามารถขายสินค้าในสต็อกออกไปได้ก่อนจะถึงวันจ่ายเงินซัพพลายเออร์เสียอีก แบบนี้เรียกว่า ขายของโดยไม่ต้องลงทุนเลย แถมยังเท่ากับได้ยืมเงินซัพพลายเออร์มาใช้ล่วงหน้าฟรีๆ โดยไม่มีดอกเบี้ยอีกด้วย


ยิ่งบริษัทได้เครดิตจากซัพพลายเออร์นานเท่าไร ยิ่งแสดงถึงอำนาจต่อรองของบริษัทที่มีมากกว่าซัพพลายเออร์เท่านั้น


ถ้าแค่เท่านั้นก็ไม่ว่ากัน เป็นธรรมดาของโลกธุรกิจ แต่บางบริษัทได้เครดิตแล้วยังไม่พอ ยังหา วิธีการยืดการจ่ายเงินให้ช้า ไปกว่านั้นอีก วิธีหนึ่งที่เป็นที่นิยมกันมากโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสมัยก่อน คือ การกำหนดวิธี การวางบิลให้ "ยุ่งยาก" เข้าไว้


โดยมากแล้ว บริษัทจะกำหนดให้ซัพพลายเออร์รวบรวมรายการขายสินค้าทั้งหมดมาวางบิลกันเดือนละหน โดยกำหนดวันวางบิลไว้หนึ่งวัน เช่น ทุกวันที่ 15 ของเดือน ถ้าไม่มาวางบิลภายในวันนั้นก็ต้องมาวางบิลพร้อมกันกับงวดต่อไปในวันที่ 15 ของเดือนต่อไปเลย ซึ่งจะทำให้การจ่ายเงินเลื่อนออกไปอีกหนึ่งเดือนด้วย บางบริษัทเปิดให้วางบิลได้เฉพาะช่วงบ่ายของวันนั้นเท่านั้นเพื่อเพิ่มความยากให้มากขึ้นไปอีก ด้วยสภาวะที่การจราจรติดขัดมากอย่างเช่นกรุงเทพมหานคร โอกาสที่พนักงานส่งเอกสารของซัพพลายเออร์ ซึ่งมักต้องไปหลายงานในวันเดียวจะมาวางบิลไม่ทันเวลาจึงมีค่อนข้างสูง บางบริษัททำให้ยากขึ้นไปอีกโดยการประกาศให้ทราบเป็นช่วงๆ ไปว่า วันวางบิลในแต่ละเดือนของปีนั้นจะตรงกับวันที่เท่าไรบ้าง (ซึ่งแต่ละเดือนจะไม่เหมือนกันเลย) เผื่อซัพพลายเออร์รายไหนยุ่งๆ จำวันผิดบ้างอะไรบ้าง บริษัทจะได้จ่ายเงินช้าออกไปเพิ่มอีกสักเดือนสองเดือนก็ยังดี


เมื่อก่อนนี้ดูเหมือนแวดวงธุรกิจจะพยายามใช้เทคนิคแบบนี้กันให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้เพื่อประโยชน์สูงสุดของบริษัท ถือเป็นเรื่องธรรมดา แต่ช่วงหลังเริ่มมีหลายบริษัทที่คิดแตกต่าง โดยเป็นฝ่ายเสนอตัวกับซัพพลายเออร์เองว่า ไม่จำเป็นต้องมาวางบิลกันอีกต่อไป เพื่อลดขั้นตอนของการทำธุรกิจระหว่างกันลง ถึงวันกำหนดชำระเงินก็ให้ไปรับเงินได้เลย บางบริษัทเปลี่ยนแปลงมากถึงขนาดหันมาเป็นฝ่ายจัดส่งรายงานใบสรุปยอดเงินที่บริษัทจะจ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์เองทางไปรษณีย์ด้วย ธรรมเนียมการทำธุรกิจทุกวันนี้เปลี่ยนแปลงไปพอสมควร แต่ถึงกระนั้น ก็ยังคงมีหลายบริษัทที่ยังยึดแนวทางเดิมอย่างเหนียวแน่น


อันที่จริงถ้าถามว่าการวางบิลมีความจำเป็นแค่ไหนก็ต้องบอกว่าไม่มีความจำเป็นเลย เพราะบริษัทก็รู้อยู่แล้วว่าตัวเองซื้อสินค้าอะไรไปบ้างในแต่ละเดือน ไม่มีความจำเป็นต้องให้ซัพพลายเออร์มาคอยบอกซ้ำอีกรอบ การทำบัญชีบริษัทสมัยนี้มีคอมพิวเตอร์ช่วยทั้งนั้น การวางบิลจึงเป็นเหมือนเครื่องมือที่ใช้ดึงเงินเจ้าหนี้การค้ามากกว่า หรือที่ยังมีต่อไปก็เพื่อใช้แสดงออกถึงอำนาจต่อรองของบริษัทที่ยังมีเหนือซัพพลายเออร์อยู่เท่านั้นเอง


แต่ค่าใช้จ่ายของการวางบิลทั้งระบบเศรษฐกิจในแต่ละเดือนนั้น น่าจะไม่น้อยอยู่ เพราะจำนวนธุรกรรมระหว่างกันของแต่ละบริษัทในแต่ละเดือนนั้นไม่ใช่น้อยๆ เลย การที่พนักงานส่งเอกสารของทุกบริษัทจะต้องนำเอกสารใบวางบิลสามสี่แผ่นไปส่งทุกๆ บริษัทที่ตัวเองเป็นคู่ค้าอยู่ทุกๆ เดือน นอกเหนือไปจากการที่จะต้องเดินทางไปเก็บเช็คอีกรอบในอีกหนึ่งเดือนถัดมา น่าจะคิดเป็นปริมาณการจราจรจำนวนไม่น้อยทีเดียวบนท้องถนนของกรุงเทพมหานครฯ ในแต่ละเดือน ถ้าอยู่ดีๆ กิจกรรมเหล่านี้หายไปหมด น่าจะช่วยลดปัญหาการจราจรได้ไม่น้อยเลยทีเดียว ต้นทุนการทำธุรกิจของทุกบริษัทรวมๆ กันทั้งระบบก็น่าจะลดลงเป็นเงินจำนวนไม่น้อยด้วยกับกิจกรรมที่ไม่มีความจำเป็นเช่นนี้


การเลิกทำอะไรแบบนี้มักจะต้องเป็นความริเริ่มที่มาจากบริษัทมากกว่า ซัพพลายเออร์ เพราะบริษัทคือผู้ที่ได้ประโยชน์อยู่ก่อน ผมรู้สึกชื่นชมบรรดาบริษัทที่มีหัวคิดสมัยใหม่ ที่เป็นฝ่ายเสนอตัวยกเลิกการวางบิลเสียเอง ความคิดริเริ่มเช่นนี้ต้องเกิดมาจากทัศนคติที่ไม่มองว่าการเอาเปรียบซัพพลายเออร์เพื่อเพิ่มกำไรให้ได้เล็กๆ น้อยๆ เป็นสิ่งที่น่ากระทำ ธุรกิจทุกวันนี้ ไม่ได้แข่งกันที่ระดับบริษัทอย่างเดียวแต่แข่งขันกันที่ห่วงโซ่อุปทานทั้งระบบด้วย ถ้าหากทุกคนที่ค้าขายกับเรามีต้นทุนลดลงกันหมด ห่วงโซ่อุปทานที่มีบริษัทของเราอยู่ก็แข่งขันกับห่วงโซ่อื่นได้ดีขึ้น ทุกคนก็จะอยากหันมาทำธุรกิจกับเรา เพราะใครๆ ก็อยากอยู่ในห่วงโซ่อุปทานที่มีประสิทธิภาพและคล่องตัวที่สุดในตลาด คิดแล้วคุ้มกว่ากันเยอะที่จะเลิกวางบิลนะครับ

.....เราถือว่าโชคดีที่อยู่ในองค์กร ที่ผู้บริการเห็นความสำคัญของเรื่องเล็กน้อยแบบนี้ อย่างน้อยเราก็อำนวยความสำดวกให้กับคนที่เป็นซัพพลายเออร์ด้วย และหวังว่า จะมีคนคิดแบบนี้เยอะขึ้น